Автоматизация расчетов за общежитие в Брестском медицинском колледже

Учреждение образования «Брестский государственный медицинский колледж» является учреждением среднего специального образования, организованного в виде колледжа. Предметом деятельности колледжа является образовательная деятельность, направленная на получение учащимися среднего медицинского образования, повышение квалификации специалистов со средним медицинским образованием, в соответствии с действующими образовательными стандартами и образовательными программами. 

История учреждения образования «Брестский государственный медицинский колледж» берёт начало 1 октября 1944 года, когда в Бресте открылась фельдшерско-акушерская школа. Первый выпуск состоялся в 1947 году. До 1951г. срок обучения составлял 3 года, а затем школа перешла на 4-летнее обучение. В начале 50-х годов фельдшерско-акушерская школа была чрезвычайно перегружена. Из-за недостатка помещений занятия проходили в 3 смены. Кроме 12 учебных групп с 4-летним сроком обучения в здании размещались двухгодичные курсы медицинских сестер без отрыва от производства, одногодичные курсы медицинских сестер для детских яслей и полуторагодичные курсы медицинских сестер Красного Креста. В начале 70-х годов в училище уже функционировали 6 кабинетов и 5 лабораторий. В 1986 году было построено современное благоустроенное общежитие на 410 мест, а рядом – стадион.

БГМК сегодня – это современное учреждение образования, в котором ежегодно обучаются около 650 учащихся. Образовательный процесс направлен на развитие личности каждого обучающегося, воспитание гражданской ответственности, формирование социальной зрелости. Аудитории и лаборатории колледжа оснащены необходимым оборудованием и техническими средствами обучения. Осуществляется постоянная работа по модернизации, что позволяет совершенствовать условия для подготовки квалифицированных специалистов.

Выпускники Брестского государственного медицинского колледжа конкурентоспособны и всегда востребованы в организациях здравоохранения города Бреста и Брестской области. По окончании обучения всем выпускникам при распределении гарантировано первое место работы. Многие выпускники поддерживают связь с учреждением образования спустя долгие годы после окончания учёбы, активно участвуют в значимых для колледжа мероприятиях.

Как мы пришли к автоматизации:

Встал вопрос о необходимости приобретения более усовершенствованной программы для автоматизации расчетов с учащимися за общежитие. За помощью мы обратились к разработчику 1С.

Как все происходило:

Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания на проектирование системы, разработка функционального модуля "Общежитие" на базе платформы 1С, настройка программного обеспечения, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.

Работа в модуле «Общежитие» происходит в несколько этапов:

1. Заполнение справочников. Необходимо внести начальную информацию в базу об общежитии, категории проживающих студентов и другие.

2. Документ «Заселение в общежитие». Заселение в общежитие документально подтверждает необходимость удерживать с жильца за проживание. Указывается адрес и период проживания студента, категория, по которой ему необходимо начислять плату. Так же реализован контроль за правильностью вносимых документов в систему. Во всех документах этого модуля используются подробные фильтры для отбора студентов для автоматического заполнения документов.

3. Документ «Определение тарифов». Здесь вносятся сведения о тарифах на услуги. Кроме тарифов за проживание, можно внести и стоимость дополнительных услуг. Тарифы могу отличаться по категории, по общежитию, начисляться в месяц или в сутки, иметь объем потребления.

4. Документ «Дополнительные услуги». Кроме платы за проживание в общежитии имеется возможность начисление платы за пользование дополнительными услугами (как правило – бытовая техника, компьютер потребляют электроэнергию). Для этого необходимо приписать жильцам использование дополнительных услуг (из справочника «Предоставляемые услуги»). Или убрать пометку об использовании дополнительных услуг.

5. Документ «Начисление оплаты». Документ предназначен для начисления студентам сумм за предоставленные услуги проживания в общежитии. Формируется на основании сформировавшихся на дату расчета условиям проживания студентов в общежитии и перечня дополнительных услуг, предоставленных студенту.

Если обучающийся получает стипендию, то стоимость проживания после настройки программы автоматически списывается с выплаты стипендии. Если обучающийся не получает стипендию, то оплату можно внести вручную или через работу с платежами ЕРИП.

6. Работа с ЕРИП. После начисления оплат за общежитие с помощью специальной обработки «Выгрузка в ЕРИП» можно выгрузить данные для дальнейшего создания платежей в системе ЕРИП.

После оплаты аналогичным образом с помощью обработки «Загрузка файлов из ЕРИП» можно создать документ оплаты за общежитие, куда обработка автоматически подтянет все необходимые сведения.

7. Документ «Оплата за общежитие». Информация об оплате вносится в данный документ вручную или автоматически с помощью обработки ЕРИП. Засчитывается оплата по начислениям в размере уплаченной суммы в последовательности начисления. Рассчитывается пеня по оплаченным начислениям.

Так как в учреждение образования «Брестский государственный медицинский колледж» используется модуль ИС:УБУ 8. Бухгалтерия, то данный документ делает и проводки по регистрам бухгалтерии, нет необходимости делать дополнительные документы для отражения операций оплаты за общежитие и дополнительные услуги.

Результат:   

В результате реализации проекта автоматизации учета расчета с обучающимися за общежитие, мы получили удобный и надежный инструмент. Выполняя несложные действия, пользователь может без дополнительных программ и файлов расчета вести полный учет движения в общежитии, в том числе заселение, выселение, пользование дополнительными услугами, расчет пени, удержания из стипендии и другие. Автоматизации учета расчетов по общежитию упрощает работу расчетчика по общежитию и экономит его время и силы.

Благодарим разработчика 1C за отличный продукт!