Автоматизация системы учета продуктов питания в Краснослободской средней школе Солигорского района

В государственном учреждении образования «Краснослободская средняя школа Солигорского района» открыто 22 класса, 7 ГПД, 2 класса интегрированного обучения и воспитания, всего в школе обучается 542 учащихся.

В 2022/2023 учебном году организовано профильное обучение с изучением на повышенном уровне учебных предметов: «Химия», «Биология», «Английский язык», «Русский язык», «Белорусский язык», «Математика», «История Беларуси» на III ступени общего среднего образования.

В новом учебном году реализуется образовательная программа профессиональной подготовки рабочих (служащих) в X и XI классах в рамках учебного предмета «Трудовое обучение» по профессии «Секретарь».

Учащиеся школы принимают активное участие в районных, областных, республиканских и международных олимпиадах и конкурсах.

Здание учреждения введено в эксплуатацию в 1987 году, расположено на земельном участке общей площадью 3,16 га. На общей площади здания 7503 м2 находится 57 кабинетов (из них 23 учебных кабинета и 13 лаборантских), два компьютерных класса, лингафонный кабинет, две учебные мастерские (столярная и слесарная), библиотека, книгохранилище, актовый зал, спортивный зал, тренажерный зал, теннисный зал, тир, 13 помещений для размещения управленческого и преподавательского состава, два кабинета медицинского блока (кабинет амбулаторного приема с процедурно-прививочным блоком, стоматологический кабинет), литературный музей “Пісьменнікі Салігоршчыны” и историко-краеведческий музей «Спадчына».

В школе работают 52 педагога, 1 библиотекарь. Из них высшую квалификационную категорию имеют 13 человек (25%), первую – 31 педагог (60%), вторую – 3 учителя (6%), без категории – 5 педагогов (9%). С высшим образованием – 48 педагогов (93%), средним специальным – 4 (7%). 32 учителя– выпускники школы.

Как мы пришли к автоматизации:
Основная деятельность связана с воспитательными и образовательными работами, но и не маловажно обеспечить питанием учащихся. В школе есть столовая на 160 посадочных мест, пищеблок, буфет, теплица. Возник вопрос об автоматизации учета продуктов питания. За помощью обратились к компании «Интеллектуальные системы».

Как все происходило:
Процесс автоматизации реализован поэтапно:
— изучение бизнес-процессов,
— составление технического задания,
— разработка функционального модуля «Учет продуктов питания» на базе платформы 1С,
— настройка программного обеспечения,
— обучение сотрудников,
— опытная эксплуатация.

Модуль «Учёт продуктов питания» состоит из следующих функциональных блоков: настройка параметров учета, например, в разрезе МОЛ, для учета по партиям или средней цене, в разрезе мест хранения для учета наценок, надбавок, настройка расчета цен и другие значимые настройки. Работа с документами Поступление, Перемещение, Меню-требование, списание продуктов питания. Также можно ввести документы по дооценке продуктов питания, ввод замен продуктов, ввод натуральных норм, ввод рациона питания, ввод плановых норм стоимости дня.

Порядок работы с модулем «Учёт продуктов питания»:

1.       Настройка параметров учёта

В конфигурации реализован учет продуктов питания, тары и других товаров в розничной торговле. Реализован как количественно-суммовой (когда операции по счетам бухгалтерского учета осуществляются в разрезе номенклатуры с указанием количества и суммы), так и суммовой (когда операции по счетам бухгалтерского учета осуществляются без разреза по номенклатуре, без указания количества, только общими суммами) учет. Также возможен вариант, когда на некоторых складах (местах хранения) учет ведется количественно-суммовой, а на некоторых только суммовой.

Общие параметры задаются в «Настройках параметров учета» на вкладке «Питание и торговля». Возможен выбор варианта учета – в разрезе МОЛ или в разрезе мест хранения. Указывается необходимый вариант расчета перерасхода – по каждому документу отдельно или в целом за день по всем документам. Задаются варианты округления цен и надбавок и др. параметры.

2.       Заполнение справочника «Номенклатура»

Рекомендуется заносить продукты в предопределенную группу справочника «Продукты питания». В данной группе можно внести необходимое количество вложенных групп для классификации продуктов по типу, виду и т.п.

Для продуктов, входящих в состав блюд, дополнительно заполняется информация на вкладке «Продукт» — вносятся необходимые характеристики продукта. В дальнейшем эти характеристики используются при формировании отчетов («Технологическая карта блюда», «Калькуляционная карта» и т.п.) и при списании продуктов документом «Меню-требование».

 3.       Ведение списка блюд 

Блюда вносятся в справочник «Номенклатура». По блюдам осуществляется только расход, но при этом списываются продукты, входящие в состав блюда. Использование блюд необходимо для получения калькуляционной карты, технологической карты, списания продукта по блюдам. Обязательна для заполнения вкладка «Состав блюда», где вносятся продукты и их количество, используемые для приготовления блюда. В состав блюда могут входить не только продукты, но и другие блюда. Если продукт в составе блюда приходуется в одних единицах измерения, а в калькуляционных и технологических картах указан в других – то необходимо задать перевод единиц измерения.

