Автоматическая загрузка данных по абитуриентам ГрГМУ

УО "Гродненский государственный медицинский университет" (ГрГМУ) - высшее учебное заведение Республики Беларусь. Университет является членом Ассоциации Медицинского образования в Европе (AMEE), постоянным членом Еврорегионального Медицинского Центра Исследований и Образования ”Еврорегион Неман“, имеет статус эксперта в области образования и науки, является аккредитованным членом международной программы ”Global World Communicator (GWC). Education and Science“.

ГрГМУ насчитывает 6 факультетов, 45 кафедр, 21 отдел, более 1100 сотрудников, 18 специальностей магистратуры, 32 специальности аспирантуры, 10 специальностей докторантуры, 38 специальностей клинической ординатуры. В университете работают на постоянной основе 500 человек профессорско-преподавательского состава, из них 42 профессора и 152 доцента, 45 докторов наук и 222 кандидата наук.

Как мы пришли к автоматизации:

Информация по абитуриентам во время приемной кампании вводится в программное обеспечение собственной разработки, далее информация о зачисленных студентах передается в бухгалтерию. На ввод студентов 1 курса в общей сложности уходило больше 4 рабочих дней, около 700 записей в документе по вводу студентов.  В зависимости от получения образования за счет средств республиканского бюджета или на договорных условиях,  каждому студенту необходимо присвоить как минимум 10 основных реквизитов: паспортные данные, пол, дата рождения, гражданство, контактные данные и др. и 8 дополнительных реквизитов:  % пени, уникальный номер ЕРИП, периоды и сроки оплаты, плательщик и т.д.

Перед нами встал вопрос об исключении дублирования информации и сокращении времени на ввод данных. За помощью мы обратились к разработчикам 1С.

Как все происходило:

Мы согласовали формат файла выгрузки из нашего программного обеспечения по приемной кампании с разработчиком 1С. Разработчики сделали для нас обработку с понятным интерфейсом, в которой имеется возможность указывать факультет, специальность,  группу для автоматического заполнения данного отбора в карточках студентов первокурсников. Присваивается уникальный номер ЕРИП и переносится вся первичная информация по студентам.

Результат:

В 1С отражается актуальная информация, исключено дублирование информации. Ввод данных с 4 рабочих дней сократился до 3 часов работы. Все начисленные суммы своевременно выгружаются в ЕРИП, в считанные минуты можно предоставить информацию по студентам в соответствующие отделы.