Автоматизация системы учета работы автотранспорта, ГСМ и учета обучения курсантов в автошколе Гродненского государственного политехнического колледжа

Одним из старейших учебных заведений Гродненщины является государственное учреждение образования "Гродненский государственный политехнический колледж", которому в 2016 году исполнилось 60 лет. За эти годы промышленность страны получила около 20 тысяч специалистов среднего звена.

На сегодняшний день колледж является учебным учреждением областного подчинения. Подготовку специалистов по восьми специальностям и 12 специализациям ведет высококвалифицированный педагогический коллектив. Среди преподавателей 2 кандидата наук, 2 доцента, 58 преподавателей высшей и первой категории, 5 магистров, аспиранты, магистранты.

 

Как мы пришли к автоматизации:

В 2009 году на базе нашего учреждения создана государственная автошкола "Политех Авто" по подготовке водителей категории «В» на платной основе. И, конечно, перед нами встал вопрос об автоматизации учета работы автотранспорта и ГСМ и учета обучения курсантов в автошколе. За помощью мы обратились к разработчику 1С.

 

Как все происходило:

Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания, настройка программного обеспечения в части учета автотранспорта и ГСМ, разработка функционального модуля "Учет услуг автошколы" в 1С, перенос данных, обучение пользователей работе и опытная эксплуатация.

Программное обеспечение "Учет услуг автошколы" состоит из 4-х основных функциональных блоков:

1. Заполнение условий и данных в справочниках "Автотранспорт", "Шины", "Аккумуляторы", "Топливные карты" и документе "Утверждение норм расхода ГСМ".

В справочник "Автотранспорт" заносятся сведения об используемых в организации автомобилях, машинах, механизмах, оборудовании. Указываются основное и, при необходимости, дополнительное топливо, если автотранспорт расходует топливо и другие ГСМ по индивидуальным нормам, следует внести нормы расхода.

В справочник "Шины" заносятся сведения о шинах, в справочник "Аккумуляторы" заносятся сведения об АКБ, для которых следует учитывать их пробег при установке на автотранспорт.

В справочник "Топливные карты" заносятся сведения о топливных картах, которые организация выдает водителям для заправки топлива на АЗС. При ведении учета в разрезе топливных карт, имеется возможность получить данные о количестве заправленного за период топлива по определенной карте определенным водителем.

Документ "Утверждение норм расхода ГСМ" служит для групповой установки норм расхода ГСМ автотранспортом. Документ может использоваться для первоначальной установки норм или же для изменения норм, например, по приказу руководителя организации. Нормы могут утверждаться либо для марок автотранспорта, либо для конкретных автомобилей.

 

2. Работа с документами "Установка, снятие, перемещение АКБ", "Установка, снятие, перемещение шин" и "Путевой лист".

Документ "Установка, снятие, перемещение АКБ" служит для оформления движения АКБ по автотранспорту. Документ "Установка, снятие, перемещение шин" - для оформления движения шин по автотранспорту. Аккумуляторы и шины могут устанавливаться на автотранспорт; сниматься с автотранспорта для ремонта, хранения или списания; перемещаться между автотранспортом.

Документ "Путевой лист" служит электронным аналогом бумажных путевых листов водителей. Документ предназначен для учета пробега автотранспорта, пробега АКБ, пробега шин, учета расхода ГСМ. В табличной части документа отражаются данные о работе автомобиля в течение месяца. Документ может работать в двух режимах – "обычный" и "путевой лист учебного автомобиля".

Для каждого курсанта указывается его ФИО, номер группы, номер упражнения, оценку за выполнение упражнения, время в наряде (затраченное на выполнение упражнения), количество пройденных километров, время выезда, время возврата, начальный пробег, конечный пробег. Также указывается расход топлива по необходимым нормам.

Вкладка "Движения ГСМ" заполняется автоматически. В табличную часть попадает сводный расход ГСМ по дням и МОЛ. Затем эти данные используются при списании ГСМ документом "Списание материалов", который вводится на основании.

3. Автоматическое создание поступления/перемещения/списания ТМЦ на основании документа "Путевой лист".

На основании путевого листа возможно внести документы "Поступление материалов", "Перемещение материалов", "Списание материалов". Документы вводятся стандартным вводом на основании.

В документ поступления материалов попадет топливо, заправленное по данным путевых листов. Таким образом можно оформить поступление топлива в организацию.

При заполнении документа "Перемещение материалов" в табличную часть выводится топливо, заправленное за указанный период по выбранному путевому листу. Таким образом можно отразить факт выдачи топлива со склада организации на автомобиль.

В документе списания материалов при его заполнении на основании данных путевого листа устанавливается признак: "Списание ГСМ", заполняется автомобиль, указывается период заполнения ГСМ и вариант списания (по факту, но не выше норм; по факту; по нормам; экономия; перерасход). Табличная часть будет автоматически заполнена израсходованным топливом.

При необходимости обработки нескольких путевых листов, например, за месяц, можно воспользоваться обработкой "Автоматическое создание поступления/списания ТМЦ". В обработке указывается период отбора путевых листов, настройки отбора.

 

5. Отчетность. Реализовано 15 отчетов, которые используются в программном обеспечении "Учет работы автотранспорта и ГСМ" и "Учет обучения курсантов в автошколе".

Отчет "Карточка расхода топлива" предназначен для формирования карточки расхода топлива автотранспортом. В отчет выводится подробная информация о расходе топлива, в том числе и в разрезе норм расхода.

Отчет "Акт замера остатков топлива" предназначен для формирования акта замера остатков топлива в баках транспортных средств.

Отчет "Ведомость пробега транспортных средств" предназначен для получения информации о пробеге транспортных средств за период, а также о нормах пробега. С помощью отчета можно контролировать выполнение норм пробега.

Отчет "Карточка учета работы автомобильной шины" предназначен для формирования карточки учета работы автомобильной шины.

Отчет "Карточка учета работы АКБ" предназначен для формирования карточки учета работы АКБ.

Отчет "Журнал учета работы АКБ" предназначен для формирования печатной формы журнала учета работы аккумуляторов.

Отчет "Ведомость получения ГСМ по топливным картам" предназначен для получения сводной информации о заправленном топливе по топливным картам. Для получения отчета следует в документах "Путевой лист" указывать топливные карты, по которым производится заправка.

Отчет "Журнал учета температуры" предназначен для формирования печатной формы журнала учета температуры.

Отчет "Сводная ведомость по курсантам" предназначен для получения данных о расходе топлива при обучении курсантов. В отчет выводится информация по каждому курсанту. Также отчет выводит цену топлива и стоимость.

Отчет "Сводная ведомость по учащемуся автошколы" предназначен для получения данных об оплатах учащегося и расходе топлива в количественном и суммарном разрезе при обучении.

 

Результат:            

В результате в нашем учреждении автоматизирована система учета работы автотранспорта и ГСМ и учета обучения курсантов в автошколе.

Особенно значимыми моментами являются: 1. Реализация отчетов для получения данных об оплатах учащегося и расходе топлива в количественном и суммарном разрезе при обучении, что позволяет в считанные минуты предоставить необходимую информацию преподавателям и курсантам. 2. Реализация автоматического списание ГСМ на основании документа "Путевой лист", согласно введенным нормам расхода топлива, что позволяет увеличить в разы эффективность использования рабочего времени бухгалтера.

 

Мы получили не только современный и многофункциональный программный продукт, но и простой, понятный инструмент, позволяющий эффективно решать задачи оперативного и бухгалтерского учета.