Автоматизация Учебного Центра ИПКиП «Кадры индустрии»

Государственное учреждение образования «Институт повышения квалификации и переподготовки руководителей и специалистов промышленности «Кадры индустрии» (г. Минск) — ведущая образовательная платформа Республики Беларусь, осуществляющая профессиональное обучение для взрослого контингента.

Институт специализируется на повышении квалификации, переподготовке и обучении руководителей и специалистов предприятий различных отраслей промышленности, а также на разработке и реализации корпоративных программ для госструктур и частного сектора.

Ключевые направления работы учреждения:

• организация и проведение курсов повышения квалификации и переподготовки;

• реализация дистанционного и очного обучения по программам актуального профессионального образования;

• экспертное сопровождение кадровой политики предприятий через обучение;

• сотрудничество с отраслевыми концернами по вопросам кадрового обеспечения.

В год институт обучает несколько тысяч специалистов, активно участвует в модернизации промышленного сектора, является площадкой для отраслевых семинаров, конференций и круглых столов.

Как мы пришли к автоматизации:

К началу проекта в Институте «Кадры индустрии» сформировалась устойчивая потребность в цифровой трансформации управленческих и учебных процессов. В течение нескольких лет:

• Резко возрос объем административной и учебной нагрузки: увеличилось количество программ, слушателей, форматов обучения (очные, заочные, дистанционные), а также число мероприятий и групп.

• Управление происходило с применением нескольких разрозненных программ, что:

  • затрудняло мониторинг процессов;

  • приводило к дублированию данных и лишней нагрузке на сотрудников.

После изучения нескольких решений выбор был сделан в пользу «1С:Управление учебным центром» как платформы с высокой степенью адаптируемости и развитой экосистемой. Для максимального соответствия специфике организации и законодательства Республики Беларусь, было решено внедрять продукт в партнерстве с компанией «Интеллектуальные системы», обладающей опытом доработок под учебные заведения Республики Беларуси.

Как все происходило:

Процесс внедрения системы автоматизации учебного центра был реализован поэтапно. Сначала проведен анализ существующих бизнес-процессов, связанных с организацией учебного процесса, учетом слушателей, расписанием и документооборотом. На основе полученных данных составлено техническое задание, учитывающее все потребности и пожелания пользователей. Затем был доработан соответствующий модуль «ИС: Управление учебным центром 8» под специфические требования пользователей. После этого выполнена настройка системы и интеграция с имеющимися ресурсами. Особое внимание уделялось обучению сотрудников для обеспечения комфортной работы с новым ПО. Завершился процесс опытной эксплуатацией, в ходе которой отрабатывались все ключевые функции и вносились необходимые корректировки.

Доработанный модуль представляет собой глубоко адаптированное и расширенное решение, сохранившее стабильность и структуру типовой конфигурации 1С, но дополненное рядом уникальных функций, направленных на повышение эффективности, соответствие местному законодательству и адаптацию к организационной модели учебных центров в Республике Беларусь.

Уникальные функции модуля «ИС: Управление учебным центром»:

1. Персонализация функциональности через механизм «Ключ организации»

Одной из ключевых архитектурных особенностей является наличие регистра «Ключ организации», который позволяет включать или отключать определенные сценарии работы системы, формы, отчеты и документы в зависимости от настроек конкретной организации. Такой подход обеспечивает:

• изолированную настройку функционала для каждого клиента;

• адаптацию интерфейса и логики обработки данных под специфику учреждения;

• контроль доступа к индивидуальным печатным формам и шаблонам без необходимости постоянной доработки конфигурации.

2. Управление расширениями через регистры платных объектов

Для модульной активации дополнительного функционала реализован набор специальных регистров, обеспечивающих включение:

• новых документов и отчетов (Список платных документов, отчетов, обработок); 
• дополнительных печатных форм (Платные печатные формы);
• настроек (Константы ИС).

Все объекты снабжены системой паролей и статусов подключения, что позволяет безопасно и точно настраивать доступ и лицензионную нагрузку.

3. Полная локализация под Республику Беларусь

В модуле предусмотрена развернутая поддержка локальных стандартов:

• поля и формы на русском и белорусском языках;

• обязательные падежные формы наименований (родительный, предложный), необходимые для приказов, дипломов и договоров;

• автоматическое подставление реквизитов организации в печатные формы приказов и отчетов;

• производственный календарь и расписание формируются с учетом белорусских праздников и стандартов времени.

4. Интеграция с электронными методическими материалами

В карточке организации и в справочниках реализована возможность:

• указывать ссылки на электронные каталоги с учебно-методическими материалами;

• подключать внешние ресурсы, ссылки, файлы;

• централизованно управлять содержанием электронных библиотек и доступом к ним для слушателей и преподавателей.

