Кадровики, приветствую! 

   Как избежать ошибок в кадровом учёте? – Постоянно проверять себя, внимательно читать нормативные правовые акты и аналитику законодательства. А ещё – научиться ошибки исправлять, ведь ошибается каждый, а умение своевременно обнаружить и качественно исправить – всегда плюс к профессионализму.  
    В этой статье я рассмотрю некоторые ошибки в ведении приказов по личному составу и варианты их устранения (недопущения). Итак, рассмотрим: 

  • отсутствие разграничения по срокам хранения и видам (все приказы регистрируются в одной форме, нет литерных обозначений к номерам приказов);
  • ошибки в оформлении обязательных реквизитов приказов – тех, которые придают юридическую силу документу (например, неверное оформление регистрационного индекса (порядкового номера) приказа). 

  Чтобы разобраться подробнее, воспользуемся нормами Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4). Действие Инструкции распространяется на все организации независимо от формы собственности.      

   Согласно Инструкции № 4 приказы по личному составу бывают 2 видов: 

  • со сроком хранения 75 лет – у таких приказов порядковый регистрационный номер дополнен литерой «к»; 
  • со сроком хранения 3 года – у таких приказов порядковый регистрационный номер дополнен литерой «л».    

   Итог: у вас должно быть 2 папки с приказами по личному составу – одна для приказов «к», другая – для приказов «л». И 2 регистрационные формы: по каждому виду приказа – отдельная. В случае, если объём приказов по одной из тематик достаточно большой, то допускается выделить их в отдельное дело и, соответственно, регистрировать также отдельно (к примеру, отделить от всех приказов только приказы по личному составу о направлении в командировку).    

   Регистрационные индексы приказов выглядят так - № 148к (№148-к), № 148л (№ 148-л). Не следует проставлять здесь буквенных обозначений, не предусмотренных Инструкцией № 4 (литеры «о», «лс», и т.п.). А использование в регистрационном индексе приказа по личному составу косой черты – привет из прошлого столетия ;))). Когда-то давно среди кадровиков ходила легенда о том, что в день можно издавать только один приказ по кадрам. И если вдруг нужно было издать несколько, то это делали под одним и тем же номером, дополняя косой чертой с указанием количества произведённых в этот день приказов. Выглядело это вот так – № 148/1-к, № 148/2-к. Полагаю, приём «косой черты» также помогал издавать приказы «задним числом». И ведь до сих пор у некоторых кадровиков косая черта идёт в ход, когда нужно куда-нибудь «вставить приказ», верно?
   На сегодняшний день (с 2009 года так точно) использование косой черты в регистрационном индексе документа строго регламентировано Инструкцией № 4, а потому её наличие в номерах приказов по личному составу будет неверным толкованием вышеназванной Инструкции.   

   Если же вы вдруг обнаружили рассмотренные выше ошибки в ведении ваших приказов по личному составу, то:

  • не стоит переживать;
  • все приказы, которые у вас есть (за текущий и за предыдущие годы), сгруппировать в отдельные дела согласно их срокам хранения (для идентификации срока хранения приказа в зависимости от его темы используйте постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140);
  • с этого момента группируйте приказы по срокам хранения, верно проставляйте литерные обозначения и не забывайте вести журналы (регистрационно-контрольные формы) регистрации приказов (либо в бумажном, либо в электронном виде).
    Далее на скриншотах я покажу, как программа 1С «ИС:Кадры 8» поможет вести раздельный учёт и регистрацию приказов по личному составу. Это можно сделать программным документом «Приказ по организации», с помощью которого регистрируются, описываются, группируются и используются в других программных документах все издаваемые в компании приказы по личному составу. Таким образом, документ «Приказ по организации» может заменить вам журналы регистрации приказов по личному составу (Инструкция № 4 позволяет вести такую регистрацию в электронном виде). 

  На скриншоте ниже документ «Приказ по организации» уже заполнен. Поле «Состояние документа» (выделено розовым) позволяет присваивать приказам статусы, по которым можно определить, какие из них ещё находятся в работе (будут оформлены позже).


1.jpg

   

   Список приказов можно распечатать из программы или сохранить. Для этого, находясь в документе «Приказ по организации», примените команду Ctrl+A на клавиатуре (выделить всё), а затем, нажав «Все действия», выберите «Вывести список». 


2.jpg

   

   Получаем вот такую форму и сохраняем её (либо распечатываем). 


3.jpg

   

   При сохранении укажите, в какую папку сохранять, и выберите необходимый тип файла.


4.jpg


  Более подробно о том, зачем кадровику автоматизировать учёт, я написала здесь. На тему ошибок в кадровом учёте готовлю для вас ещё несколько интересных публикаций. 

   Следите за нашим блогом.

   Эксперт по кадрам, Ася Анисимова.