Автоматизация системы электронного документооборота в Городском центре олимпийского резерва по теннису

Учреждение «Городской центр олимпийского резерва по теннису» — это важный объект спортивной инфраструктуры Республики Беларусь, который осуществляет подготовку спортсменов и проведение спортивных мероприятий по теннису.

Основные задачи Городского центра олимпийского резерва по теннису:
● подготовка спортсменов высокого класса;
● совершенствование спортивного мастерства учащихся–спортсменов, подготовка и успешное выступление на соревнованиях;
● выявление молодых перспективных спортсменов;
● организация и проведение на базе Центра международных и республиканских соревнований на высоком организационном уровне;
● организационно-методическое обеспечение подготовки спортивного резерва, популяризация и развитие тенниса в Республике Беларусь.

В настоящее время в учреждении «Городской центр олимпийского резерва по теннису» открытые и закрытые корты с двумя покрытиями, мини-футбольное поле, тренажерный городок, универсальная спортивная площадка, административные и другие помещения позволяющие заниматься спортом или наблюдать за спортивными соревнованиями.

В учреждении работают опытные педагоги, инструктора и тренеры, высококвалифицированные медицинские работники и массажисты. Спортивные объекты учреждения оснащены новейшим оборудованием и спортинвентарем.

Как мы пришли к автоматизации:

Встал вопрос о необходимости приобретения современной программы для автоматизации работы с электронными накладными. У организации заключен договор с аттестованным EDI-провайдером «Юрспектр». За помощью мы обратились к разработчику 1С.

Как все происходило:

Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания на проектирование системы, разработка модуля «Электронный обмен документами» на базе платформы 1С, настройка программного обеспечения, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.

Интерфейс для работы с электронными накладными простой и понятный, объекты разбиты на группы, что позволяет работать быстро и комфортно:



Настройки обработки «ilex.Накладные» позволяют учесть все особенности учёта каждой организации. Например, можно указать количество подписантов накладной; установить запрет редактирования расходных накладных, после выставления на их основании электронных; решить, проводить ли приходные накладные при создании; нужно ли помечать на удаление приходную накладную при отмене соответствующей электронной накладной; использовать ли GLN контрагента в качестве GLN пункта разгрузки; ведется ли учет остатков кодов маркировки и другие.

Получение электронных накладных осуществляется на вкладке «Входящие» обработки «ilex.Накладные» по кнопке «Получить накладные». Можно выбрать период или сделать отбор по отправителю по его УПН, после нажать кнопку «Получить документы»:



На вкладке «Входящие» появятся полученные ЭТТН/ЭТН со статусом документа «Накладная передана грузополучателю»:




Далее пользователь с помощью одноименных кнопок управляет статусом накладной: подтверждает получение накладной, подписывает и отправляет ответ на накладную или отправляет уведомление об отмене. Таким образом исключается случайная смена статуса накладной, все действия контролируются пользователем.



Так выглядит правильно отработанный сценарий по получению накладной в журнале электронных сообщений:




продолжение таблицы:



Отправка электронных накладных

Исходящая электронная накладная создается на основании документа «ТТН/Авизо». Обязательно должны быть заполнены GLN номера организации, контрагентов, пунктов погрузки и разгрузки. Если какое-то обязательное поле не заполнено, то при отправке накладной программа выдаст служебное сообщение, что их необходимо заполнить.

После создания документа ТТН/Авизо переходим в обработку «ilex.Накладные», на вкладку «Исходящие» — данный документ автоматически отобразится в статусе «Накладная не сформирована», нажимают «Сформировать электронную накладную»:



Статус накладной изменится на «Сформирована», ей присваивается уникальный номер. После этого необходимо нажать кнопку «Отправить накладную»:



Далее, как и с входящей накладной, пользователь управляет ее статусом, подписывает или отклоняет накладную. Один из конечных статусов «Подписание накладной завершено», что будет говорить об успешно произведенном обмене с контрагентом электронным документом. В списке можно настроить условное форматирование и раскрасить строки в зависимости от статуса для визуализации, что упростит работу пользователя:



Если необходимы подтверждающие документы для сопровождения груза, в программе предусмотрена возможность формирования печатной формы реестра электронных накладных. Для этого в обработке во вкладке «Исходящие» необходимо нажать кнопку «Реестр ЭТТН». Система формирует реестры по ЭТТН, находящихся в статусе «Накладная передана грузополучателю» или «Грузополучатель подтвердил получение накладной»:



При формировании печатной формы реестра имеется возможность изменения параметров. Для этого можно изменить настройки в шапке реестра: указать или грузоотправителя, грузополучателя, поменять ориентацию на альбомную.



При работе с контрагентами, у которых другой провайдер, необходимо настроить роуминг. Запрос на роуминг можно сформировать в программе, не обращаясь к порталу, для этого существует документ «Запрос на роуминг» на панели функций вкладки ЭОД ilex:



В результате будет открыт журнал с входящими и исходящими запросами на роуминг:



Для получения входящего запроса требуется нажать на кнопку «Получить входящие»:



В результате будут загружена входящие запросы на автороуминг при их наличии.

Результат:

В результате реализации проекта автоматизации работы с электронными накладными, мы получили удобный и надёжный инструмент. Квалификация сотрудников учреждения «Городской центр олимпийского резерва по теннису» позволила провести с помощью нового программного продукта все этапы приёма и отправки электронных накладных в режиме полноценного функционирования.

Использование модуля исключило ручной ввод и дополнительную обработку данных - одни из самых утомительных и неэффективных задач в рабочем процессе. Теперь сотрудники не тратят впустую драгоценное время и ресурсы компании. Повысилась производительность и удовлетворенность работой у пользователей.

Благодарим разработчика 1C за отличный продукт!