Автоматизации процесса обмена данными между системами бухгалтерского учета и розничной торговли в Гомельском дворцово-парковом ансамбле

Государственное историко-культурное учреждение "Гомельский дворцово-парковый ансамбль" - одно из старейших и наиболее авторитетных музейных учреждений Республики Беларусь. В его состав входят шесть музейных объектов.
Здания учреждения - памятники архитектуры XVIII - XIX ст. Все они являются историко-культурными ценностями и включены в Государственный список историко-культурных ценностей охраняемых государством.
Дворцово-парковый комплекс включает: дворец Румянцевых и Паскевичей - памятник архитектуры конца XVIII - середины XIX вв., часовню-усыпальницу князей Паскевичей - памятник архитектуры неорусского стиля конца XIX века, административное здание, "Зимний сад" и смотровую башню, - памятники архитектуры XIX века, старинный парк - памятник природы и садово-паркового искусства середины XIX века. Объектом государственного историко-культурного учреждения является также дом-усадьба Халецких - памятник архитектуры середины XIX в., расположенный в д. Хальч Ветковского района Гомельской области.

В центральной части дворца Румянцевых и Паскевичей действуют 9 экспозиционных и 7 выставочных залов, в башне - 7 экспозиционных и 1 выставочный зал, в северном крыле - 2 экспозиционных зала.

Собрание музея Гомельского дворцово-паркового ансамбля - одно из богатейших в Республике Беларусь. В его фондах хранится более 260 000 предметов, в том числе 174 529 единиц основного фонда (на 01.01.2019 г.). Наиболее интересные коллекции: мемориальные вещи семьи Паскевичей; археологическая и нумизматическая коллекции; собрание рукописных и старопечатных книг; этнографическая; иконописи и культовых предметов; морских организмов. Достойное место в экспозициях и собраниях музея занимают материалы о выдающихся государственных деятелях, военачальниках, представителях науки, культуры, образования, жизнь и деятельность которых была связана с историей края.

Как мы пришли к автоматизации:

Развитие туризма, увеличение потока посетителей Гомельского дворцово-паркового ансамбля закономерно привело к увеличению спроса на сувенирную продукцию, и в первую очередь - на продукцию, связанную с историей, культурными традициями нашего края, предметы народных промыслов, продукцию украшенную символикой нашего учреждения, города, области.
Открытие "Салона-магазина" - закономерный шаг в дальнейшем формировании положительного имиджа учреждения и продвижении Гомельского дворцово-паркового ансамбля как яркого и запоминающегося национального бренда.

Магазин предлагает посетителям сувенирную продукцию самого широкого ассортимента, которая носит национальный колорит и ярко представляет белорусскую традиционную культуру: предметы живописи, керамики, авторские работы художников, мастеров декоративно-прикладного искусства Гомельщины и других регионов Беларуси (соломка, инкрустация, художественная роспись, предметы ручного ткачества, изделия из льна, деревянная скань, изделия из бересты и др.), а также предметы культового назначения. Продукция, снабжённая фирменной символикой и изображениями Гомельского дворцово-паркового ансамбля, Гомеля, Гомельской области, городов Беларуси, представляет яркие бренды всей нашей Республики.

И, конечно, сразу встал вопрос об автоматизации процесса обмена данными между системами бухгалтерского учета и розничной торговли. За помощью мы обратились к разработчику 1С.

Как все происходило:

Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания на проектирование системы, разработка функционального модуля "Учет розничной торговли" на базе платформы 1С, настройка программного обеспечения, перенос данных, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.

В функциональном модуле "Учет розничной торговли" реализовано решение 3 основных задач по обмену данными между системами бухгалтерского учета и розничной торговли:

1. Создание штрихкодов для номенклатуры.

Внести штрихкод в программу можно тремя различными способами: - в документе «Поступление продуктов и товаров» на вкладке "Штрихкоды", в карточке номенклатуры на вкладке "Штрихкоды", непосредственно в регистр сведений. Штрихкод можно вносить как с клавиатуры, так и со сканера штрихкодов.

Если на товаре нет штрихкода, то он создается в 1С, печатается, вырезается и приклеивается на товар. Для создания штрихкодов используется документ «Печать штрихкодов и этикеток». Указывается номер, с какого начать нумерацию штрихкодов (это произвольное число) и сколько штрихкодов нужно получить.

2. Выгрузка товаров в подключаемое оборудование.

Для передачи товаров в оборудование используется документ "Выгрузка товаров в подключаемое оборудование", в котором необходимо указать счет учета и нажать кнопку "Заполнить товары по остаткам". При этом в документ попадут все товары, которые есть в наличии по месту хранения на дату документа. По каждому отдельному штрихкоду, внесенному в товар, будет сформирована отдельная строка со всем количеством и всей суммой. После заполнения документа следует нажать кнопку "Выгрузить товары в оборудование". В результате, по всем товарам, указанным в документе, формируется определенный файл специальной структуры. Затем данный файл будет считан программным обеспечением кассового аппарата и загружен в его память. После передачи товаров в кассу их можно продавать.

3. Оформление продажи товаров. Загрузка товаров из кассы.

Реализация товаров отражается документом "Списание продуктов и товаров". Для заполнения табличной части документа следует использовать подбор. Для загрузки товаров из кассы следует нажать кнопку "Загрузить товары из кассы". При этом программа сформирует файл-запрос для программного обеспечения кассового аппарата. По этому запросу касса выгрузит список реализованных за текущий день штрихкодов в определенный файл. Программа 1С этот файл считает, произведет поиск штрихкодов в базе данных, напротив найденных штрихкодов в подборе проставит количество.

Имеется возможность подбирать товары вручную. Для поиска товара можно использовать поиск по наименованию и поиск по штрихкоду. Штрихкод может быть внесен и сканером штрихкодов.

Результат:            

В результате реализации проекта автоматизации обмена данными между системами бухгалтерского учета и розничной торговли, руководство нашей организации имеет возможность своевременно получать достоверную информацию для оперативного анализа деятельности учреждения и управления его бизнес-процессами.

Особенно радует в 1С скорость загрузки/выгрузки товаров в подключаемое оборудование, данный процесс занимает 1-2 минуты. Штрихкод присваивается на новый товар за считанные секунды. Соответственно, во много раз сократилось время на ввод и обработку документов и полностью исключено дублирование информации.

Для нас 1С - программа, без которой мы не представляем свой рабочий процесс.