Автоматизация приёмной кампании в Гомельском государственном медицинском университете

Гомельский государственный медицинский университет сегодня – один из лучших медицинских вузов Республики Беларусь, который занимается подготовкой врачебных кадров, проводит научные исследования, оказывает лечебно-консультативную помощь населению.

В университете организован образовательный процесс на 5 факультетах: лечебном; медико-диагностическом; факультете иностранных студентов; довузовской подготовки; повышения квалификации и переподготовки. В университете обучается более 3857 студентов, аспирантов, клинических ординаторов, в том числе 750 иностранных граждан из 29 стран мира получают образование на русском и английском языках.

Обучение в университете носит практико-ориентированный характер и организовано на 38 кафедрах, из которых 22 – клинические, а также в учебном центре практической подготовки и симуляционного обучения, оснащенной современным оборудованием.

В образовательном процессе задействовано 510 высококвалифицированных преподавателей, активно используются современные информационные технологии и элементы дистанционного обучения.



Как мы пришли к автоматизации:
Более 1 000 абитуриентов ежегодно пробуют свои силы в конкурсе, и только половина из них становятся студентами университета.

Приёмная кампания является сложным и ограниченным во времени процессом, в ходе которого обрабатываются большие объемы информации. При поступлении в университет каждый абитуриент должен создать личный кабинет, где следует заполнить все необходимые данные и составить заявление с помощью конструктора. Наличие аккаунта позволяет отслеживать статус документов и обращаться в приёмную комиссию по возникающим вопросам.

На первый план выходит вопрос об автоматизации всех этапов деятельности приёмной комиссии, включая интеграцию данных из личного кабинета в 1С. За помощью мы обратились к разработчику 1С.

Как всё происходило:
Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания, разработка модуля «Приёмная кампания» под требования пользователей, перенос данных, настройка программного обеспечения, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.



Процесс работы в модуле «Приёмная кампания» состоит из 4 этапов:


1. До приёма документов (подготовка):

• создание документа «Приёмная кампания»;


• создание документов «План приёма» для каждой специальности с указанием факультета, специальности, формы обучения, вступительных испытаний и непосредственно количество абитуриентов для зачисления;
• создание документов «Целевой приём» для каждого контрагента, который предоставляет целевые места с указанием специальностей и количества целевых мест.

2. Приём абитуриентов:

• внесение карточек абитуриентов с указанием личных данных, оценок аттестата и ЦТ, выбранных специальностей, льгот, олимпиад и др.;


• вводятся документы «Экзамены» по каждому предмету, задается аудитория, расположение рядов и мест, автоматически присваивается каждому абитуриенту место, задаются параметры экзамена: предмет, специальность, система оценок, дата, формируются списки абитуриентов, вносятся оценки или неявки.

3. Зачисление абитуриентов:

• сервис позволяет автоматически проводить аналитику по абитуриентам в разрезе факультетов/специальностей с указанием общих баллов по испытаниям и зачислять тех, кто прошел по баллам, в зависимости от приоритета указанных при поступлении специальностей.



4. Отчётность.

Реализовано около 15 форм отчетности:
• отчёт «План набора» формирует сведения о количестве мест в плане набора, в разрезе факультетов и специальностей;
• отчёт «Информация о ходе приема документов» предоставляет оперативную информацию за выбранный период по специальностям, плану приема, основаниям приема (льготы), градацией по баллам;
• отчёт «Сведения о контингенте» выдает информацию в разрезе факультетов/специальностей и форм обучения по плану приема, количеству поданных заявлений, количеству сдающих внутренние экзамены;
• отчёт «Целевой приём» выдает информацию о целевых местах в разрезе специальностей/форм обучения и областей РБ, из которых поступили целевые заявки; и другие отчёты.

Результат:

Результат автоматизации - повышение уровня эффективности работы приёмной комиссии и улучшения процесса получения, хранения и обработки данных абитуриентов.


Преимущества данного продукта:
• экономия времени, интеграция данных из личного кабинета в 1С позволяет исключить повторный ввод данных об абитуриентах;
• структурирование и систематизация данных;
• контроль целевого набора абитуриентов, контроль принятых документов от абитуриента;
• автоматизация рутинных задач, например, расчёт среднего балла документа об образовании абитуриента, перевод оценок в 100-бальную систему, организация рассадки в аудитории во время экзамена.

В считанные минуты можно получить достоверную информацию о ходе приёма документов и статусе абитуриента. Риск возникновения ошибок при зачислении абитуриентов равен нулю, так как реализована многофакторная система ранжирования абитуриентов, в которой учитываются не только баллы за ЦТ и аттестат, но и в спорных случаях - участие в олимпиадах, конкурсах, волонтерских движениях, наличие инвалидности и льготного социального статуса.

Работа в 1С ведётся быстро, чётко и результативно!