Авансовые платежи по данным движения валютного счета в МИД

Министерство иностранных дел Республики Беларусь является республиканским органом государственного управления и обеспечивает выполнение комплекса задач в сфере международной деятельности. Беларусь поддерживает дипломатические отношения со 177 государствами мира и на сегодняшний день представлена загранучреждениями в 59 государствах мира. 

Как мы пришли к автоматизации:

Специфика деятельности наших сотрудников предполагает постоянное нахождение в служебных командировках. Для их удобства в организации ввели корпоративную карточку, по которой сотрудники могут проводить расчеты во время пребывания в загранкомандировках, а сотрудники, отвечающие за своевременное проведение авансовых платежей, иметь оперативный доступ к данным движения по счету. Однако мы столкнулись с проблемой несоответствия дат при проведении одной и той же операции. Например, сотрудник предоставляет чек о совершении безналичной операции датированный 28.05.2017, а по банковской выписке списание по этой же операции прошло только через сутки или двое. Таким образом, сотрудникам приходилось вести отдельный учет соответствия дат суммам операций и предоставлять информацию в бухгалтерию для повторного ввода в 1С.

Данная ситуация усложнялась и возникающими курсовыми разницами в разрезе 26 валют. Одновременно в служебных командировках могло находиться от 150 до 200 человек, и в силу значительного документооборота выявлялись ошибки в валютном учете, на поиск и исправление которых уходило до 4 часов рабочего времени. За помощью по доработке учетной системы мы обратились к разработчику 1С.

Как все происходило:

Ситуация, с которой мы обратились к разработчикам, была уникальной и в типовом программном продукте предусмотрена не была. По нашему требованию был сделан дополнительный подбор документов по списанию с расчетного счета в валюте с автоматическим отбором данных документов по командированному лицу. При этом была предусмотрена возможность заполнения бюджетной аналитики (статья, источник, валюта), что позволило исключить ошибки и в части аналитического учета.

Результат:

Доработав функционал, мы добились желаемого результата от использования корпоративных карт. Теперь при использовании в расчетах корпоративной карточки нет необходимости вести дополнительный контроль дат и сумм. Проведенные в 1С выписки подбираются в документ основание, и на сумму списания с корпоративной карточки автоматически уменьшается сумма к возмещению командировочных расходов. Время на контроль и обработку документов сократилось до 1 часа, т.е. в 4 раза.