Ошибки в ведении приказов по личному составу

          Проверено и актуально на 30.08.2023.   

   Рассмотрю ошибки в ведении приказов по личному составу и варианты их устранения (недопущения):

• отсутствие разграничения по срокам хранения и видам (все приказы регистрируются в одной форме, нет литерных обозначений к номерам приказов);
• ошибки в оформлении обязательных реквизитов приказов – тех, которые придают юридическую силу документу (например, неверное оформление  регистрационного индекса (порядкового номера) приказа, подписей и т.д.). 

   Для разбора буду использовать Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4). Действие Инструкции распространяется на все организации независимо от формы собственности.      

   По Инструкции № 4 приказы по личному составу бывают 2 видов: 

• со сроком хранения 55 лет – у таких приказов порядковый регистрационный номер дополнен литерой «к»; 
• со сроком хранения 3 года – у таких приказов порядковый регистрационный номер дополнен литерой «л».    

   Итог: у вас должно быть 2 дела с приказами по личному составу – одна для приказов «к», другая – для приказов «л». И 2 регистрационные формы: по каждому виду приказа – отдельная.  
   Дел с приказами может быть и не 2, а больше - Инструкция № 4 допускает отдельную регистрацию приказов определённой тематики (ч.4 пп.142.3 Инструкции № 4). Например, в организации большой объём приказов о командировании, или принято решение отдельно регистрировать приказы о предоставлении трудовых отпусков. В этом случае заводим отдельное дело на каждый вид приказов, соответственно, регистрируем их также отдельно. Литеры к регистрационным номерам таких приказов уже можем добавлять свои, например, командировки - "км", трудовые отпуска - "о". При этом я рекомендую фиксировать такой порядок ведения и регистрации приказов в ЛПА.

    Регистрационные индексы приказов выглядят так - № 148к (№148-к), № 148л (№148-л). Не следует проставлять здесь буквенных обозначений, не предусмотренных Инструкцией № 4, если эти литеры не утверждены в организации (в локальном правовом акте) - Инструкция № 4 предусматривает только литеры «к» и «л»). Регистрационный индекс допускается дополнить индексом по номенклатуре дел и другими условными обозначениями, принятыми к использованию в организации. С индексом по номенклатуре регистрационный индекс приказа будет выглядеть так: "03-03/148к".

   Реквизит «Подпись»  состоит из наименования фактической должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

    Пример. На период трудового отпуска директора его обязанности исполняет главный инженер. В приказах по личному составу в реквизите «Подпись» указываем - «Главный инженер подпись   А.В.Петров» 

      Если обнаружили рассмотренные выше ошибки:

• на основании Инструкции № 4 утвердите в организации порядок ведения делопроизводства в конкретно вашей организации (уточните свои литерные обозначения, ответственных за визирование различных видов приказов и т.п.) - это будет ваша локальная Инструкция по делопроизвоству;
• с нового делопроизводственного года все приказы, которые у вас есть (за текущий и за предыдущие годы), сгруппируйте в отдельные дела согласно их срокам хранения (для идентификации срока хранения приказа в зависимости от его темы используйте постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140);
• не забывайте вести журналы (регистрационно-контрольные формы) регистрации приказов (либо в бумажном, либо в электронном виде). 

  Далее на скриншотах я покажу, как программа 1С «ИС:Кадры 8» поможет вести раздельный учёт и регистрацию приказов по личному составу. Это можно сделать программным документом «Приказ по организации», с помощью которого регистрируются, описываются, группируются и используются в других программных документах все издаваемые в компании приказы по личному составу. 

   Документ «Приказ по организации» может заменить вам регистрационно-контрольные формы регистрации приказов по личному составу (Инструкция № 4 позволяет вести такую регистрацию в электронном виде). 

  На скриншоте ниже документ «Приказ по организации» уже заполнен. Поле «Состояние документа» (выделено розовым) позволяет присваивать приказам статусы, по которым можно определить, какие из них ещё находятся в работе (будут оформлены позже).

   

   Список приказов можно распечатать из программы или сохранить. Для этого выбираем «Все действия» - «Вывести список». 

   

   Получаем вот такую форму и сохраняем её (либо распечатываем). 

   

   При сохранении укажите, в какую папку сохранять, и выберите необходимый тип файла.

 

     Ася Анисимова, эксперт по кадрам.
     Специально для ЗАО «Интеллектуальные системы».