Автоматизация учета гражданско-правовых договоров в Полоцком государственном университете

Полоцкий государственный университет (далее ПГУ) — высшее учебное заведение в Республике Беларусь. Учебные корпуса расположены в городах Полоцк и Новополоцк, а также в поселке Междуречье.

В настоящее время ПГУ объединяет 9 факультетов, в том числе по работе с иностранными студентами и довузовской подготовке, и 27 кафедр. В университете трудится около 440 преподавателей. А в 2017-2018 учебном году в вузе насчитывалось около 10 000 студентов дневной, заочной и дистанционной формы обучения, среди которых иностранные граждане из 24 государств ближнего и дальнего зарубежья.

Как мы пришли к автоматизации:

Для проведения занятий университет привлекает внешних совместителей по гражданско-правовым договорам (далее - ГПД). Документы ГПД поступают в расчетный отдел вуза на бумажном носителе. Во внедряемой в ПГУ конфигурации «1С:Предприятие» предполагается, что данные по ГПД и Акты приемки выполненных работ вводятся на участке «Зарплата», где пользователи-расчетчики вводят исходные данные, а настроенный соответствующим образом алгоритм расчета, позволяет автоматически рассчитать сумму договора и оплату по Акту.

Однако, в процессе работы мы столкнулись с тем, что информация о подрядчиках, собираемая на кафедрах (а для подготовки договора необходимо учесть более 40 параметров), не попадает в базу данных 1С. Зачастую расчетчикам приходится перепроверять, а то и вводить заново (если подрядчик – внешний и выполняет работу впервые) все те данные, которые необходимы для расчета выплаты и корректного формирования различных отчетов.

Как все происходило:

Чтобы исключить повторный сбор дополнительной информации для ГПД и ее дублирование расчетчиками, а также наладить взаимодействие между отделами мы попросили разработчиков 1С организовать начало движения ГПД непосредственно на кафедрах. Мы проработали наш бизнес-процесс и сформулировали требования для автоматизации, а именно:

1. Кафедры вводят информацию по ГПД в справочник «ДОГОВОРА», печатают документ, подписывают. По мере выполнения работы подрядчиком добавляют в этот же справочник информацию о выполненной работе, печатают Акты приемки и также подписывают.

2. Рассылают печатную форму договора подряда и акта на электронную почту подрядчикам.

3. Подписанные документы поступают в расчетный отдел. Именно расчетчик, получив договор в руки, имеет право создать запись о приеме на работу и оплатить работу по Акту.

Результат:

В результате мы получили новый функционал по учету гражданско-правовых договоров: появилась возможность указания этапов работ по договору. В документах «Акт по ГПД» теперь можно подбирать этапы по договору, указывая отработанное время, нажав кнопку «Подбор по этапам».

Сегодня вся информация для ГПД вводится на 27 кафедрах вуза, там же формируются, распечатываются и утверждаются договора, отчет о выполненных работах, акты приемки выполненных работ и распоряжение для бухгалтерии. Время же расчетчика на верификацию и оплату по договору сократилось в 2 раза.