Автоматизация системы бухгалтерского учета в Московском физкультурно-оздоровительном центре

Основным видом деятельности государственного учреждения «Московский физкультурно-оздоровительный центр» (далее - Центр) является организация и проведение физкультурно-оздоровительной и спортивно-массовой работы с населением по месту жительства, привлечения граждан различных возрастных категорий к систематическим занятиям физической культурой, спортом и туризмом.

Работа Центра направлена на удовлетворение спроса на физкультурно-оздоровительные услуги для различных слоев населения. В Центре проводятся соревнования по хоккею, футболу, волейболу, настольному теннису, спортивному ориентированию, технике пешеходного туризма, дартсу и другим видам спорта.

Непосредственно физкультурно-оздоровительную работу в Центре осуществляет 16 тренеров по спорту и 19 инструкторов-методистов.

Всего в Центре занимается около 700 человек, из которых более 440 человека на платной основе.

В Московском районе г.Минска традиционной стала спартакиада жилого комплекса «Студенческая деревня» по 7 видам спорта, в которой участвуют 7 общежитий 4-х вузов столицы Республики Беларусь. .
Всего в Центре ежегодно проводится около 60 районных соревнований и спортивно-массовых мероприятий по различным видам спорта.

Как мы пришли к автоматизации:

Ранее в нашем Центре велся бухгалтерский учет с использованием программного обеспечения на платформе 1С:Предприятие 7.7., однако, возникла необходимость в расширении функциональных возможностей системы учета.  А именно, с возможностью контроля сумм по договорным обязательствам. Программный продукт компании Интеллектуальные системы на платформе 1С:Предприятие 8.3 позволяет решить поставленные задачи. 

Как все происходило:

Новая программа  была установлена на 4 рабочих местах сотрудников бухгалтерии. Специалисты перенесли в информационную базу 1С данные учета из старой программы, выполнили все необходимые настройки, интегрировали продукт с другим программным обеспечением, используемым в нашей организации. Особенно важный момент для нас, что перенесены справочники "Контрагенты", "Договора", "Расчетные счета" контрагентов, остатки по счетам контрагентов в разрезе бюджетной аналитики.

Задача, которая стояла перед разработчиком 1С: реализовать в программе контроль сумм по договорным обязательствам.

Решение:

1 этап. В справочнике "Основание" (договора контрагентов) реализованы дополнительные признаки: "Контролировать сумму задолженности", "Не проводить документы".

В дополнительных сведениях можно ввести более 10 значимых реквизитов, таких, как количество дней на оплату и количество дней поставки услуг, после оплаты (предоплаты), условие выполнения договора и др. Указанные реквизиты в дальнейшем используются при соответствующем контроле в документах взаиморасчетов с контрагентами.

В параметрах заполнения указывается назначение платежа для автоматического заполнения соответствующей информации в документах, при выборе договора.

Реализована возможность ввести план платежей/освоения к договору.

2 этап. Реализация инструмента контроля сумм по договорным обязательствам в документах. 

Если установлен контроль только по сумме договорных обязательств, без учета плана платежей, то в документе "Списание со счета" выводится информация в целом по договору, если сумма документа превышает сумму договора - выдается соответствующее сообщение и документ не проводится.

Если установлен контроль только по сумме договорных обязательств, с учетом плана платежей, то в документе "Списание со счета" выводится информация по плану платежей, если сумма документа превышает сумму плана платежей за данный период времени - выдается соответствующее сообщение и документ не проводится.

Контроль сумм по договорным обязательствам осуществляется в разрезе бюджетной аналитики. 

Если заполнен план освоения платежей, то можно заполнить документ "Услуги сторонних организаций" - по плану освоения.

В документах "Услуги сторонних организаций", "Оказание услуг", "Начисление по договорам"  и др. документах при превышении сумм договорных обязательств с контрагентам осуществляется контроль при проведении документа, по аналогии с документом "Списание со счета".

3 этап. Реализована отчетность по сумме договорных обязательств с контрагентом, с учетом плана платежей.

Результат:  

В результате проекта автоматизации мы получили удобную и надежную систему бухгалтерского учета. Программа 1С имеет интуитивно понятный интерфейс и широкие возможности гибких настроек. Трудоемкость бухгалтерских процессов сократилась до 30%. Существенно снизился риск возникновения ошибок, практически в каждом документе существует инструмент для проверки введенных данных. Механизм контроля сумм по договорным обязательствам значительно упростил работу бухгалтера по расчетам с контрагентами. В программе 1С реализовано более 20 различных отчетов о результатах взаимодействия с контрагентами и 2 отчета по анализу исполнения договоров контрагентов, что позволяет оперативно получать актуальную информацию для принятия управленческих решений.