Перенос данных любой организации, из любого программного обеспечения как Проект

Автор: Наталья Владиславовна ОБРЯДИНА, руководитель проекта

 

В этой статье я поделюсь какими механизмами управления можно пользоваться для скорейшего достижения результата, если ваша цель – «Перенос данных». В статье использованы вопросы обучения декабря 2019 года, но так как и на сегодня существуют определенные запросы на информацию о переносах данных, принято решение актуализировать информацию в статье.

Вы узнали, что вам предстоит перенос данных, так получилось, что организация, с которой вы планируете работать, – не хочет или не может вносить данные вручную, так как этих данных огромное количество. И для того, чтобы как можно скорее произвести старт в нашем новом ПО, вас попросили перенести данные. Или эту статью читают сотрудники организации, в которой необходим перенос данных, и они хотят узнать о возможностях нашей компании.

В нашей компании существует документ - «Регламент переноса данных». Он регулирует отношения между нашей компанией и организацией, которой необходимо сделать перенос данных, описывает возможности нашей компании при переносах данных, оговаривает минимум переносимой информации без дополнительной платы.

В этой статье я постараюсь описать наш максимум.

Итак, мы узнали, что у нас с вами намечается перенос данных!

Необходимо определить КАКОЙ это перенос:

Данные КАКИХ участков, из КАКИХ модулей, из КАКОГО ПО необходимо перенести, и лишь затем выбрать инструменты, с помощью которых этот перенос возможен.

КАКИЕ модули и КАКОЕ ПО.

«Наш ДОС», или Программное обеспечение, написанное в среде «FoxPro», компания-разработчик ЗАО "Интеллектуальные системы".

Наша компания делает полную загрузку остатков на выбранную дату по таким участкам модуля «ИС:Бюджет. Бухгалтерия (FoxPro)», как: «Основные средства», «Отдельные предметы в составе оборотных средств», «Материалы», «Продукты питания», «Родительская плата», справочники «Подразделения», «МОЛы», «Номенклатура», «ОС», «сведения по ДМ», справочник «Дети», «Категории довольствующихся». После переноса данных и сверки остатков – организация может сразу приступать к работе.

Есть также возможность перенести данные учащихся из модуля ««ИС:Бюджет. Стипендия (FoxPro)»» и приступать к работе.

Наша компания создала мощный сервис по загрузке данных по заработной плате из модуля «ИС:Бюджет. Зарплата и кадры (FoxPro)». Переносим: справочник «Физические лица» - сведения о карт-счетах, паспортные данные, вычеты для подоходного налога, сведения о пособиях, сведения о размерах заработной платы для расчета отпусков за 12 месяцев и листов нетрудоспособности за 6 месяцев, сведения ПУ3, ПУ6, сведения о стажах ПУ3, ПУ6 как с начала года, так и за 12 месяцев, сведения о пропусках за 12 месяцев. В процессе создаем документы «Прием на работу» с подбором должности сотрудника и установкой всех налогов и отчислений, устанавливаем таблицу стажа и переносим размеры стажа сотрудника на дату переноса. Для последующей работы – необходимо создать документ «Штатное расписание», и, сделав подбор вакансий по документу «Штатное расписание», остается лишь назначить ставку сотруднику и приступить к работе.

«Наша 7.7», или Программное обеспечение, написанное на платформе «1С 7.7», компания-разработчик ЗАО "Интеллектуальные системы".

Наша компания делает полную загрузку остатков на выбранную дату по таким участкам модуля «ИС:Бюджет 7.7. Бухгалтерия», как: «Основные средства», «Отдельные предметы в составе оборотных средств», «Материалы», «Продукты питания», «Родительская плата», «Денежные документы и БСО», «ДГО», справочники «Подразделения», «МОЛы», «Номенклатура», «ОС», «Контрагенты», «Договора», «Расчетные счета», «сведения по ДМ», справочники «Дети», «Категории довольствующихся», «Услуги охраны». В процессе возможно также перенести остатки по всем счетам «Главной книги». И после сверки остатков - можно сразу приступать к работе.

