Поставщиков и подрядчиков может быть десятки или даже сотни. По каждому нужно понимать, есть ли задолженность, какая сумма числится в учёте и совпадают ли расчёты с данными контрагента. А если обнаруживается расхождение, приходится поднимать документы, проверять оплаты и искать, на каком этапе возникла ошибка.
Особенно много времени эта работа отнимает при подготовке к инвентаризации расчётов. Недостаточно просто посмотреть остатки по счетам — результаты необходимо проверить и оформить документально.
Чтобы не собирать информацию вручную, бухгалтер может использовать в 1С готовые инструменты для проверки и оформления расчётов с контрагентами.
В этой статье разберём как в 1С сформировать Акт сверки взаиморасчётов и Акт инвентаризации расчётов с поставщиками и подрядчиками, какие данные они содержат и в каких ситуациях используется каждый из документов.
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С
Для формирования отчета по расчетам с контрагентами в 1С необходимо сформировать документ Акт сверки взаиморасчетов. Документ собирает необходимые бухгалтеру сведения: данные об оказанных и полученных услугах, основных средствах, товарно-материальных ценностях, отдельных предметах в составе оборотных средств, а также информацию об оплатах. Все данные сводятся в единый табличный документ, который можно распечатать в виде Акта сверки с необходимой степенью детализации.
Чтобы создать Акт сверки в 1С, необходимо перейти во вкладку Расчёты, в списке выбрать Акт сверки взаиморасчетов, а после создать новый документ.
В появившемся окне документа, необходимо указать:
- - дату будущего Акта сверки;
- - выбрать период за который нужно собрать данные;
- - выбрать нужную степень детализации записей;
- - в список контрагентов добавить организацию, с которой хотим свериться;
- - договор, взаиморасчеты по которому нас интересуют.
Можно и не указывать, если нас интересуют все договора с данным контрагентом, либо если договор всего один.
Счета учета расчетов
Далее переходим на вкладку Счета учета расчетов:
- - указываем счет, на котором мы ведем учет взаимоотношений с контрагентом.
Поскольку с одной и той же организацией может вестись учет на нескольких счетах, мы можем перечислить их все, либо отобрать какой-то один.
Важно: если не указать ни один из счетов, 1С не сможет отобрать никаких данных.
Настройки акта сверки
На вкладке Настройки для заполнения мы можем установить отбор данных по:
- - источнику финансирования;
- - экономической классификации расходов (ЭКР);
- - подразделению;
- - виду деятельности;
- - и прочее.
Когда мы установили все необходимые условия, переходим обратно на вкладку Операции по расчетам и нажимаем кнопку Заполнить. 1С собирает требуемые данные в виде таблицы:
Очень удобно: в каждый документ в колонке Документ можно «провалиться», щелкнув по нему дважды и нажав на значок image. Соответственно, сразу можно проверить его содержимое, если документ попадает в список не так, как надо.
Когда мы убедились, что таблица операций заполнена верно, мы можем распечатать Акт сверки.
На вкладке Настройки для печати можно указать дополнительную информацию: реквизиты, а также ФИО и должности лиц, подписывающих акт как с нашей стороны, так и со стороны контрагента.
Можно выбрать вариант печатной формы Акта, наиболее подходящий для нашего случая:
В результате получаем готовый документ Акт сверки, который можно подписывать и отправлять на сверку контрагенту:
Акт сверки взаиморасчётов помогает быстро проверить расчёты с поставщиком и подтвердить, что данные организации совпадают с данными контрагента. Если есть расхождения, по акту можно определить, какие операции требуют дополнительной проверки.
Как проверить задолженность с помощью акта инвентаризации
Для инвентаризации кредиторской и дебиторской задолженности в целом по счетам расчетов, а также для контроля сроков с момента возникновения задолженности может использоваться документ Акт инвентаризации с поставщиками и подрядчиками.
Чтобы создать документ в 1С, необходимо перейти во вкладку Расчёты, в списке выбрать Акт инвентаризации с поставщиками и подрядчиками, а после создать новый документ.
Необходимо установить Отбор: счет расчетов, по которому будем проверять задолженность. Если нужно - отбор по отдельным контрагентам, источникам финансирования и т.д.
А также на вкладке Настройка установить количество месяцев с даты возникновения задолженности, после которой мы будем считать задолженность просроченной и требующей внимания:
Далее на вкладке Основная нажимаем кнопку Заполнить и выбираем нужную детализацию:
Если нам требуется вывести список всех задолженностей по данному счету, количество месяцев задолженности можно оставить «0», и тогда получим перечень всех контрагентов, с которыми у нас есть незакрытая задолженность.
После заполнения табличной части мы можем как распечатать Акт инвентаризации, так и списать безнадежную задолженность и распечатать Акт списания в случае, если будет принято такое решение.
Акт инвентаризации расчётов с поставщиками и подрядчиками помогает оформить результаты проверки задолженности на дату инвентаризации. Бухгалтер получает структурированную информацию о состоянии расчётов и может использовать её для подтверждения достоверности данных учёта и дальнейшей работы с выявленными расхождениями.
Если текущих возможностей 1С недостаточно, специалисты могут проанализировать задачу и предложить настройку или доработку решения под конкретный процесс организации.
Акты сверки и инвентаризации — лишь малая часть возможностей. Эти и десятки других отчётов уже заложены в наши программные продукты на базе 1С, позволяя выгружать любую аналитику и печатные формы в пару кликов.