5 критериев, как выбрать программу для автоматизации кадрового учёта

Цифровое развитие экономики и предприятий в приоритете белорусской государственной политики. В этой статье расскажем, как выбрать программу кадрового учёта для вашего предприятия.

Перед выбором конкретного программного продукта определите, нужна ли масштабная автоматизация для вашей организации.

Каким предприятиям советуем автоматизировать кадровый учёт:

Каким предприятиям и почему не нужна автоматизация:

Зачем выбирают программу для автоматизации кадрового учёта:

• экономия времени за счёт автоматизации повседневных процессов и отсутствия необходимости дублировать информацию
• соответствие законодательству — современные программы обновляются с учётом актуальных изменений трудового законодательства
• удобство хранения документов — кадровая программа переводит рутинные операции в электронный вид и обеспечивает цифровое хранение
• быстрое формирование отчётов, особенно обязательных по законодательным требованиям
• защита информации и персональных данных — современные системы содержат функционал безопасности и контроля доступа

Самые важные критерии, как выбрать программу для кадрового учёта

1) Нужный функционал: ПО для кадрового учёта сокращает рутинные операции и переводит в цифровой вид

При внедрении цифровизации на вашем предприятии и выборе программы для автоматизации руководителям и специалистам важно решить, какие операции будут переведены в цифровой формат. Правильно выбранная и настроенная программа для кадрового учёта поможет сократить рутинные действия работников кадровой службы.

Например, в программе «ИС:Кадры 8» на платформе 1С автоматизированы рутинные операции специалистов по кадрам:

• все данные работника хранятся в единой системе и их может использовать отдел кадров и бухгалтерия — дублировать информацию не требуется;
• планирование отпусков заполняется в программе 1С «ИС:Кадры 8». ПО автоматически рассчитает количество дней и при предоставлении спишет отпускные дни, далее информация попадает в электронную карточку Т-2;
• формирование кадровых документов прямо из программы 1С: приказы, контракты, договоры, справки и др.;
• быстрая подготовка отчётов по кадрам — 1-т, 6-т (профессии), 12-т, ПУ-2, отчёты по вакансиям, форма №6 и др. Технически возможно сформировать любой отчёт, если внесены необходимые данные.

Важно: обращайте внимание — учтены ли в программе особенности вашей отрасли. В каждой сфере уникальные процессы и требования, влияющие на ведение кадрового учёта.

Например, для сферы здравоохранения обязательно:

1. сдавать дополнительные кадровые отчёты — отчёт «1-Медкадры»;
2. вести специальный учёт: работ сверх нормы, медицинских категорий по срокам действия, учёт доноров;
3. учитывать повышение квалификации медицинских работников.

В сфере образования по кадровому учёту нужно:

1. сдавать дополнительные отчёты — отчёт «Учёт профессорско-преподавательского состава (ППС)»;
2. вести специальный учёт: назначений по конкурсу, научных работ, учёных степеней;
3. учитывать аттестации и повышение квалификации сотрудников.

Для ведения кадрового учёта государственных служащих обязательно:

1. учёт государственных наград и участие в выборных органах;
2. присвоение классов;
3. проведение аттестаций;
4. подготовка дополнительных документов (например, справки-объективки).

Для крупных организаций, у которых в подчинении несколько юридических лиц, важно вести кадровый учёт работников конкретного юрлица.

В нашей системе 1С «ИС:Кадры 8» уже учтены особенности отраслей и настроены нужные функции. Заполните форму, и наши эксперты отправят детальный обзор функционала программы.

2) Необходимая отчётность и печатные формы

По требованиям законодательства работодателям — бюджетным организациям и бизнесу — необходимо своевременно сдавать отчёты по кадрам: отчёт 1-Т «О движении рабочей силы…», ПУ-2 «Сведения о приёме и увольнении», форма №6 — отчёт о численности забронированных военнообязанных.

Выбирайте кадровые программы, в которых такие отчёты формируются по нескольким кнопкам — это ускорит работу и снизит риск ошибок.

По законодательству Республики Беларусь работодатели обязательно ведут документы по кадрам:

→ приказы по личному составу — цифровизация с программой 1С «ИС:Кадры» позволяет формировать и печатать 47 видов приказов:

→ справка о месте работы и должности — формируется автоматически согласно форме Минтруда:

→ уведомление о продлении/заключении/расторжении контракта — можно загрузить собственный текст и печатать прямо из 1С.

→ характеристика по Декрету №5 — формируется автоматически по форме постановления Совмина.

Таким образом, автоматизация кадрового учёта в «ИС:Кадры 8» позволяет быстро формировать отчёты и документы, печатать из 1С или сохранять в удобном формате.

4) Безопасность и защита данных

В условиях цифровизации и автоматизации особенно актуальна защита информации и персональных данных. При выборе ПО для кадрового учёта обращайте внимание на наличие механизмов шифрования, резервного копирования и защиты доступа. Комплекс программ от ЗАО «Интеллектуальные системы» соответствует организационным и техническим мерам, предусмотренным белорусским законодательством для систем хранения информации и персональных данных. Подробнее читайте в экспертной статье.

5) Поддержка и обновления в соответствии с изменениями законодательства

Программа для кадрового учёта обязана соответствовать актуальным нормам законодательства. Например, наши разработчики выпускают обновлённую версию программы 1С «ИС:Кадры 8» каждые 2 недели. Это гарантирует вам и специалистам работу по актуальным требованиям нормативных актов.

От выбранного программного продукта зависит уровень цифрового развития компании и эффективность автоматизации кадрового учёта. Поэтому заранее сформулируйте требования к ПО и внимательно изучите предложенные решения.

Команда ЗАО «Интеллектуальные системы» как эксперт по цифровизации и автоматизации готова проконсультировать и помочь с выбором — звоните по телефонам:

+375 17 305-15-15
+375 29 68-68-275