Автоматическая загрузка данных по абитуриентам ВГМУ

УО «Витебский государственный ордена Дружбы народов медицинский университет» (ВГМУ) — единственный медицинский вуз Республики Беларусь, имеющий собственную клинику, в которой ведёт работу консультативный центр. За годы работы вуза подготовлено более 14 тысяч врачей и более 6 тысяч провизоров. Воспитанники университета – это великолепные организаторы и руководители практического здравоохранения, заведующие отделениями, главные врачи.

Сегодня в ВГМУ 8 факультетов, на которых проходят обучение около 7000 студентов и слушателей. В университете функционирует 64 кафедры, где работают 56 докторов и 227 кандидатов наук, из них 44 профессоры и 171 доцент. На данный момент в университете обучаются иностранные студенты из 29 стран мира.

Как мы пришли к автоматизации:

Во время приемной компании вся информация об абитуриентах вводится в соответствующее программное обеспечение собственной разработки, далее информация о зачисленных студентах передается в бухгалтерию. В бухгалтерии вручную вводились данные о зачисленных абитуриентах (около 1 000 абитуриентов). На ввод данных уходило около 5 рабочих дней 2 сотрудниками, что останавливало работу по другим важным задачам. Каждому абитуриенту необходимо присвоить как минимум 10 уникальных реквизитов: паспортные данные, пол, дата рождения, гражданство, контактные данные и др. Если абитуриент принят для получения высшего образования на платной основе, то вносится 8 дополнительных реквизитов:  % пени, уникальный номер ЕРИП, периоды и сроки оплаты, плательщик и т.д.

Перед нами встал вопрос о сокращении времени на ввод данных и переключению сотрудников на более важные задачи, например, на расчет начислений. За помощью мы обратились к разработчикам 1С.

Как все происходило:

Мы предоставили формат файла нашего программного обеспечения по приему абитуриентов для разработчика 1С, в котором хранится вся информация по абитуриентам. Разработчики сделали для нас индивидуальную обработку с простым интерфейсом, с указанием пути к нашему файлу, перегружается в 1С вся введенная информация из файлов. В обработке также указывается факультет, специальность,  группа для автоматического заполнения карточек студентов первокурсников в 1С.

Результат:

Ввод данных с 5 рабочих дней сократился до 3 часов работы. Исключено дублирование информации, в считанные минуты можно предоставить актуальную информацию по абитуриентам для  сотрудников  из  других отделов.