Автоматизация приёмной кампании в Белорусской государственной академии авиации

УО "Белорусская государственная академия авиации" (БГАА) - учебное заведение в г. Минске, отвечающее современным требованиям подготовки специалистов с высшим и со средним специальным образованием (дневная и заочная формы обучения) для гражданской и государственной (военной) авиации Республики Беларусь по специальностям, утвержденным Министерством образования Республики Беларусь,  а также  повышение квалификации авиационного персонала отрасли.

В структуру БГАА сегодня входят отделение среднего специального образования, 2 факультета (факультет гражданской авиации и военный факультет) для обучения на первой и второй (магистратура) ступенях высшего образования, аспирантура, Институт повышения квалификации и переподготовки кадров. При активном содействии Департамента по авиации Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь образовательный процесс организован на основе практико-ориентированной подготовки курсантов на базе авиаремонтного завода № 407, Национального аэропорта «Минск» и других предприятий авиационной отрасли. Формами взаимодействия с реальным сектором экономики, доказавшими свою эффективность, является создание филиалов кафедр, организация стажировок.

Как мы пришли к автоматизации:

Ежегодно более 700 абитуриентов подают документы на поступление в наше учебное заведение. Информация по абитуриентам, во время приемной кампании, вводилась в программное обеспечение собственной разработки. Возможности программного обеспечения не позволяли автоматически определять статус абитуриента в зависимости от приоритета указанных при поступлении специальностей, в некоторых случаях дублировалась информация для возможности вывода данных в разрезе факультетов/специальностей, отсутствовал автоматический контроль  перечня принятых документов от абитуриентов, не доработана система контроля целевого набора, в спорных случаях приходилось вручную учитывать баллы за участие в олимпиадах, конкурсах и т.д.  Хотелось просто вносить данные по абитуриентам, проводить внутренние экзамены и формировать отчетность, и не контролировать дополнительно программу.  За помощью мы обратились к разработчикам 1С.

Как все происходило:

Изучен бизнес-процесс приемной кампании, составлено техническое задание на проектирование системы, разработано программное обеспечение "Приемная кампания" на базе платформы "1С:Предприятие 8". Произведены все необходимые мероприятия по настройке программного обеспечения и обучению пользователей работе с ним. В программное обеспечение загружены 4 справочника: "Населенные пункты", "Обоснование льготы", "Документы абитуриента", "Специальности и квалификации".  Заполнены справочники: "Факультеты", "Условия обучения", "Внутренние экзамены", "Олимпиады", "Льготы".

Программное обеспечение состоит из 3 основных функциональных блоков:

1. Заполнение условий проведения приемной кампании:

- создание документа "Приемная кампания";

- создание документов "План приема"  для каждой специальности с указанием факультета, специальности, формы обучения, вступительных испытаний и непосредственно количество абитуриентов для зачисления;

- создание документов "Целевой прием" для каждого контрагента, который предоставляет целевые места с указанием специальностей и количества целевых мест.

2. Прием абитуриентов:

- внесение карточек абитуриентов с указанием личных данных, оценок аттестата и ЦТ, выбранных специальностей, льгот, олимпиад и др.;

- вводятся документы "Экзамены" по каждому предмету, задается аудитория, расположение рядов и мест, автоматически присваивается каждому абитуриенту место, задаются параметры экзамена: предмет, специальность, система оценок, дата, формируются списки абитуриентов, вносятся оценки или неявки.

3. Зачисление абитуриентов:

- сервис позволяет автоматически проводить аналитику по абитуриентам в разрезе факультетов/специальностей с указанием общих баллов по испытаниям  и зачислять тех, кто прошел по баллам, в зависимости от приоритета указанных при поступлении специальностей.

Результат:

В результате мы получили удобную и надежную систему автоматизации приемной кампании. В 10 раз сократилось время на обработку информации по зачислению абитуриентов. В считанные минуты можно получить достоверную информацию о ходе приема документов и статусе абитуриента.  Риск возникновения ошибок при зачислении абитуриентов равен нулю, так как реализована многофакторная система ранжирования абитуриентов, в которой учитываются не только баллы за ЦТ и аттестат, но и в спорных случаях - участие в олимпиадах, конкурсах, волонтерских движениях, наличие инвалидности и льготного социального статуса.

Особенно в программе радуют механизмы контроля целевого набора абитуриентов, контроля принятых документов от абитуриента, перевода оценок в 100-бальную систему, организации рассадки в аудитории во время экзамена.