Автоматическая загрузка данных по абитуриентам БНТУ

Белорусский национальный технический университет (далее БНТУ) - ведущее высшее инженерно-техническое учебное заведение в национальной системе образования Республики Беларусь. В рамках решения Совета глав правительств Содружества Независимых Государств от 25.11.2005 БНТУ является базовой организацией государств-участников СНГ по высшему техническому образованию.

В вузе занимается более 35 тысяч человек:
• студентов дневной формы обучения – 18833
• студентов заочной формы обучения – 14538
• аспирантов – 267
• докторантов – 6
• магистрантов очной и заочной формы обучения – 503
• лицеистов – 240
• слушателей подготовительного отделения – 112
• курсантов военно-технического факультета – 423

Как мы пришли к автоматизации:

План приема для получения высшего образования на платной основе в вузе более 1500 человек, включая иностранных студентов. Учет абитуриентов ведется в программном обеспечении собственной разработки «Приемная кампания». Далее информация о зачисленных студентах передается в бухгалтерию, в 119 деканатов и в 15 общежитий, где она повторно вводится в учетную систему 1С.
На ввод абитуриентов 1 курса в общей сложности уходило больше 7 дней. Каждому человеку надо присвоить порядка 20 уникальных реквизитов: паспортные данные, пол, дата рождения, гражданство, % пени, уникальный номер ЕРИП, периоды и сроки оплаты, плательщик, т.к. им может быть 3я сторона и прочее.
Далее создавалась карточка договора платного обучения на каждого студента, производился расчет стоимости за платное обучение и проживание в общежитии подлежащей к оплате. Все начисленные суммы надо было своевременно выгрузить в ЕРИП и после погашения задолженности передать списки зачисленных студентов в деканаты и общежития. Где повторно проводилась сверка данных по студентам их допуск к занятиям и к проживанию.

В бухгалтерии за ввод данных по абитуриентам отвечает всего 2 человека. И, конечно же, вся другая работа в этот период останавливалась.

Нам надо было избавиться от дублирования информации и сократить время на ввод данных до минимально возможного времени для того, чтобы больше времени уделить своевременному расчету начислений. За помощью мы обратились к разработчикам 1С.

Как все происходило:

Мы согласовали формат файла нашего программного обеспечения «Приемная кампания», в котором хранится вся информация по абитуриентам. Разработчики сделали для нас индивидуальную обработку с простым интерфейсом, которая в определенное время забирает все данные по указанному пути и автоматически заполняет карточки студентов первокурсников всей необходимой информацией в 1С.

Результат:

Ввод данных с 7 дней сократился до 4 часов. В учетную систему 1С оперативно поступает информация о произошедших изменениях в случае выявленных ошибок в программе «Приемная кампания». И мы избавились от дублирования, добавив всех заинтересованных пользователей из деканатов и общежитий в 1С.
Теперь все работает в одной базе как часы.