Автоматизация системы бухгалтерского и оперативного учетов в НЦПИ

«Национальный центр правовой информации Республики Беларусь» (далее - НЦПИ) является центральным государственным научно-практическим учреждением, осуществляющим сбор, учет, обработку, хранение, систематизацию и актуализацию эталонной правовой информации, ее распространение, экспертно-аналитическую деятельность в указанных сферах, а также официальное опубликование правовых актов. НЦПИ имеет свои филиалы во всех областных центрах страны и г.Минске. Правовой информацией, подготовленной центром, пользуются миллионы людей.

Важнейшей заслугой деятельности НЦПИ в Республике Беларусь  является создание в короткие сроки  эффективной государственной системы правовой информации, основанной на использовании передовых информационно-коммуникационных технологий. Эта система представляет собой целостный многокомпонентный механизм, позволяющий аккумулировать правовые акты, принимаемые в стране, поддерживать их в контрольном состоянии и обеспечивать эталонной правовой информацией каждого, у кого возникнет потребность в ней. Разработан и действует порядок обязательного и своевременного представления в НЦПИ правовых актов независимо от уровня принимающего их органа.

Как мы пришли к автоматизации:

Если в цифрах о масштабах деятельности нашего учреждения - это более 49 проектов законов на портале, более 50 научно-исследовательских работ в области правовой информации, ежегодно регистрируется до 11 000 нормативных правовых актов, более 400 научных публикаций и монографий, более 270 000 документов в информационно-поисковой системе "Эталон", ежегодно более 20 000 000 просмотров страниц портала, 3 000 000 пользователей.

Поэтому мы и пришли к решению автоматизировать и централизовать бухгалтерский и оперативный учет всех филиалов с помощью современного программного обеспечения. Ранее в НЦПИ и филиалах велся бухгалтерский учет с использованием программного обеспечения на платформе 1С:Предприятие 7.7. в отдельных информационных системах, что вызывало некоторую сложность при составлении сводной отчетности  и получении актуальной информации для принятия управленческих решений. В качестве партнера по автоматизации была выбрана компания "Интеллектуальные системы" и ее программное обеспечение "ИС: Управление бюджетным учреждением 8", разработанное на базе платформы "1С:Предприятие 8".

Как все происходило:

Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания на проектирование системы,  разработка функционального модуля "НЦПИ" в 1С, настройка программного обеспечения, перенос данных,  обучение сотрудников и опытная эксплуатация.

Программное обеспечение состоит из 4 основных функциональных блоков:

1. Заполнение условий и данных в документах "Карточки договоров", "Установка цен номенклатуры (услуг)", "Ввод шкалы цен для прейскуранта". 

В документ "Карточки договоров"  вводится вся информация по предоставляемой услуге контрагенту, количеству мест на обслуживании, вид тарифа, скидка и др. значимые реквизиты. В документе предусмотрено 3 основных шаблона договоров, в зависимости от выбранного тарифного плана контрагента.

В документ "Ввод шкалы цен для прейскуранта" вводится информация диапазона цен, в зависимости от количества мест на обслуживании у контрагента.

Устанавливаются цены на услуги в документе "Установка цен номенклатуры (услуг)". В печатной форме имеется возможность вывести прейскурант со стоимостью материалов.

2. Автоматическое формирование документов оказания услуг, счетов-фактур, актов и товарных накладных, с помощью обработки "Формирование документов".

Автоматически заполняются данные по действующим карточкам договоров НЦПИ, с учетом данных для отбора.

Если в документе "Карточка договора" установлен признак:  печати счета-фактуры, то на вкладке "Счета" обработки "Формирование документов" автоматически формируется документ "Счет-фактура" по данному договору. Имеется возможность вывести потоковую печать счетов-фактур и печать конвертов.

Вкладка "Акты ("Оказания услуг"). Автоматически формируются документы "Оказание услуг" и соответственно выводится потоковая печать актов и конвертов.

Вкладка ТТН/Авизо. Автоматически формируются документы  "Отгрузка товаров, продукции", "ТТН/Авизо". Реализована потоковая печать товарных накладных и печать конвертов. Если установить признак на форме обработки:

, то автоматически создаются документы списания материалов.

3. Резервирование и автоматическое списание бланков строгой отчетности. Реализована возможность резервирования БСО в первичных документах учета, таких как "Оказание услуг", "ТТН/Авизо", "Отгрузка", "Универсальное списание".

В справочнике "Денежные документы и бланки строгой отчетности" необходимо установить признак: . При создании документа и выборе значения в поле "Документ (бланк)", происходит открытии подбора бланков строгой отчетности, для выбора свободного номера бланка. Также в обработке отображается список зарезервированных (выбранных) БСО, в других документах. После выбора значения номера бланка БСО, оно переноситься в поле «Номер первичного документа» в шапке  документа.

При создании документа «Списание БСО» реализована возможность заполнения документа по ранее зарезервированным номерам бланков.

4. Отчеты НЦПИ. В модуле реализовано 9 отчетов: "Оборотная ведомость движения печатных изданий", "Отчет о количестве комплектов ЭБДПИ (с разбиением по видам обновлений)", "Отчет о предоставлении доступа к ИПС "ЭТАЛОН-ONLINE", "Отчет о первичных и дополнительных поставках (о выручке за первичные и дополнительные поставки, с  указанием вида версии предоставления услуги и количеством клиентских мест)", "Отчет о количестве банков данных, обслуживание по которым прекращено", "Отчет об обслуживаемых банках данных", "Отчет о дебиторской задолженности (в разрезе периодов образования задолженностей, вида продукции и подразделений)" и др. отчеты. В быстрых настройках отбора отчетов пользователь может установить отбор, например, по категории контрагентов, виду тарифа, номенклатуре, контрагенту, договору, подразделению и другим значимым реквизитам.

Результат:            

В результате создана единая информационная система, в которой автоматизирован бухгалтерский учет по 8 организациям, 44 рабочих мест. Получены удобные и логичные инструменты для анализа, управленческого учета и формирования отчетности. Радует возможность настройки программы 1С под наши бизнес-процессы. Ежемесячно автоматически генерируется 8 000 актов, обрабатывается около 15 000 карточек договоров, 9 000 электронных счетов-фактур, 600 товарных накладных, автоматически печатается около 10 000 конвертов для отправки по почте актов выполненных и товарных накладных контрагентам. 

Специалисты компании Интеллектуальные системы постоянно демонстрируют свой профессионализм, а также отзывчивость и индивидуальный подход к нашим запросам и специфики деятельности нашей организации.