Цифровизация: новый способ проведения инвентаризации

Указ Президента Республики Беларусь №381 от 29.11.2023 г. «О цифровом развитии» закрепляет становление процесса цифровизации белорусской экономики и отдельных её отраслей. В этой статье подробнее расскажем:
→ что такое цифровизация и автоматизация
→ чем цифровизация поможет руководителям и специалистам
→ как внедрить цифровые технологии на примере конкретной процедуры — инвентаризации

Что такое цифровизация:

Цифровизация — это улучшение бизнес-процессов экономики и социальных сфер, которое основано на:
→ увеличении скорости взаимообмена,
→ доступности и защищённости информации,
→ возрастании роли автоматизации как базы цифровизации.

Автоматизация основывается на внедрении ИКТ — информационно-коммуникационных технологий. Проще говоря, ручной бумажный труд заменяется полностью или частично цифровыми технологиями, программами, приложениями, сервисами. Это повышает эффективность сфер экономики и отдельных предприятий.

Чем цифровизация поможет руководителям и специалистам

Руководители и главные бухгалтеры с внедрением цифровизации:

1) организуют процесс в одной системе, когда сотрудники один раз вносят информацию, а затем формируют необходимые документы и выполняют работу в единой цифровой среде


2) быстрее получают отчёты и документы, так как нужные исходные сведения уже внесены в программы и данные легко можно подобрать и отфильтровать


3) следуют принципам защиты персональных данных за счёт дополнительных технологий по безопасности: логирование, разграничение прав, шифрование данных


4) минимизируют случайные ошибки и неточности, связанные с человеческой невнимательностью


Всё это сокращает время на проведение рутинных операций, увеличивает производительность труда, тем самым оптимизируя бюджеты.

Для рядовых специалистов цифровизация и автоматизация позволяют:

1) ускорить проведение рутинных и повторяющихся операций: при грамотном внедрении it-продуктов многие процедуры проводятся в автоматическом режиме

2) упростить рабочие процессы, например, предоставление отчётности и других документов, чтобы сотрудники сосредоточились на более важных и творческих задачах

3) уменьшить вероятность ошибок, так как снижаются случайные неточности и погрешности

Цифровое развитие открывает новые возможности роста и обучения для специалистов.

Основой цифровизации является развитие информационных технологий и оценка перспективного опыта автоматизации. C 2022 года в Республике Беларусь проводится Республиканский конкурс «Лидеры цифровой экономики». Его миссия — выявить белорусские передовые компании, продукты и решения в области цифровизации отраслей и отдельных предприятий.

Компания «Интеллектуальные системы» приняла участие в конкурсе «Лидеры цифровой экономики-2024» с проектом инвентаризации с помощью RFID-меток. Экспертное жюри рассмотрело описание проекта, оценило преимущества нового способа инвентаризации. Как итог, отметило кейс Дипломом третьей степени — победителем в номинации «Реализованный проект года по цифровой трансформации процессов организации, предприятия».


Заместитель директора по развитию презентовала RFID-инвентаризацию в деловой части конференции «Цифровая трансформация предприятий и отраслей в Республике Беларусь»:


Как внедрить цифровые технологии на примере инвентаризации

Инвентаризация — одна из важных и сложных процедур учёта. Наш проект «Инвентаризация с помощью RFID-меток» — это современное цифровое решение, которое значительно оптимизирует процесс инвентаризации ОС и ТМЦ.

RFID-инвентаризация предполагает использование специальных самоклеющихся меток со встроенным чипом — идентификатором. Каждая RFID-метка закрепляется за конкретным ОС или ТМЦ и сохраняет информацию о нём в закодированном виде.

Далее каждая RFID-метка передаёт данные об ОС и ТМЦ на отдельное оборудование — считыватель. Это позволяет проводить инвентаризацию значительно быстрее, чем традиционные методы.



