Национальный академический драматический театр имени М. Горького — является одним из центров театрального искусства, национальным достоянием Республики Беларусь.

Репертуар театра сегодня включает 30 спектаклей, среди которых постановки белорусской, русской и мировой классики, а также современных зарубежных и отечественных авторов. Театр ведет активную гастрольную деятельность по странам ближнего и дальнего зарубежья.

Творческий коллектив драмтеатра насчитывает более 50 человек.

Как мы пришли к автоматизации:

Для осуществления своей деятельности театру постоянно необходимо закупать расходные материалы для обслуживания сцены, костюмов, реквизита и пр. В основном закупки представляют собой множество небольших по габаритам предметов, информация о которых собирается у материально ответственных лиц, среди которых много творческих людей.

Далее каждому предмету надо вручную определить код в соответствии c Общегосударственным классификатором Республики Беларусь, в котором содержится порядка 18 000 наименований.

Все закупки по кодам сгруппировать в План закупок и выгрузить на государственную электронную площадку.

Сама же закупка сопровождается оформлением от 15 до 19 видов документов в зависимости от вида процедуры закупки, количества лотов, участников. Особое внимание надо обращать на коды, т.к. от них зависит выбор вида процедуры закупки. Случается проводить повторные закупки, тогда все документы надо перепечатывать.

По каждому коду списки потенциальных участников мы составляли вручную, также как и «черные списки», в которых оказывались недобросовестные поставщики. Но больше всего времени уходило на отслеживание сроков и состояния процедур: объявлена, открытие предложений, рассмотрение предложений, извещения участников о выборе победителя, обжалование решения, заключение договора, актуализация данных по Плану закупки на государственной площадке.

За закупки в театре отвечает один юрист, который уже не справлялся с возросшим объемом документооборота. За автоматизацией государственных закупок мы обратились к разработчику 1С.

Как все происходило:

Разработчики 1С помогли нам загрузить наш план закупок в программу. Разработали форму сбора заявки, и теперь при формировании плана по соответствующему коду в форме побора видны все заявки. Сделали автоматическую проверку выбранного вида процедуры в соответствии с кодом ОКРБ. Загрузили в программу реестр производителей, опубликованный на государственной площадке, со всеми представленными там реквизитами. Тем мы оперативно получаем список потенциальных участников, указав только код предмета закупки. И самое главное, все печатные формы всех видов документов в программе представлены в виде шаблонов, в которые юрист внес индивидуальные правки без дополнительной оплаты разработчику.

Результат:

Время на подготовку всех документов по одной процедуре закупки сократилось в 4 раза. Проведение повторной процедуры превратилось в нажатие нескольких кнопок «скопировать», «записать» и «распечатать», теперь не надо менять даты во всех шаблонах, переписывать составы комиссий и т.д. Появилась единая база данных, где собрана вся информация по закупкам, и можно оперативно получить доступ к необходимой аналитике.