Автоматизация учета автотранспорта и ГСМ в Смолевичском водоканале

Коммунальное производственное унитарное предприятие "Смолевичский водоканал" — это государственное предприятие, предоставляющее услуги водоснабжения и водоотведения для города Смолевичи и прилегающих населенных пунктов в Минской области. На балансе водоканала находятся многочисленные цеха, участки, ремонтная мастерская, очистные сооружения, водопроводные насосные станции и др. 

В рамках своей производственной деятельности предприятие активно использует собственный автопарк: как специализированную технику (ассенизаторы, экскаваторы, аварийные машины), так и легковой и грузовой транспорт. Эффективное управление этими ресурсами требует точного учета пробега, ГСМ, состояния шин, АКБ, а также технических характеристик каждого транспортного средства.

Как мы пришли к автоматизации:

До внедрения специализированного решения учет работы транспорта и списание ГСМ велись по различным участкам и документам. Отсутствовала единая система, которая позволяла бы оперативно анализировать техническое состояние ТС, их загрузку, расход топлива, нормы и отклонения. Это порождало риски перерасхода, ошибок при учете и затрудняло формирование отчетности.

Руководство предприятия поставило цель: внедрить автоматизированную систему, обеспечивающую точный и нормативно корректный учет по всем аспектам эксплуатации автотранспорта — на базе 1С.

Как все происходило: 

Процесс внедрения был реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания, доработка модуля "Учет автотранспорта и ГСМ" под требования пользователей, настройка программного обеспечения, перенос данных, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.

Реализованные доработки и изменения

1. Централизованная структура учета

Система построена на основе единой базы данных, в которой ведется:

• справочник автотранспорта (марка, модель, номер, тип, ОС, характеристики);
  
• 
• учет ГСМ по нормативам и по факту — с распределением по видам топлива, картам, датам;
  
• учет пробега шин и аккумуляторов с детализацией по каждой установке/снятию;
  
• учет норм расхода топлива (летняя, зимняя, с учетом кондиционера, загрузки, пробега и т.д.);
  
• учет технических данных: масса, грузоподъемность, номер шасси, тип топлива, индивидуальные нормы;
  
• учет топливных карт — с аналитикой по заправкам.
  

2. Учет путевых листов и расчет ГСМ

• фиксирование всех поездок по дням;
  
• указание остатка топлива, заправок, пробега;
  
• автоматический расчет расхода по норме и по факту;
  
• расчет экономии или перерасхода топлива;
  
• учет заправок по топливным картам;
  
• расчет движения топлива по каждому МОЛ и дню;
  
• двойной учет, если транспорт работает на двух видах топлива (например, бензин/газ).
  

3. Учет шин и аккумуляторов

• истории установки/снятия шин и АКБ;
  
• расчет эксплуатационного пробега и износа;
  
• автоматическое формирование карточек учета шины и АКБ;
  
• создание документов «Установка, снятие, перемещение» с возможностью групповой обработки.
  

4. Отчеты и аналитика

• Карточка расхода топлива. Фиксирует весь путь движения топлива по автомобилю: остаток на начало, заправки, фактический и нормативный расход, экономию или перерасход. Используется для анализа эффективности использования ГСМ.
  
• 
  
• Акт замера остатков топлива. Документирует фактический замер топлива в баке на определенную дату. Необходим для сверки с путевыми листами и устранения расхождений.
  
• Ведомость пробега ТС. Показывает общее расстояние, пройденное каждым ТС за период. Удобна для анализа интенсивности эксплуатации, планирования ТО и списания ресурсов.
  
• Карточка учета работы шин и АКБ. Отражает, где и сколько отработала каждая шина или аккумулятор, текущий пробег, дата установки и снятия. Помогает контролировать износ и своевременно проводить замену.
  
• Журнал учета температуры окружающего воздуха. Формируется по дням. Учитывается при расчете сезонных норм расхода топлива (например, летом/зимой). Позволяет обосновать фактическое увеличение расхода.
  
• Сводная ведомость по топливным картам и по МОЛ. Отражает заправки с детализацией по картам, транспортным средствам и материально-ответственным лицам. Удобна для финансового анализа и проверки списаний.
  
• Отчет по перерасходу и экономии топлива. Выводит информацию о превышении или экономии топлива по отношению к установленной норме. Помогает выявлять отклонения, проверять дисциплину и эффективность водителей.
  
• Анализ факта против нормы — по дням, водителям, автомобилям. Проводит глубокий анализ реального расхода топлива по сравнению с нормативным: по датам, транспортным средствам, водителям. Используется для оперативного контроля и принятия управленческих решений.
  

5. Интеграция с бухгалтерией

• Списание материалов;
  
• Поступление топлива по картам;
  
• Перемещение между МОЛами.
  

6. Настройки и безопасность

• включение/отключение учета в разрезе топливных карт, шин и АКБ;
  
• разграничение прав доступа к документам;
  
• валидация данных, исключающая ошибки (например, отрицательный остаток топлива).
  

Результаты автоматизации

Повышение точности учета

• Все ключевые операции — пробег, заправки, остатки топлива, замены шин и АКБ — теперь ведутся в одной системе. Это исключило дубли, расхождения и ошибки, характерные для ручного учета.
  
• Путевые листы формируются автоматически, с точным расчетом расхода по норме и по факту. Любые отклонения (перерасход или экономия) сразу фиксируются и отображаются в отчетах.
  
• Вся информация стала доступна в режиме "одного окна" — без необходимости сверять журналы, таблицы и бумажные документы.
  

Снижение трудозатрат и упрощение документооборота

• Ведение бумажных журналов по шинам, АКБ, заправкам и пробегу — заменено электронной формой учета, с автоматическим формированием актов, карточек, ведомостей.
  
• Сотрудники больше не тратят часы на ручной пересчет топлива и пробега — система все делает сама, с учетом всех настроек и индивидуальных норм.
  
• Быстрая подготовка отчетности для проверяющих органов и бухгалтерии: не нужно поднимать архивы или пересчитывать вручную.
  

Финансовый эффект

• Установлен контроль над остатками топлива, в том числе в баках и по картам.
• Оптимизирована эксплуатация ТС — своевременный учет пробега позволяет лучше планировать техническое обслуживание, снижать риски поломок и аварий.

Контроль износа и технического состояния

• Впервые в цифровом виде начал вестись детальный учет шин и аккумуляторов — теперь можно отследить, где и сколько отработала каждая единица.
  
• Визуальный анализ пробега и износа помогает прогнозировать замены, готовить бюджеты и не допускать работы на изношенных компонентах.
  

 Управленческий контроль и аналитика

• Руководство предприятия получило инструмент объективной оценки эффективности эксплуатации автотранспорта.
  
• Возможность анализировать расход топлива в разрезе участков, водителей, видов транспорта.
  
• Полноценная статистика по перерасходам, пробегу и обслуживанию — доступна в один клик.
  

Автоматизация учета автотранспорта и ГСМ помогла унитарному предприятию «Смолевичский водоканал» перейти от формального ведения путевых листов — к  контролируемому и аналитическому подходу к эксплуатации техники. Это не только повысило точность, но и создало условия для устойчивого управления ресурсами, минимизации рисков и повышения производственной дисциплины.