Автоматизация системы электронного документооборота в Центре по обеспечению деятельности бюджетных организаций Дзержинского района

Государственное учреждение «Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций Дзержинского района» занимается обеспечением деятельности бюджетных организаций, расположенных на территории Дзержинского района, путем организации их финансово-хозяйственной деятельности. Функции Центра - ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской и финансовой отчетности, осуществление деятельности, связанной с проведением процедур и государственных закупок, реализация мероприятий по охране труда и пожарной безопасности, хранение архивных документов, инвентаря, оборудования и иного имущества, выполнение других обязанностей в соответствии с законодательством.

Как мы пришли к автоматизации:

Для автоматизации обмена всеми возможными типами электронных документов и электронных накладных с контрагентами, непосредственно из программы 1С, требовалась разработка нового интеграционного модуля. По вопросам интеграции мы обратились к компании «Интеллектуальные системы», разработчику 1С.

 

Как все происходило:

Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания на проектирование системы, разработка функционального модуля по интеграции 1С с EDiN-порталом на базе платформы 1С, настройка программного обеспечения, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.

Порядок работы с модулем «Электронный обмен документами (ЭОД)»:

1. Настройка электронного документооборота. 

    1.1. Вкладка «Основная» – необходимо ввести учетные данные (логин и пароль), настройки прокси 

    1.2. Настройка работы с ЭЦП

    1.3. Настройка поиска контрагентов

Также необходимо заполнить номера GLN контрагентов, с которыми будет происходить обмен электронными накладными. Справочник «Контрагенты»- кнопка Перейти – «Значения свойств объектов EDiN»:

    1.4. Настройка поиска номенклатуры. Описаны правила, по которым будет определяться номенклатура для электронной накладной

 

У всей номенклатуры должен быть заполнен штрихкод.

Информация о соответствии номенклатуры поставщика хранится в регистре «Настройка распознавания номенклатуры».

2. Исходящая накладная. Документом на отправку является электронный документ 1С «ТТН/Авизо». Чтобы отправить накладную достаточно выбрать документ и по кнопке «эТТН/эТН» отправить.

 

 

3. Входящая накладная. При получении информации с портала EDiN автоматически создается документ «ЭТТН входящая».

 

 

На основании документа можно создать поступление ТМЦ.

 

После проверки и проведения документа «ЭТТН входящая» необходимо отправить подтверждение накладной.

 

 

Результат:   

Выполненный проект автоматизации системы электронного документооборота реализует по одной кнопке как загрузку, так и выгрузку ЭТТН. Кроме того, создан механизм работы регламентного задания, что позволяет обмениваться данными с EDiN-порталом в режиме реального времени.  Понятный интерфейс и многофункциональность программного продукта помогает оперативно отслеживать сообщения от контрагентов, статусы электронных накладных, уведомления об отгрузке. Теперь не нужно вручную вводить накладную от поставщика, достаточно выполнить поступление на основании ЭТТН от контрагента, и номенклатура, ед. измерения, количество, цена, сумма и др. реквизиты заполнятся автоматически.

Экономия рабочего времени, благодаря 1С!