Автоматизация учета по темам НИОКР в Филиале БНТУ «Научно-исследовательский политехнический институт»

Филиал БНТУ «Научно-исследовательский политехнический институт» является крупнейшим научно-исследовательским подразделением в системе Министерства образования Республики Беларусь.

Структура Института: 30 научно-исследовательских центров и лабораторий;  5 органов по сертификации продукции, услуг и систем менеджмента;  8 аккредитованных испытательных  лабораторий; 1 аккредитованная калибровочная лаборатория; 18 студенческих научно-исследовательских подразделений (лабораторий, бюро, центров).

Органы по сертификации, испытательные и калибровочная лаборатории аккредитованы в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь и аттестованы на проведение оценки соответствия по 57 видам экономической деятельности и испытаний 358 объектов, среди которых строительные, дорожно-строительные и гидроизоляционные материалы и изделия, транспортные средства и их компоненты и др.

 

Как мы пришли к автоматизации:

Институт осуществляет организацию, координацию и выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и инновационных работ (НИОКТР) по актуальным проблемам науки, техники и производства. Работы выполняются более чем по 20 научным направлениям. Количество научных тем, по которым ведутся работы, составляет более 4 000 в год. Соответственно, встал вопрос о необходимости автоматизации учета работ по темам, в том числе распределение накладных расходов и расчет налогов. За помощью мы обратились к компании "Интеллектуальные системы", разработчику 1С.

 

Как все происходило:

Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания на проектирование системы, разработка функционального модуля «Учет по темам НИОКР» на базе платформы 1С, настройка программного обеспечения, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.

Модуль «Учет по темам НИОКР» состоит из следующих функциональных блоков:

1. Заполнение справочника «Темы», регистров сведений «Подразделения НИОКР», «Счета – база распределения НР», «Взаимосвязь ЭКР с объектами». В справочнике «Темы» помимо обязательного заполнения реквизитов «Наименование», «Период», «Источник финансирования», «Подразделение», «Заказчик», «Руководитель», необходимо заполнить реквизиты: «Счет расходов», «Счет учета выручки» и «% накладных расходов». Из справочника можно сформировать отчет: «Лицевой счет темы».  В регистре сведений «Взаимосвязь ЭКР с объектами» необходимо задать нужные статьи для «Сметы НИОКР». В регистре сведений «Подразделения НИОКР» - добавить подразделения организации, которые участвуют в создании НИОКР и счет расходов к распределению. В регистре «Счета - база распределения НР» - внести счета, относительно которых будут распределяться накладные расходы.

2. Внесение плановых показателей по теме.  Внесение плановых показателей осуществляется в документе «Ввод и корректировка смет». Далее данные используются в отчете «Лицевой счет темы», при печати калькуляций расходов по теме. В документе имеется шаблон для состава статей по НИОКР, наиболее часто используемых в калькуляциях. В случае необходимости можно самостоятельно создать формулы для расчета на вкладке: «Выражения для расчетов».

   

Документ формирует следующие печатные формы:

           

  

3. Внесение поступивших по теме денежных средств.  Поступившие на счет денежные средства вносятся в документе «Поступление на счет». Для данного документа имеются предопределенные операции: «Оплата по НИОКР» и «Оплата по НИОКР в валюте».

4. Внесение прямых фактических затрат по теме. Прямые затраты по темам представляют собой затраты на заработную плату, использованное оборудование и материалы, полученные услуги. Данные расходы вносятся документами по списанию материальных запасов («Списание материалов», «Списание ОП в СОС», «Списание ОС и НМА», «Универсальное списание»), документами по начислению заработной платы («Ввод МО 5»), документами по оказанным услугам («Услуги сторонних организаций»).

5. Распределение накладных расходов по темам.   Для распределения накладных расходов по темам используется документ «Распределение накладных расходов по темам». В документе необходимо выбрать операцию «Распределение по таблице «Распределение накладных расходов (с учетом тем)».

6. Выставление акта по теме.  Для формирования проводок по выставленным актам выполненных работ по темам НИОКР используется документ «Оказание услуг».

7. Расчет налогов по НИОКР из выручки. Для расчета налогов из выручки используется документ «Расчет налогов НИОКР». Документ формируется в конце месяца по выставленным в текущем месяце документам «Оказание услуг» по темам. В табличную часть документа заполняются строки по всем темам, по которым были выставлены акты, либо были проведены перерасчеты. Необходимо выбрать операцию документа «Расчет налогов НИОКР», чтобы были сформированы и проводки по НДС и движения по регистру «Налоги НИОКР».

8. Закрытие темы. Для расчета финансового результата по теме формируется документ «Расчет финансового результата НИОКР» с операцией «Закрытие НИОКР». В табличной части вкладки «Затраты» заполняются все фактические затраты по теме, в табличной части – «Выручка» рассчитывается финансовый результат по теме - как разность между выручкой по теме (сумма выставленного акта) и суммой фактических расходов (итого по табличной части «Затраты») и НДС (движения по регистру «Налоги НИОКР») по теме. В табличной части вкладки «Фонды» формируются строки по распределению прибыли на фонды.

9. Формирование отчетности. В модуле «Учет по темам НИОКР» реализовано 7 отчетов:

 

Результат:   

Результат проекта автоматизации учета по темам НИОКР - повышение эффективности и скорости обработки информации между бизнес-процессами. Пошаговая система 1С позволяет грамотно наладить регламентированную систему работы между отделами. У каждого пользователя настроен свой интерфейс и набор прав. Важным достижением стало то, что теперь все пользователи финансово-экономического управления работают в единой базе, и нет необходимости в промежуточной сверке данных между исполнителями при формировании сводных отчетов, что позволяет своевременно предоставить информацию руководству для принятия управленческих решений.

Простыми действиями в 1С выполняется сложный расчет!