Автоматизация процесса учета лома и драгметаллов в Витебской областной библиотеке им. В.И. Ленина

Витебская областная библиотека основана 1 января 1929 года к 10-летнему юбилею образования Белоруссии. Основой формирования ее фонда явились книжные собрания библиотек отделения Московского археологического института, Института народного образования и книжные запасы, собранные при Витебском отделении Государственного музея. К моменту открытия отделения Государственной библиотеки ее фонд насчитывал 35000 книг.

В годы войны судьба библиотеки совпала с судьбой города. Библиотека была разгромлена, книги сожжены или вывезены. Большую помощь в восстановлении фонда оказал Государственный фонд литературы, созданный по решению Совнаркома в начале 1943 года, книги поступали из Москвы, Ленинграда, Казахстана и других мест. Передавали в библиотеку чудом сохраненные книги и жители города. И уже в августе 1944 года библиотека начала работать вновь.

В 1967 году библиотека переехала в новое типовое помещение площадью около 5000 квадратных метров с большим книгохранилищем, читальными залами на 500 мест.

Витебская областная библиотека сегодня – современный информационный, методический и культурный центр региона, успешно реализующий свои творческие планы и проекты.

Библиотека динамично развивается как социальный институт, являясь не только информационным, но и культурно-досуговым пространством, центром творческого и интеллектуального общения. Библиотека сотрудничает с творческими союзами, учреждениями культуры и образования, общественными объединениями, организациями и предприятиями города, принимает активное участие в областных, республиканских и международных проектах.

Как мы пришли к автоматизации:

Встал вопрос о необходимости приобретения более усовершенствованной программы для автоматизации бухгалтерского учета, в части учета лома и драгметаллов. За помощью мы обратились к разработчику 1С.

Как все происходило:

Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания на проектирование системы, разработка функционального модуля "Учет лома и драгметаллов" на базе платформы 1С, настройка программного обеспечения, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.

Модуль "Учет лома и драгметаллов " состоит из 6-ти основных функциональных блоков:

1. Настройка учетной политики в части учета лома и драгметаллов. Возможно осуществлять учет, как на балансовых субсчетах (06С, 06П), так и на забалансовых (ДРС, ДРП). Перед началом работы необходимо обязательно заполнить счета учета в учетной политике.

2. Создание элемента справочника и внесении в него состава драгметаллов объекта учета.

2.1. Если состав драгметаллов определен, учет драгметаллов происходит автоматически. При проведении документа поступления, если элемент ТМЦ содержит драгметаллы, то они автоматически заносятся в регистр «Наличие драгметаллов». При списании или перемещении ТМЦ, в регистр будут сделаны соответствующие записи. Таким образом, данные о начальном содержании драгметаллов хранятся в справочнике, а после операций с ТМЦ, все данные о содержании драгметаллов содержатся в регистре.

2.2. Если состав драгметаллов НЕ определен (возможны ситуации, когда состав драгметаллов не известен и будет определен после списания), в таком случае в карточке объекта необходимо установить признак: «Находятся ДМ, содержание которых будет определено после списания».

После списания объекта, необходимо на основании ввести документ «Установка состава ДМ».

При установке признака: , можно заполнить все ТМЦ без содержания ДМ по выбранному МОЛу. 

3. Установка цен драгметаллов.

Указывается цена за 1 единицу измерения драгметаллов на нужную дату. Для установки новых цен необходимо добавить новый документ.

 

4. Работа с документом «Постановка лома на учет».

Документ предназначен для отражения операций по постановке лома и отходов на учет и перемещению лома между МОЛами или подразделениями (определяется выбранной операцией на форме документа). Документ может вводиться как новый, так и на основании документов списания ТМЦ.

    

  

5. Работа с документом  «Лом в переработке». Документ предназначен для отражения операций по переработке лома и отходов. Документ работает в трех режимах: «отгрузка лома на переработку», «учет расхождений по лому», «списание стоимости драгметаллов». 

5.1. Режим «Отгрузка лома на переработку». По кнопке «Заполнить» или «Подбор» при выборе  объекта учета -  автоматически заполняется табличная часть документа с указанием драгметаллов и их количества. Документ формирует печатную форму «Акт отгрузки лома на переработку».

    

5.2. Режим «Учет расхождений». Когда уже получены данные от переработчика драгметаллов об их количестве и сумме необходимо создать документ, который откорректирует расхождения между учетными данными и данными переработчика.

 

В данном режиме документ позволяет сформировать печатную форму «Протокол по учету расхождений», которая позволяет проконтролировать правильность внесенных данных.

     

5.3. Режим «Списание стоимости драгметаллов». Данный режим документа позволяет списать с учета стоимость отгруженных драгоценных металлов. В данном режиме документ необходимо вносить после того, как в бухгалтерском учете отражена стоимость услуг по организации переработки лома (например, введен документ «Услуги сторонних организаций»), а также поступили денежные средства от переработчика на расчетный счет организации за сданные в Госфонд драгметаллы (например, введен документ «Поступление на счет»). Документ формирует печатную форму «Акт списания стоимости драгметаллов».

    

6.  Формирование отчетности. В модуле "Учет лома и драгметаллов" реализовано 6 отчетов:

•   «Инвентаризационная опись драгметаллов» – для получения инвентаризационной описи по форме №инв-8а по всем ОС, ОП в СОС, материалам и оборудованию;

•   «Оборотная сальдовая ведомость по драгметаллам»– для получения информации по остаткам и оборотам ДМ в составе ТМЦ. При этом можно выбрать счет, МОЛ, ТМЦ, группу ТМЦ и вид драгметаллов;

 

•  «Драгметаллы в списанном оборудовании», отчет предназначен для вывода информации о содержании драгметаллов в списанных ТМЦ;

•  «Ведомость поступления ТМЦ без драгметаллов», отчет позволяет сформировать список ТМЦ, которые поступили без драгметаллов. Для каждой номенклатуры выводится также и документ, которым было сделано поступление;

•  «Ведомость ТМЦ с драгметаллами» - для получения информации по движению ТМЦ с драгметаллами, формируется по документам поступления, перемещения и реализации ТМЦ;

•  «План-факт сдачи лома», отчет предназначен для получения информации о плане факте сдачи лома черных, цветных, драгоценных металлов и иных вторичных ресурсов.

Результат:   

В результате реализации проекта автоматизации учета лома и драгметаллов, мы получили современный и надежный инструмент. Действуя заданной схеме работы, мы полностью исключили возможность ошибок. Кроме 6 реализованных отчетов по ДМ, мы можем использовать оборотно-сальдовую ведомость для проверки движений по забалансовым счетам ДРС и ДРП, а также отчет «Сводные проводки».

Схема работы в 1С по учету лома и драгметаллов

Спасибо разработчику 1C за отличный продукт!