Переписка с коллегами: правила хорошего тона

"Объективность излагаемых фактов, дизайн письма, двойные послания, смайлики и многое другое", - в интервью с Асей Анисимовой, специалистом по кадрам о деловом этикете в цифровой переписке с коллегами.

Беседовала Оксана Жевнерова, HR компании

Ася, говорят правила этикета деловой переписки придуманы для общения с клиентами и партнерами. При этом этикет деловых писем с коллегами  не особо освещают.  Что думаешь?

- Думаю, что это важный вопрос и считаю, что игнорировать элементарные правила этикета (в переписке в том числе) могут только очень хорошие друзья. Когда вы хорошо друг друга знаете, можно и на сообщение забыть ответить, и не поздороваться второпях, а перейти сразу к делу. Но что касается коллег, особенно когда их очень много, когда не всех и по имени вспомнишь, стоит соблюдать дистанцию, уважать профессию друг друга,  выражаться вежливо и почтительно, чтобы не прослыть человеком невоспитанным, да и не обидеть случайно особо чувствительных.

Сколько времени уходит на деловую переписку с коллегами у тебя?

- В нашей компании переписка занимает больше времени, чем живое общение (мессенджеры, электронная почта, учетная система, где постоянно кто-то что-то пишет), так что иногда бывает сложно быстро всем ответить: приветствие, не подскажете ли, пожалуйста, спасибо, благодарю за внимание и прочие добрые полезные слова. Но правила подсказывают слова эти хотя бы минимально использовать, и я не отступаю от правил независимо от ситуации и отношения к человеку. 

Нарушение этикета  переписки с коллегами может стать проблемой?

- Проблемой может стать, но не вселенского масштаба. Думаю, если коллега не ответил на ваше сообщение, можно ему о себе напомнить. Но если ситуация повторяется снова и снова – что ж, ваш коллега – такой, не ценит ваш труд, ваше время, считает, что его работа важнее вашей. Смиритесь и действуйте через его руководителя.

Таким образом, нарушение делового этикета как проблема будет заключаться скорее не в самом нарушении принятых в компании правил, а в отношении людей между собой. Если человек не считает нужным  использовать  «здравствуйте, спасибо, пожалуйста» - это его проблема , а вот когда он, не ответив вовремя на сообщение, подводит коллегу, вынуждает его тратить дополнительное время на получение ответа, информации и т.п. – это растрачивание трудовых ресурсов впустую и в какой-то степени саботаж. 

Ася, давай разберем 8 правил этикета деловой переписки. Интересно, какие из них актуальны, а какие безнадежно устарели. Что уместно в общении с коллегами, а что нет.

- Давай попробуем, но я не уверена, что являюсь гуру деловой переписки и знаю все актуальные правила.

Правило  1 «Необходимость ответа при получении письма»

- Думаю, актуально. Но только на письма, адресованные лично тебе, либо в которых указано, что они требуют обязательного ответа отправителю. Отвечать на письма, адресованные неопределенному кругу лиц, либо письма информационные (опять же не лично тебе) – идея не очень.

 Правило 2 «Указывать тему письма»

- Предполагаю, что актуально. Моя почтовая программа рекомендует мне написать тему, и подсказывает, что таким образом я продемонстрирую свое уважение к собеседнику и к правилам хорошего тона в интернете. Я верю этой программе и всегда указываю тему.

Дополню, что когда мы пишем названия писем, то экономим время - и наше, и собеседника. Иногда требуется быстро найти важное письмо. Если у него есть название, то поиск занимает 1минуту.

Правило 3 «Использовать нейтральный эмоциональный тон»

- Скорее да, чем нет. Довольно абстрактное выражение этот нейтрально-эмоциональный тон. Мне лично не совсем понятно, что это означает. Может быть не использовать смайлы? – Согласна, с коллегами чаще всего они неуместны. Не использовать не соответствующих теме и ситуации выражений (к примеру, на вопрос «когда будет готов табель?» ответить – «как только, так сразу»)? – Да, не использовать такие приемы - актуально.

 А еще сомнительны манипуляции в деловой переписке – «нравоучения», «нападения», «взывание к стыду и совести», «обесценивания труда и компетенций», «панибратство».  Важно в процессе переписки, в первую очередь, обеспечить объективность излагаемых фактов и  выстроить их в четкой логической последовательности. 

Правило 4 «Смысловая точность изложенной информации»

- Конечно актуально! Но тут уж кто на что учился (прим.-улыбается)

Правило  5 «Оформление, внешний вид, дизайн письма»

- Скорее нет, чем да. И при этом, отправляя письмо, не лишним будет проверить ошибки, длинный текст разделить абзацами, запятых добавить. Ваш адресат в душЕ будет вам благодарен.

Да, Ася.

Правило 6 «Правила обращения к собеседнику по имени, имени-отчеству, приветствие, пожелание хорошего дня, благодарность»

- Актуально. Но в каждой компании могут быть разные стандарты использования набора вежливых слов.

Официальные письма лучше начинать с «Здравствуйте», а не «Привет», или «Доброго времени суток». Обращение к коллегам - в некоторых компаниях используется строго только имя (и вовсе не из-за того, что имя и отчество долго писать).

Правило 7 «  Грамотность изложенной информации – ошибки, знаки препинания»

- Упоминала в комментарии к правилу 5. Ваши старания обязательно оценят, если напишете грамотно.

Правило 8 « Объем изложенной информации»

- Актуально. Изложить суть, используя минимум слов – талант.

 Ася, спасибо, что согласилась обсудить такую интересную и важную тему. 

- Спасибо, Оксана!