Автоматическая загрузка данных по абитуриентам БГАТУ

Учреждение образования «Белорусский государственный аграрный технический университет» (БГАТУ) — ведущий образовательный, научный и инновационный центр Республики Беларусь по подготовке высококвалифицированных кадров для отраслей агропромышленного комплекса. С момента своего основания университет подготовил и выпустил свыше 54 тысяч высококвалифицированных специалистов для Республики Беларусь, свыше 1100 иностранных специалистов.

БГАТУ сегодня – это:

• около 12 тысяч обучающихся;
• 1 академик и член-корреспондент НАН Беларуси, 28 докторов наук, профессоров, 163 кандидата наук;
• 6 факультетов, 12 специальностей на первой ступени высшего образования, 6 – на второй ступени высшего образования (магистратура);
• 14 специальностей по подготовке научных работников высшей квалификации в аспирантуре и 6 – в докторантуре;
• сотрудничество в области науки и образования более чем с 90 ведущими учебными и исследовательскими организациями Европы, Азии и стран СНГ;
• 34 кафедры и 27 их филиалов, созданных на производстве, НИИ, НПЦ НАН РБ;
• библиотека с фондом более 500 тысяч экземпляров.

 

Как мы пришли к автоматизации:

Для получения высшего образования на 1 курс зачисляется свыше 1 700 абитуриентов. Для ввода первичной информации по студентам 2 работниками бухгалтерии затрачивалось более 7 рабочих дней. Например, для абитуриентов, зачисленных на 1 курс на платной основе, в программное обеспечение необходимо внести свыше 15 реквизитов первичной информации: паспортные данные, пол, дата рождения, гражданство, контактные данные, дети, % пени, уникальный номер ЕРИП, периоды и сроки оплаты и т.д. Далее на каждого студента создается договор платного обучения, производится расчет стоимости за платное обучение и проживание в общежитии, подлежащей к оплате. Все начисленные суммы необходимо своевременно выгрузить в ЕРИП и после погашения задолженности передать списки зачисленных студентов в деканаты и общежития.

Встал критический вопрос о сокращении времени на введение первичной информации по абитуриентам. За помощью мы обратились к разработчикам 1С.

Как все происходило:

Вся первичная информация по абитуриенту во время приемной кампании вносилась в программное обеспечение собственной разработки. С разработчиком 1С  мы согласовали формат файла для переноса информации. Разработчики создали для нас индивидуальную обработку с простым интерфейсом и большим функционалом. В обработке имеется возможность указывать факультет, специальность,  группу для автоматического заполнения данного отбора в карточках студентов первокурсников. Автоматически присваивается уникальный номер ЕРИП. От 13 до 20 уникальных реквизитов, в зависимости от исходных данных, заполняются автоматически.

Результат:

Ввод данных с 7 рабочих дней сократился до 5 часов работы. Все начисленные суммы своевременно выгружены в ЕРИП, в считанные минуты можно провести сверку данных по студентам, предоставить информацию для деканатов и общежитий.