5. Расширенный отчет «Свод по обученным»

В модуле реализован специализированный отчет с интеллектуальной обработкой и детальной аналитикой:

• распределение по региону, отрасли, категории должности;

• контроль данных о месте работы, отраслевой принадлежности и форме подачи;

• возможность выявления ошибок ввода и неполных данных;

• классификация обученных по типам программ и формам обучения.

Такой отчет позволяет формировать достоверную и классифицированную отчетность для аналитики, внутреннего контроля.

6. Отчетность и аналитика

Модуль «ИС: Управление учебным центром» включает расширенные управленческие и аналитические отчеты, доступ к которым осуществляется через регистр платных объектов. Подключение таких отчетов производится по лицензионному ключу и позволяет заказчику использовать только тот функционал, который действительно необходим.

Данные отчеты охватывают все ключевые аспекты деятельности учебного центра — от календарного планирования до отраслевой статистики.

• Отчет «Календарь пользователя» - отображает индивидуальный график задач, мероприятий и событий конкретного пользователя (например, методиста, преподавателя или администратора) на заданный период.

• Отчет «Календарь пользователя на день» - показывает расписание пользователя в разрезе одного дня с детальным отображением всех активностей.

• Отчет «Список обученных по должностным категориям (ИС)» - формирует свод по слушателям, прошедшим обучение в указанном периоде, группировка производится по видам программ и должностным категориям (руководители, специалисты, рабочие и др.).

• Отчет «О количестве слушателей по предприятиям (ИС)» - отражает численность обученных в разрезе предприятий и областей, позволяет оценить географическое распределение и охват корпоративных клиентов.

• Отчет «План-график» - базовая версия отчета по плану-графику образовательных мероприятий.

• Отчет «План-график (на месяц, на год)» - представляет учебные мероприятия в помесячной и годовой разбивке, с возможностью визуального планирования.

• Отчет «План-график по контрагентам (ИС)» - позволяет отследить запланированные программы в разрезе контрагентов с указанием сроков, численности слушателей, вида и тематики курса.

• Отчет «План-график по месяцам» - месячная детализация графика учебных программ — полезна для оперативного планирования и загрузки преподавателей.

• Отчет «Приглашение на обучение (ИС)» - формирует официальные письма-приглашения организациям с приложением графика заездов, используется при направлении групп на обучение.

• Отчет «Программы обучения со ссылками на сайт» - содержит список образовательных программ с активными гиперссылками на их страницы на официальном сайте учреждения.

• Отчет «Реестр договоров по методистам» - показывает распределение договоров между методистами, позволяет контролировать нагрузку и закрепление ответственных.

• Отчет «Свод по обученным (расширенный)» - универсальный аналитический отчет, включающий распределение слушателей по региону, отрасли, категории должности, способу подачи заявки и видам программ, высокоточный инструмент отчетности.

• Отчет «Темы обучения» - отображает утвержденные темы обучения по программам, дисциплинам и итоговым работам, позволяет следить за содержанием образовательного процесса.

Результаты автоматизации:

Внедрение программного продукта «1С:Управление учебным центром» с доработками в рамках модуля «ИС: Управление учебным центром» позволило Институту «Кадры индустрии» не просто перевести учетные процессы в электронный формат, а глубоко трансформировать модель управления образовательной деятельностью.

Цифровизация затронула все ключевые участки работы учебного центра — от приема заявок и составления расписаний до выпуска документов об обучении и генерации аналитической отчетности.

1. Снижение трудозатрат и упрощение документооборота

До внедрения значительная часть документов оформлялась вручную или с использованием разрозненных таблиц. Теперь формирование приказов, договоров, актов, удостоверений и других документов осуществляется в автоматическом режиме по заданным шаблонам, с учетом реквизитов организации и структуры курсов.

2. Повышение прозрачности и управляемости процессов
Вся информация о слушателях, преподавателях, программах и оплате доступна в единой базе, что позволило руководству получить оперативную аналитику и контроль на всех этапах обучения: от планирования до итоговой отчетности.

3. Оптимизация взаимодействия с юридическими лицами

Для корпоративных клиентов реализованы механизмы массовой загрузки заявок, автоматической подготовки приглашений, договоров и актов, а также интеграция с учетной системой контрагентов. Это упростило сотрудничество с организациями и сократило сроки обработки документов.

4. Сокращение ошибок и контроль качества данных

Автоматизированные отчеты, такие как «Свод по обученным (расширенный)» и «Список по должностным категориям», позволяют выявлять ошибки ввода (незаполненные поля, дубли) и поддерживать высокое качество аналитики.

5. Централизованный доступ и распределение ролей

Реализована ролевая модель с разграничением прав — администраторы, методисты, преподаватели, бухгалтеры работают в системе параллельно, при этом видят только те разделы и данные, которые им разрешены.

  Образование под контролем: 1С — в помощь учебному центру!