4.       Работа с документами модуля «Учет продуктов питания»:

4.1.  Документ «Поступление продуктов и товаров» предназначен для оформления операций по поступлению продуктов, товаров, тары на склады по различным учетным ценам. Также документ следует оформлять при возврате товара от покупателя. Выбор конкретного режима работы документа определяется выбором операции документа.

4.2.  Документ «Перемещение продуктов и товаров» предназначен для оформления операций по перемещению продуктов, товаров, тары между складами с различными учетными ценами. С помощью документа следует оформлять следующие хозяйственные операции: складское перемещение (перемещение между МОЛами), передача сырья на кухню, передача товаров в розницу, передача продукции из кухни в розницу, возврат товаров из розницы на склад, возврат сырья из кухни на склад и т.п.

4.3.  Документом «Списание продуктов и товаров» оформляются операции по списанию и реализации продуктов, товаров, тары.

4.4.  Документ «Переоценка продуктов и товаров» вводится для оформления операций по переоценке. Документ позволяет переоценить товары путем изменения торговых надбавок, наценок общепита или дооценить до цен последнего поступления.

4.5.  Документ «Расчет реализованных налогов и надбавок» предназначен для оформления расчета реализованных налогов и надбавок. Документ позволяет определить суммы НДС, торговой надбавки, наценки общепита, которые следует учесть по итогам месяца при суммовом учете. Также документ формирует соответствующие проводки по сторнированию сумм наценок и надбавок, а также НДС.

4.6.  Документ «Ввод замен продуктов» используется для указания вариантов замены продуктов при ведении учета по блюдам. В шапке документа указывается блюдо, для которого возможны замены одного продукта другим. В табличной части указываются продукты, входящие в блюдо, и продукты, заменяющие исходные продукты при их недостаче на складе. Также указывается коэффициент пересчета массы исходного продукта в массу продукта-замены. 

4.7.        Документ «Ввод натуральных норм» предназначен для указания натуральных норм потребления групп продуктов в разрезе категорий довольствующихся. В табличной части указываются категории довольствующихся, группы продуктов, единицы измерения продукта, норма потребления.

4.8.        Документ «Ввод норм отходов» используется для указания сезонных или каких-либо других норм отходов продуктов, входящих в блюда. При этом норма действует в определенный период времени – осень, весна и т.п. В разные периоды времени нормы отходов могут меняться или отсутствовать.

4.9.        Документ «Ввод плановых норм стоимости дня» предназначен для установки плановых норм стоимости дня по категориям довольствующихся. Плановая норма задается в рублях и подразумевает под собой сумму продуктов, израсходованных по данной категории за день.

4.10.      Документом «Ввод рациона питания» оформляется рацион питания (состава блюд по приемам пищи) по категориям довольствующихся.

4.11.      Документ «Меню-требование» предназначен для списания продуктов с учетом категорий довольствующихся. Он аналогичен документу «Списание продуктов и товаров», но обладает рядом отличий. 

Меню-требование в режиме «Меню из блюд» производит списание продуктов с учетом: 

• продуктов, входящих в состав блюд, поддерживается возможность вхождения одного блюда в состав другого
• норм отходов продуктов, возникающих при изготовлении блюда
• норм потерь продуктов, возникающих при тепловой обработке при изготовлении блюда
• списания продуктов по упаковкам, когда открытая упаковка не может храниться и должна быть списана сразу
• замен продуктов
• расхода-перерасхода по категориям довольствующихся
• наценок, надбавок розничной торговли и общественного питания, включая учёт по регулируемым ценам.

Печатные формы документа:

4.12.      Документ «План-меню» предназначен для составления предварительного меню по блюдам с фиксацией цен на блюда. На основании  «План-меню» можно создать документ «Меню-требование». В документе «Меню-требование» будут сформированы проводки по цене блюда, соответствующей выбранному виду цены для каждой категории. Реализовано формирование варианта отчета «Меню для продажи» на основании документов «План-Меню».

 5.  Формирование отчетности 

В модуле «Учет продуктов питания» реализовано 24 отчёта:

Результат:   

В результате реализации проекта автоматизации учёта продуктов питания получен не только современный и надежный инструмент, но и многофункциональный механизм, который в разы упрощает работу пользователей. 

Гибкие и практически всевозможные настройки отчётов позволяют за считанные минуты предоставить информацию руководству. И важный момент, что в программе 1С сложно допустить ошибку, в документах реализован дополнительный контроль при вводе данных. 

Автоматически загружается Сборник технологических карт блюд и изделий для питания учащихся учреждений. 

Отдельно можно отметить формирование отчетности, это более 20 реализованных отчетов, например: Ведомость питания по категориям, Ведомости по приходу и расходу продуктов питания, Отчет о средней стоимости питания по категориям, Ведомость движения по поставщикам и др.

Работа в 1С идет слаженно, быстро и легко!