Зачем автоматизировать кадровый учёт

Ася Анисимова
09.11.2023
2263

Современный кадровый учёт - это не только трудовое законодательство, приказы и делопроизводство. Специалист по кадрам в современной компании решает 3 основные задачи:

1) соблюдение трудового законодательства - наличие необходимой по законодательству документации, своевременное оформление такой документации, своевременная подача статистической отчетности

2) Минимизация трудовых споров - разъяснения законодательства нанимателю и работникам, предложение вариантов решения конфликтной ситуации.

3) Решение правовых вопросов, связанных с отбором персонала - проверка документов, разъяснение кандидатам условий оформления, условий труда в организации и т.п.

Кроме этого, от специалиста по кадрам ждут командной работы и ответственности за результат - от того, как оформлена кадровая документация, зависит работа бухгалтера, а начисления и выплаты работникам должны быть своевременными и правильными.

При этом в кадровом учёте большую часть времени занимают однотипные действия: приём, перевод, увольнение, предоставление трудовых и социальных отпусков и т.п. И чем выше квалификация специалиста по кадрам, чем лучше он разбирается в законодательстве, тем более неинтересной ему кажется низкооплачиваемая рутинная работа делопроизводителя - копирование приказов, составление однотипных отчетов, сбор подписей и т.п.

Что такое автоматизация
это когда кадровый учёт ведется в специальной программе, где накапливается вся информация по сотрудникам, в связи с чем есть возможность быстро формировать распорядительные документы и отчётность по кадрам.

Зачем нужна автоматизация специалисту по кадрам
чтобы однотипные задачи по кадрам сделать быстрее, и иметь возможности и время почитать аналитику законодательства, реализоваться как эксперт по кадрам, а не делопроизводитель.

Я выделила основные преимущества автоматизации, которые помогают лично мне реализоваться и работать с чувством собственного достоинства.

1. Автоматизация кадрового учёта решает проблему дефицита рабочего времени (ускоряет процесс решения однотипных задач)

Личный пример. Издание приказа о предоставлении трудового отпуска ранее занимало у меня примерно минут 10:

вписать в приказ актуальную дату и номер, ФИО (это минимум 3 раза – кому предоставляется, чьё заявление и в реквизит «ознакомление»):
вписать рабочий год, за который предоставляется отпуск;
подсчитать на календаре дату окончания трудового отпуска;
внести сведения о предоставленном отпуске в личную карточку (иной файл), чтоб сохранялись;
проверить, всё ли верно в приказе.

И так по каждому сотруднику.
На данный момент я веду кадровый учёт в 1С «ИС:Кадры 8» и издание приказа по трудовому отпуску занимает примерно минуты 3:

в приказ, созданный в программе, нажатием одной кнопки добавляется работник из справочника – ФИО будет заполнено автоматически везде, где это нужно в приказе;
дата окончания трудового отпуска рассчитывается автоматически (с учётом праздничных дней, если они вдруг попадают на отпуск).

Текст приказа остаётся просто вывести на печать. Проверять всё равно нужно, но это намного быстрее, чем вписывать в Word, а потом проверять. И (самое главное) – предоставленные работнику дни отпуска автоматически спишутся, а остатки отпуска можно в дальнейшем посмотреть в специальном отчёте.

2. Автоматизация кадрового учёта позволяет накапливать информацию о сотрудниках и выводить эту информацию в отчётах

Внося сведения о каждом вашем сотруднике в свою программу только 1 раз при приёме на работу, вы получаете возможность выводить всевозможные отчёты (списки) – обо всём, что вы в программу вносили на протяжении работы – о днях рождения, об окончании контрактов, о пройденном сотрудниками обучении, о предоставленных отпусках, об использованных отпусках, паспортные данные, стаж работы в компании, списки только женщин, списки детей и многое другое.

3. Автоматизация кадрового учета расширит ваш кругозор и знание софта (компьютерных программ)

Специалист по кадрам сегодня – это уже не тётя на проходной, ведущая вручную учёт рабочего времени и которую вы умоляете выдать вам справку о месте работы немного раньше, чем через 10 дней. Хороший специалист по кадрам и штатное расписание разработает, и персонал подберёт (и сразу оформит в соответствии с законодательством), и в охране труда ориентируется, и корпоратив организует (заодно и оформит всё документально). Хороший специалист по кадрам выбирает компанию и условия труда, а его работа оплачивается выше среднего по рынку.

А вы что выбираете - работать по старинке,

или расти профессионально (в том числе и в оплате вашего труда)?

Ася Анисимова, эксперт по кадрам