Цифровизация крупной организации — опыт Центра по обеспечению деятельности бюджетных организаций

Цифровое развитие предполагает изменение многих процессов и подходов в организации. В этой статье расскажем подробнее об опыте цифровизации крупного предприятия — Центра по обеспечению деятельности бюджетных организаций.

Глобальные цели цифровизации для Центра заключались в создании единой системы, где совместно работали бы несколько подразделений, и переводе рутинных операций в автоматический режим. Это, в свою очередь, позволило высвободить ресурсы и внимание специалистов, а также повысило качество их работы.

Для Управляющих Центров и Главных бухгалтеров цифровизация учёта позволяет:

— организовать работу нескольких подразделений и юридических лиц в единой системе

Есть ряд особенностей в работе такого крупного предприятия, как Центр по обеспечению деятельности. Центр обслуживает более 80 юридических лиц, поэтому важно, чтобы была возможность вести учёт в единой системе

— соблюдать защиту информации через специальные процедуры логирования, разграничения прав доступа, историю сеансов

— формировать отчёты и документы прямо из комплекса программ «ИС:Управление бюджетным учреждением 8». Бухгалтеры Центра ведут учёт в нашей программе, главный бухгалтер формирует Баланс автоматически — подробнее смотрите в коротком видео:




Для бюджетных организаций важно составлять и печатать разные формы отчётности. Например, Форму 2 «Отчёт об исполнении бюджетной сметы» и Форму 4 «Отчёт об исполнении сметы доходов и расходов средств от приносящей доходы деятельности бюджетной организации». Эти отчёты утверждены Министерством финансов Республики Беларусь и предназначены для детализации данных о бюджетных и внебюджетных средствах, кассовых и фактических расходах организации. Смотрите в коротком видео, как формируются Форма 2 и Форма 4 в наших программах:




Цифровизация учёта автоматизирует рутинные операции. Например,
выгрузка балансовой отчётности в ГРС экономит много времени, исключается ручной набор таких форм и, как следствие, исключаются ошибки, которые вызваны человеческим фактором:



Для бухгалтеров по участкам и по расчёту заработной платы цифровизация учёта позволяет:

— упростить стандартные операции. Например, в программе «ИС:Зарплата 8» на платформе 1С без больших затрат времени можно увидеть подоходный налог по 201 статье, только введя больничный лист в программу. Надбавка, рассчитанная по 626 параграфу, при начислении отпускных и среднедневного настроена так, что сама «распределяется» на основной параграф.

— автоматически распределять в соответствующих процентах профсоюзные взносы, если необходимы перечисления в областные и районные организации

— быстро формировать отчёты. Часть из них тесно связаны между собой, например, отчёт 4-Фонд, сведения ПУ-3 и Пояснительная записка. При этом к Пояснительной записке бухгалтеры по расчёту зарплаты могут сформировать Аналитическую записку, развернув строку 9 по аналитике и видах начисления.

— подавать необходимые сведения в формате json и выгружать информацию на порталы ФСЗН и ИМНС. Например, с начала 2024 года по требованиям законодательства нужно подавать сведения ПУ-3 в новом формате json — в комплексе программ «ИС:Управление бюджетным учреждением 8» это формируется автоматически:




Для специалистов по кадрам цифровизация учёта позволяет:

— вести кадровый учёт по каждому юридическому лицу, которое входит в состав Центра по обеспечению деятельности бюджетной организации

— вносить информацию о работнике один раз: это исключает дублирование информации

— быстро создавать и утверждать график отпусков в программе «ИС:УБУ 8. Кадры». Программа автоматически подсчитывает количество дней отпуска и их остатки.

— формировать отчёты и нужные списки:

В программе «ИС:УБУ 8. Кадры» специалисты по кадрам автоматически формируют статистические отчёты: 1т-кадры, 12-т, отчёт о свободных вакансиях, отчёты по воинскому учёту и другие. Отчёт 12т в 1С от Интеллектуальных систем формируется быстро и сразу содержит кадровую и бухгалтерскую информацию.

— распечатывать документы и справки прямо из программы 1С
после настройки печатных форм специалисты по кадрам автоматически формируют приказы, контракты, трудовые договоры в 1С и могут распечатать их прямо из программы.

Цифровизация учёта обеспечивает работу нескольких подразделений и их взаимосвязь в единой системе. Например, специалист по кадрам внёс информацию об отпуске работника, сформировал приказ об отпуске, а бухгалтер по расчёту заработной платы видит эту информацию в программе и оперативно рассчитывает начисления. Смотрите конкретный пример в коротком видео:



Смотрите полное видео и мнение сотрудников ГУ «Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций Рогачёвского района»:



В общем, цифровизация с 1С как личный помощник, который всегда на страже порядка и экспертности.

Звоните, чтобы узнать подробности автоматизации:
+375 17 305-15-15
+375 29 68-68-275