20 тысяч контрагентов. Конвертовальная машина. Интеграция с реестром плательщиков в НИИ МЧС

В конце июля 2016 года за помощью в автоматизации бухгалтерского учета к нам обратился клиент со сложным названием - Научно-исследовательский институт пожарной безопасности и проблем чрезвычайных ситуаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь (далее НИИ МЧС). 

Так как автоматизация бюджетных организаций – наш профиль, то, выяснив основные потребности клиента, мы выставили коммерческое предложение на «стандартные», как нам показалось, участки учета – банк, касса, материалы, основные, платные услуги, взаиморасчеты с контрагентами, выход на баланс и т.п.

В процессе внедрения, познакомившись ближе с деятельностью клиента, выяснилось, что это единственное в Республике Беларусь учреждение, занимающееся организацией мероприятий по предупреждению чрезвычайных ситуаций. Основная услуга, из 314 по прейскуранту – это организация круглосуточного контроля за состоянием технических средств противопожарной защиты на базе системы «Молния». По всей стране у НИИ МЧС насчитывается более 20 000 (!) контрагентов, которым ежемесячно необходимо выставлять счета на оказываемые услуги, закрывать акты, следить за дебиторской задолженностью и структурой долга абонентов, оперативно отправлять все документы по почте, а также следить за актуальной информацией о реквизитах плательщиков, их текущим состоянием - действующий, ликвидирован, на стадии ликвидации и т.п.

Основные вопросы в части «запуска» бухгалтерского учета были внедрены в течение 2 месяцев, чему способствовал перенос данных и отлаженная система внедрения типовых участков. На завершающей стадии мы «присмотрелись» к организации учета платных услуг. Оказалось, что всеми вопросами взаиморасчетов со всеми 20 000 (!) контрагентами занимается всего 4 человека. На поиск всей необходимой информации по 3 клиентам у сотрудников уходит от 3 до 5 дней. Из-за огромного количества договоров и многообразия видов услуг, подготовку к выписке актов начинают уже на следующий день после того, как отправили документы за текущий месяц. Условия каждой новой сделки сотрудниками прорабатываются индивидуально, что также отнимает значительное количество рабочего времени.

Задача по оперативной отправке документов была решена приобретением конвертовальной машины. В этом случае акт оказанных услуг должен был являться и конвертом, и самим письмом. Была сделана доработка печатной формы акта, на обратной стороне которого автоматически распечатывались реквизиты контрагента НИИ МЧС.

Для того, чтобы оперативно следить за задолженностью и структурой долга абонентов была доработана возможность градации видов задолженностей и сроков. В итоге сотрудники бухгалтерии получили отчет, который дает объективную причину формирования кратко- и долгосрочной задолженности, выявляет потенциальных неплательщиков.

Заметив проблемную ситуацию по отслеживанию возврата оригиналов документов, клиенту был предложен вариант по распечатыванию документов со штрих-кодом. Теперь в автоматическом режиме можно будет отследить всех контрагентов, которые не вернули документы.

Чтобы сократить время на поиск актуальной информации о реквизитах плательщиков и их текущем состоянии сотрудница по внедрению предложила написать обработку, которая бы делала запрос на сайт налоговой, и выдавала отчет по запрашиваемым юр.лицам из сведений, находящихся в Государственном реестре плательщиков Республики Беларусь. Доработку пообещали сделать за неделю, однако она оказалась несложной, и уже через 2 дня сотрудники могли получить всю актуальную информацию за 1 минуту «по одной кнопке». Счастливый гл.бухгалтер незамедлительно доложил начальству о результатах - сотруднице была объявлена благодарность за внимательное отношение к клиенту и добросовестный, профессиональный подход к делу.

Таким образом, своевременно обратив внимание на рутинные задачи сотрудников, которые отнимали у них много времени, и, предложив решение по реальной автоматизации, мы закрепили за собой репутацию надежного партнера.