Преимущества RFID-инвентаризации:

1) автоматизация процедуры инвентаризации, что позволяет:
→ минимизировать ручной труд бухгалтеров и складских работников
→ оптимизировать человеческие ресурсы и время на проведение инвентаризации
→ хранить и анализировать всю информацию о движении активов в одной системе

2) быстрое получение отчётов и ведомостей

3) уменьшение ошибок и неточностей

Практический пример цифровизации инвентаризации в Республике Беларусь

Этапы внедрения RFID-инвентаризации:

Наши специалисты совместно с сотрудниками Клиента — крупного бюджетного учреждения Республики Беларусь:

1) ознакомились с новыми RFID-технологиями на конкретном одном предмете и показали вживую, как будут работать технологии
2) сформировали технические требования к RFID-оборудованию и оформили заказ
3) программисты ЗАО «Интеллектуальные системы» разработали специальную настройку интеграции, чтобы стала доступной функция RFID-инвентаризации. В том числе IT-департамент доработал ПО под индивидуальные требования по печати и выводу документов.
4) осуществляли внедрение и обучение, когда был подготовлен один кабинет и на его ТМЦ проведена RFID-инвентаризация

Далее в рамках договора абонентского обслуживания по тарифу предусмотрены обновление и консультации.

Что необходимо для цифровизации инвентаризации:

→ Программа «ИС:Управление бюджетным учреждением 8. Бухгалтерия» от ЗАО «Интеллектуальные системы» с настройкой интеграции.
Это важно, так как у разных разработчиков 1С разные функции программ. ЗАО «Интеллектуальные системы» — первые франчайзи 1С, которые уже разработали и настроили необходимую интеграцию с оборудованием и ПО на нём.

→ RFID-оборудование
терминал сбора данных с RFID-считывателем и программой DM.Invent. Модуль RFID для DM.Invent помогает проводить инвентаризацию на расстоянии путём считывания радиочастотных меток с основных средств и ТМЦ. Специальное ПО DM.Invent позволяет вести учёт имущества в разрезе МОЛ и мест расположения объектов.

→ RFID-метки разных размеров и моделей

→ внедрение всего комплекса оборудования и ПО, обеспечение «бесшовной» передачи информации между узлами автоматизации

→ обучение пользователей работе в ПО и с оборудованием, а также последующая поддержка пользователей и консультирование, в случае возникающих вопросов.



Эффект от цифровизации инвентаризации у Клиента:

— снижение времени на проведение инвентаризации в 2 и более раз: до 1 минуты на кабинет с 30-40 объектами
— повышение производительности и эффективности труда
— мгновенное получение актуальной информации о техническом состоянии и фактическом наличии объектов инвентаризации — ТМЦ и ОС
— перепроверка некоторых объектов по фото, которые можно сделать и загрузить на этапе ввода данных по ТМЦ
— повышение точности результатов инвентаризации
— возможность быстро провести инвентаризацию вне плана и при смене МОЛа


RFID-инвентаризация — это прогрессивное прикладное решение, которое поможет руководителям и бухгалтерам оптимизировать затраты через автоматизацию. Клуб финансовых директоров Club CFO — проект по развитию профессиональных и управленческих навыков финансовых директоров и менеджеров — пригласил представителей ЗАО «Интеллектуальные системы» для презентации инвентаризации с помощью RFID-меток.



В заключении...

Цифровизация и автоматизация — это не просто тренд, а реальный инструмент повышения эффективности для бизнеса и специалистов. Применяя передовые it-технологии, вы улучшаете не только процессы своей организации, но и вносите вклад в развитие всей отрасли.

Давайте двигаться вперёд вместе с нами — с Интеллектуальными системами!

Звоните нам и мы поможем подобрать решение для цифровизации:
+375 17 305 15 15
+375 29 68 68 275



Полезные статьи:
→ защита персональных данных в 1С
→ замена кассового оборудования: новые требования