Мы в 3 раза сократили время на формирование пакета документов по процедуре закупки!

Государственного учреждения «Специализированная детско-юношеская школа олимпийского резерва по спортивной гимнастике и акробатике главного управления спорта и туризма Мингорисполкома» — является одной из значимых детско-юношеских школ олимпийского резерва г.Минска. Культивируемые виды спорта организации: гимнастика спортивная, акробатика спортивная, прыжки на акробатической дорожке. Воспитанники детско-юношеской школы неоднократно становились призерами чемпионата мира и Европы, участниками и призерами Олимпийских игр по спортивной гимнастике.

Как мы пришли к автоматизации:

Для осуществления своей деятельности необходимо на постоянной основе закупать спортивное оборудование, спортивный инвентарь и расходные материалы. Процедура закупки выполнялась вручную, составлялось около 16 видов документов. Также каждому предмету приходилось вручную определять код в соответствии c Общегосударственным классификатором Республики Беларусь, в котором содержится порядка 18 000 наименований. Много рабочего времени уходило на составление списков потенциальных участников, отслеживание сроков и состояния процедур: объявлена, открытие предложений, рассмотрение предложений, извещения участников о выборе победителя, обжалование решения, заключение договора, актуализация данных по Плану закупки на государственной площадке.

Отсутствовала возможность оперативно предоставить всю информацию руководителю. Принято решение автоматизировать данный участок работы. За помощью мы обратились к разработчику 1С.

Как все происходило:

По нашему первому требованию - в программное обеспечение по госзакупкам  было загружено более 500 контрагентов, с соответствующей информацией по договорам и остаткам по договорам из программы по бухгалтерскому учету. На данный момент - реализована автоматическая проверка выбранного вида процедуры в соответствии с кодом ОКРБ, автоматическое формирование отчетов, импорта Плана закупок на портал ICETRADE, упростился процесс подготовки документов для проведения процедуры закупки.

Результат:

В результате время на подготовку и обработку всех документов сократилось в 3 раза по выбранной процедуре, за считанные секунды можно получить любую информацию по проведенным процедурам закупки и предоставить отчет руководителю. При нажатии одной кнопки можно выполнить импорт Плана закупок на портал ICETRADE.

В программе удобный интерфейс, легко ориентироваться в документах, можно самостоятельно настроить любую печатную форму, без помощи разработчика.