Офис-менеджер: правда и мифы

Офис-менеджер — человек, без которого невозможна работа офиса. В отношении этой профессии немало мифов. Мы захотели их развеять, или подтвердить, а помогла нам Софья Николаевна Новосельская — наш офис-менеджер.

 

Беседовала Оксана Жевнерова – Hr-менеджер компании.

 

Софья, интересно взглянуть на профессию офис-менеджера с позиции самого офис-менеджера.

Сыграем в «правду или миф»?

- Здравствуйте, Оксана! А в чем суть этой игры?

Я буду зачитывать утверждения, а Вы их комментируйте.  

- Давайте попробуем.

Правда или миф 1

Главная задача офис-менеджера – быть украшением офиса, приветливо встречать гостей, всем улыбаться. Остальное не так важно.

- Важно всё. И улыбка, и приветливость, и знания, и умения, и навыки необходимы офис-менеджеру.

Одной улыбкой всю работу не сделаешь.

 

Правда или миф 2

Стать офис-менеджером легко!

- Это тернистый путь. С первого взгляда может показаться, что работа офис-менеджера простая и не требует длительной подготовки, но это далеко не так.

В фильме «Как украсть бриллиант» главная героиня сказала фразу, очень подходящую к описанию работы офис – менеджера: – «Это, как экзамен по вождению: сдаёшь его, и только потом начинаешь учиться водить».

Для работы офис-менеджера даже супер знаний маловато – нужны подходящие личные качества, способности и желание работать.

Правда или миф 3

 Офис-менеджер – это хранитель корпоративных тайн и секретов. Всё замечает и знает про всех сотрудников.

- Хм, провокационная фраза! Всё про всех знать невозможно. Да и не нужно. А секреты и тайны пусть хранят их обладатели, иначе это уже не будет тайной или секретом.

    

Правда или миф 4

Одна из самых многозадачных профессий – профессия офис-менеджер.

- Однозначно – да! Выполнять сразу несколько дел – это просто и сложно одновременно. Главное – помнить, что ты делала, до того, как тебя отвлекли. А ещё - чётко распределить время для важных и срочных дел и уметь тактично сказать «нет», или «я сделаю это, но немного позже». И всегда помнить – что, где, когда нужно сделать или кому-то помочь.

Когда задач очень много, даже записывать приходится. Ведь от меня, во многом, зависит, хорошо будет «функционировать» офис или с «перебоями».

Как Вы справляетесь с ситуациями, которые требуют одновременного решения сразу нескольких задач?

- Бывают ситуации, когда сотрудникам нужно «всё и прямо сейчас». У них я уточняю – как долго вы будете в офисе? – от этого зависит, так ли срочно нужно решить их вопрос или 10-20 минут можно подождать. Был недавно случай, когда одновременно мне нужно было ответить на звонок, отправить факс, разобрать почту и разнести полученные документы по группам, заправить принтер, помочь сотрудникам, которые уже уходили из офиса и им «было нужно всё ещё вчера», встретить курьера.

В итоге, расставив приоритеты, все задачи были выполнены в срок и никто не пострадал.

Правда или миф 5

Офис-менеджер в компании незаменим!

- Конечно! Ведь на чужой кухне очень трудно что-то быстро найти!

У многих сотрудников в офисе начинается паника, когда я планирую идти в отпуск. Но, так как сообщаю я об этом заранее, есть время передать дела коллеге, которая будет «хозяйничать» на моей «кухне» в то время, пока я отдыхаю. Но, если будет нужна помощь, – я всегда на связи.

Правда или миф 6

Ежедневно офис-менеджер сталкивается с рисками в своей работе.

- Правда. «Форс-мажоры», к сожалению, никто не отменял. Офис-менеджер стоит на страже спокойствия офиса и очень часто принимает на себя необходимость решения внезапно возникающих проблем.  Если я не знаю, как решить именно этот вопрос, но я точно знаю, кто сможет помочь. И сотрудник или клиент преспокойненько начинают решать свои вопросы именно с тем человеком, который им действительно поможет.

 

Правда или миф 7

Профессия офис-менеджера требует  больших эмоциональных затрат.

 - Да, это – правда. Состояние «нужна всем и сразу» и моменты затишья, как маятник, - всегда возвращается к точке отсчёта, и к этому нужно быть готовой всегда! Можно только догадываться, какой вопрос будет следующий.

С какими вопросами обычно приходят?

- Например: «Где Сергей Васильевич? Ты видела?», или «Где Павел, знаешь?», или так «А Семён Михайлович пришёл? / когда будет?»

Софья, есть даже такое высказывание,  что офис-менеджер – это Доктор Айболит, который поможет решить любой вопрос. Не знаешь, как поступить? Обратись за помощью к офис-менеджеру!