Также есть замечательная возможность перенести данные по заработной плате из модуля «ИС:Бюджет 7.7. Зарплата и кадры». Переносим, тот же максимум, что из модуля «ИС:Бюджет. Зарплата и кадры (FoxPro)»: справочник «Физические лица» - сведения о карт-счетах, паспортные данные, вычеты для подоходного налога, сведения о пособиях, сведения о размерах заработной платы для расчета отпусков за 12 месяцев и листов нетрудоспособности за 6 месяцев, сведения ПУ3, ПУ6, сведения о стажах ПУ3, ПУ6 с начала года, сведения о пропусках за 12 месяцев. Создаем документы «Приём на работу» с подбором должности и установкой всех налогов и отчислений, устанавливаем таблицу стажа и переносим размеры стажа сотрудника. Для последующей работы – необходимо создать документ «Штатное расписание», и, сделав подбор вакансий по документу «Штатное расписание», остается лишь назначить ставку сотруднику и также преступить к работе.

«Наша 8.3», или Программное обеспечение, написанное на платформе «1С 8.3», компания-разработчик ЗАО "Интеллектуальные системы".

Наша компания делает полную загрузку остатков на выбранную дату по таким участкам модуля «ИС:Управление бюджетным учреждением 8», как: «Основные средства», «Отдельные предметы в составе оборотных средств», «Материалы», «Продукты питания», «Денежные документы и БСО», справочники «Подразделения», «МОЛы», «Номенклатура», «ОС», «Контрагенты», «Договора», «Расчетные счета», «сведения по ДМ». На дату написание статьи возможен перенос остатков практически по всем счетам «Главной книги». И после сверки остатков - можно также сразу приступать к работе.

Также есть великолепная возможность перенести данные по заработной плате из модуля «ИС:Управление бюджетным учреждением 8». Переносим, тот же максимум, что из модулей «ИС:Бюджет. Зарплата и кадры (FoxPro)» и «ИС:Бюджет 7.7. Зарплата и кадры»: справочник «Физические лица», сведения о карт-счетах, паспортные данные, вычеты для подоходного налога, сведения о пособиях, сведения о размерах заработной платы для расчета отпусков за 12 месяцев и листов нетрудоспособности за 6 месяцев, сведения ПУ3, ПУ6, сведения о стажах ПУ3, ПУ6 с начала года, сведения о пропусках за 12 месяцев. Создаем документы «Прием на работу» с подбором должности и установкой всех налогов и отчислений, устанавливаем таблицу стажа и переносим размеры стажа сотрудника. Для последующей работы – необходимо создать документ «Штатное расписание», и, сделав подбор вакансий по документу «Штатное расписание», назначить ставку сотруднику и также преступить к работе.

«Чужое» ПО.

Есть несколько возможностей КАК могут быть загружены данные из стороннего программного обеспечения сотрудниками нашей компании. Можно предоставить организации, желающей перенести данные, описание форматов файлов, которые возможны для загрузки нашими обработками, и образцы этих файлов - чтобы организация подготовила данные для переноса в указанных форматах. Это самый удачный вариант для нас, и почему-то самый сложный для организации. Очень небольшое количество клиентов выбирают этот вариант.

Также организация может предоставить нам свои данные и свое программное обеспечение в виде папок с файлами для анализа имеющихся возможностей переноса. Это самый трудоемкий вариант для нас, т. к. тратится огромное количество времени нашими сотрудников на анализ «чужого» ПО, и почему-то самый предпочитаемый для организации.

Но один из самых удачных и востребованных вариантов переноса на сегодня, и после общения клиент с радостью соглашается с ним, – перенос данных из отчетов, которые предоставляет организация. И здесь лидирует вариант, когда отчеты предоставлены организацией в формате приложения Microsoft Excel. Файлы с данными должны содержать лишь «плоские», не иерархические таблицы. Структура таких файлов должна иметь один лист, первая строка – должна содержать заголовок. Наименование каждого из столбцов должно быть понятно пользователю, делающего загрузку. Со второй строки и далее – должны быть расположены данные.

На время написания статьи наша компания реализовала возможности и написаны обработки переноса по загрузке  в модуль «ИС:Управление бюджетным учреждением 8» остатков по таким участкам, как: «Основные средства», «Отдельные предметы в составе оборотных средств», «Материалы», «Продукты питания», в частности справочники «Подразделения», «МОