Ведение кадрового учёта требует не только специальных знаний, хорошей концентрации на деталях, но и развитого чувства ответственности, ведь работа специалиста по кадрам является связующим звеном между работником и бухгалтером – многие кадровые действия влекут за собой начисления и выплаты. И это не говоря о том, что у кадровика обязательно есть в работе раздел отчётности, со своими подсчётами-расчётами (среднесписочной численности, к примеру) и чёткими сроками предоставления. 
    Не секрет также и то, что при ведении кадрового учёта выполнение однообразных действий неизбежно: приём, перевод, увольнение, предоставление трудовых и социальных отпусков работникам чаще всего носит однотипный характер, и для специалиста, хорошо знающего цикл кадрового делопроизводства, отлично разбирающегося в законодательстве и стремящегося к профессиональному развитию, половину рабочего времени тратить на копирование приказов – просто трагедия.




IMG_20201002_114223.jpg

 

    И вот тут уже стоит задуматься об автоматизации. Что это такое? Если кратко, то автоматизация – это когда кадровый учёт ведется в специальной программе, где накапливается вся информация по сотрудникам, в связи с чем есть возможность быстро формировать распорядительные документы и отчётность по кадрам.
    Я выделила основные преимущества автоматизации, которые помогут определиться, а не пора ли вам взять на вооружение современные способы ведения кадрового учёта?  




IMG_20201002_114058.jpg

   

 1. Автоматизация кадрового учёта решает проблему дефицита рабочего времени (ускоряет процесс решения однотипных задач).     

    Личный пример. Издание приказа о предоставлении трудового отпуска ранее занимало у меня примерно минут 10: 

  • вписать в приказ актуальную дату и номер, ФИО (это минимум 3 раза – кому предоставляется, чьё заявление и в реквизит «ознакомление»):
  • вписать рабочий год, за который предоставляется отпуск;
  • подсчитать на календаре дату окончания трудового отпуска;
  • внести сведения о предоставленном отпуске в личную карточку (иной файл), чтоб сохранялись;
  • проверить, всё ли верно в приказе.
    И так по каждому сотруднику.  

    На данный момент я веду кадровый учёт в 1С «ИС:Кадры 8» и издание приказа по трудовому отпуску занимает примерно минуты 3:

  • в приказ, созданный в программе, нажатием одной кнопки добавляется работник из справочника – ФИО будет заполнено автоматически везде, где это нужно в приказе;
  • дата окончания трудового отпуска рассчитывается автоматически (с учётом праздничных дней, если они вдруг попадают на отпуск).   

  Текст приказа остаётся просто вывести на печать. Проверять всё равно нужно, но это намного быстрее, чем вписывать в Word, а потом проверять. И (самое главное) – предоставленные работнику дни отпуска автоматически спишутся, а остатки отпуска можно в дальнейшем посмотреть в специальном отчёте. 

  Таким образом, программа помогает не только сделать быстрее, но также накопить важную информацию и пользоваться ей. 



IMG_20201002_135234.jpg

2.  Автоматизация кадрового учёта позволяет накапливать информацию о сотрудниках и выводить эту информацию в отчётах. 

     Так, внося сведения о каждом вашем сотруднике в свою программу только 1 раз при приёме на работу, вы получаете уникальную возможность без проблем выводить всевозможные отчёты (списки) – обо всём, что вы в программу вносили на протяжении работы – о днях рождения, об окончании контрактов, о пройденном сотрудниками обучении, о предоставленных отпусках, об использованных отпусках, паспортные данные, стаж работы в компании, списки только женщин, списки детей и многое другое.
     В общем, это нужно один раз попробовать, чтобы понять, как же раньше было тяжело, особенно когда срочно.  



IMG_20201002_114409.jpg

3. Автоматизация кадрового учета расширит ваш кругозор и знание софта (компьютерных программ). 

    Этот довод звучит не очень убедительно, но давайте посмотрим правде в глаза – специалист по кадрам сегодня – это уже не тётя на проходной, ведущая вручную учёт рабочего времени и которую вы умоляете выдать вам справку о месте работы немного раньше, чем через 10 дней. Хороший специалист по кадрам на сегодняшний день и штатное расписание разработает, и персонал подберёт (и сразу оформит в соответствии с законодательством), и по охране труда для небольшой компании подборку документов состряпает, и корпоратив организует (заодно и оформит всё документально). Да и в вакансиях всё чаще мелькает – «знание и опыт работы в 1С 8», ведь неотъемлемая часть работы с большим объёмом информации – качественно автоматизированный учёт кадров. 


IMG_20201002_114335.jpg