Автоматизация учета взаиморасчетов со студентами в Академии искусств

УО "Белорусская государственная академия  искусств" - ведущий центр подготовки молодых творческих кадров театра, кино и телевидения, изобразительных искусств и дизайна. Академия искусств определяет тенденции развития национального искусства Беларуси, стимулирует динамику творческой жизни страны. Деятельность Академии способствует расширению и углублению международного культурного сотрудничества Республики Беларусь, развитию актуальных аспектов международных отношений.

Сегодня в структуру Академии входят 5 факультетов: театральный, художественный, дизайна и декоративно-прикладного искусства, экранных искусств, повышения квалификации и переподготовки кадров. На них учатся более 1 000 студентов – как граждане Беларуси, так и граждане других стран.

Как мы пришли к автоматизации:

Программный продукт, который использовался в Академии для автоматизации учета взаиморасчетов со студентами по договорам на оказание платных образовательных услуг, являлся неудобным для использования и не справлялся с поставленными задачами. На ввод первичной информации по студентам уходило до 3 рабочих дней, приходилось дублировать информацию в разных информационных базах данных, на создание и формирование договора на оказание платных услуг уходило до 1 часа на каждого студента.

Встал вопрос о внедрении современного программного обеспечения, за помощью мы обратились к разработчикам 1С.

Как все происходило:

Переведены на 1С участки по взаиморасчетам со студентами всех форм обучения (за счет средств бюджета, на платной основе). Произведены все необходимые мероприятия по настройке программного обеспечения и обучению пользователей работе с ним. Созданы макеты печати договоров на оказание платных образовательных услуг – более 5 видов документов. Настроен механизм по вводу информации по абитуриентам во время приемной кампании, создается более 300 записей в документе по вводу студентов. 

Результат:

Ежемесячно обрабатывается более 500 платежей от физических лиц, интегрировано взаимодействие с автоматизированной информационной системой единого расчетного и информационного пространства (АИС ЕРИП).

В 3 раза сократилось время на первичный ввод данных о студентах, благодаря настраиваемому механизму массового зачисления и перевода студентов и исключению дублирования информации.

В считанные минуты можно получать информацию о задолженности по оплате обязательств по договорам и автоматически рассчитанной пене.