График отпусков. То, о чём не все знают

Ася Анисимова
03.12.2023
6172

Ежегодное составление графика трудовых отпусков является обязательным для всех организаций независимо от формы собственности и численности работников (ст. 168 ТК). Даже если в организации работает 5 человек – планировать отпуск необходимо.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января. Иной срок составления графика может быть установлен только коллективным договором (либо по согласованию с профсоюзом). Наниматель единолично не вправе принять решение об ином сроке для утверждения графика трудовых отпусков.

В этой публикации делюсь главными правилами по составлению графика отпусков. Но сначала покажу, как быстро составить такой график без ошибок с помощью программы ИС Кадры 8.

Как программа ИС КАДРЫ 8 помогает составить график трудовых отпусков

БЫСТРО И БЕЗ ОШИБОК

3 ВАЖНЫХ ПРАВИЛА
при составлении графика отпусков

ПРАВИЛО 1

В случае несоблюдения требований законодательства по планированию отпуска нанимателя ждет печаль:
- административная ответственность - п. 6 ст. 10.12 КоАП (штраф от двух до двадцати базовых величин)
- потери типа трудозатрат на трудовые споры с работниками, ухудшения репутации компании, в связи с чем сложности с подбором персонала и т.п.

ПРАВИЛО 2

При составлении графика отпусков наниматель учитывает мнение всех работников по времени ухода их в отпуск (ч.1 ст. 168 ТК). Это означает, что при составлении графика отпусков следует собрать информацию со всех работников по их пожеланиям. Планировать отпуск, как хотят все работники, у нанимателя нет обязанности – обязательно учитываются только пожелания так называемой «льготной категории» из ч.4 ст. 168 ТК. Но собрать мнения следует.

Например, если работнику каждый год «ставят» отпуск на ноябрь, потому что рабочий год у него заканчивается 30 ноября, у работника может возникнуть вопрос, а почему так каждый год, и что за такая производственная необходимость не предоставить ему хотя бы в какой-то из годов отпуск летом? В случае возникновения спора у нанимателя затребуют информацию о том, каким образом он учитывает мнения работников согласно ч.1 ст. 168 ТК.

ПРАВИЛО 3

В графике планируем все отпуска, на которые работник имеет право работник (которые работнику будете предоставлять) в том календарном году, на который составляете график.
Планировать отпуск право работника и обязанность нанимателя.

Цели планирования отпуска – соблюдать право работника на трудовой отпуск в течение его рабочего года и планировать работу в организации - чтобы не возникла ситуация, что работать некому, потому что в отпусках.
В статье 168 ТК нет указаний на то, какой именно отпуск и за какой рабочий год планировать в график, поэтому в график следует запланировать все отпуска, которые вы будете предоставлять работнику в том календарном году, на который утверждаете график.

Пример. Рабочий год у работника с 01.06.2023 по 31.05.2024. Часть отпуска он использовал в 2023 году. Остаток отпуска 10 дней хочет взять в феврале 2024 года. Планируем этот отпуск в графике отпусков на 2024 год. С 01.06.2024 у такого работника начнется новый рабочий год, и он имеет право взять новый трудовой отпуск, например, в августе или сентябре 2024 года. Наниматель обязан запланировать также и этот трудовой отпуск, особенно если работник выразил мнение (пожелание) запланировать свой отпуск в график.

Чек-лист по составлению графика отпусков в этой статье.

Ася Анисимова, эксперт по кадрам