- Это конечно, не сложные, рутинные вопросы, которые решаются «на раз».

Недавно был случай, когда нашей группе маркетинга понадобился хорошо печатающий цветной принтер. Причём срочно. Вопрос важный и решён был мною в течение 2 часов, так как сторонний специалист, который чинит нам принтеры, был вообще за городом, но ради нашего «форс-мажора» всё бросил и приехал «спасать» наш принтер.

Продолжать можно долго, так как похожих ситуаций много – вагон и маленькая тележка. Или написать статью «Записки офис-менеджера» или «Один день офис-менеджера – уроки выживания». (прим.- смеется)

В результате подобных колебаний маятника происходит большой выброс эмоций и душевных затрат, которые важно вовремя восстановить. Это как песочные часы – песок закончился, их необходимо просто перевернуть и всё отлично. К сожалению, человека так «перевернуть» (буквально) нельзя, но для этого существует много всяких вещей, которые, как песок в часах, добавляют в организм положительные эмоции и душевное равновесие.

Что помогает восстанавливать силы офис-менеджеру?

- Для меня – это семья – обнимешь детей и мужа, погладишь кошку и чувствуешь – прибывают силы. Фильмы – посмотришь хороший, интересный, полезный (и среди «слезливых» сериалов про любовь можно найти что-то интересное и полезное, и потом «примерить» к личной или профессиональной жизни) – и вроде как лучше себя чувствуешь.

  А еще?

- Коллеги по работе – пара ободряющих фраз, улыбок, весёлая история – и грусть уходит. Прочитаешь интересную статью по моей любимой психологии или книгу – и я готова опять «спасать офис» с новыми отличными эмоциями, знаниями, экспериментами. И, конечно, музыка! Она со мной всегда и везде, с самого детства. В музыкальной школе мы слушали, играли и изучали самую разную музыку. И до сих пор для меня песни, минусовки, классика – самый лучший антидепрессант! 

 

К слову о психологии, правда или миф 8

Офис-менеджер, это психолог – знает, как найти подход к любому сотруднику.

- Не только знает, как, но и находит! Для этого нужно просто любить людей, быть с ними искренними и, по возможности, помогать.

 «А поговорить?», - как в старом анекдоте. Работа превращается в рутину, если не говорить «по душам» и, желательно, всегда о чём-нибудь позитивном. Ведь подаренное хорошее настроение, ненавязчивая эмоциональная подзарядка, искренняя психологическая поддержка – залог продуктивной работы.

Правда или миф  9

 Профессия офис-менеджера уникальна – не каждый человек сможет достигать в ней успеха, а только с особенными качествами.

- Спорное высказывание. Так можно сказать о любой работе. Ведь для каждого человека - именно его профессия уникальна.

А, если о качествах, то, для офис-менеджера важна коммуникабельность, искренний интерес к людям и к их сегодняшним проблемам, огромное желание помочь, а также возможность узнать о коллегах что-то новое, открыть их какие-то новые личные или профессиональные качества.

 

Правда или миф 10

Профессия офис-менеджер не для взрослых и зрелых людей. Такая работа больше подходит юным девушкам.

- Возраст здесь точно никакой роли не играет. Важно свою работу делать так, чтобы офис отлажено функционировал, а всем сотрудникам было в нём комфортно.

 

Правда или миф 11

 Офис-менеджер – это душа компании

- Скорее, «настроение» или «позитив» компании, – ведь мой рабочий день начинается с улыбки и слов «Доброе утро!» или «Здравствуйте!». Многим очень важно увидеть меня, услышать приветливое пожелание доброго утра, перекинуться парой-тройкой ободряющих слов -  и, глядишь, совершенно незаметно, заряд позитива на весь день получен.

А ещё я очень люблю праздничную атмосферу и стараюсь её везде воплощать. По возможности, участвую в корпоративных праздниках, подхожу к этому вопросу серьёзно и ответственно, и когда понимаю, что определенно / конкретно мне нравится, «выпускаю в свет» своё участие. Например: поиск или сочинение поздравлений для сотрудников в их дни рождения; фото нашей группы и поздравление на День программиста, поздравление некоторых сотрудников от нашей группы с Днём Рождения; новогоднее украшение офиса; участие группы в записи видеопоздравления с Новым годом (кстати, мы самые первые его записали!)

Поэтому, конечно, можно согласиться с фразой - «Офис-менеджер – это душа компании»!

Софья, спасибо Вам большое за  уют, который Вы создаете для нас. За отличное решение многих задач, связанных с жизнедеятельностью нашего офиса. За ответственное отношение и интерес к своей профессии, которые заслуживают и отдельного внимания и большого уважения. 

 - Спасибо, Оксана!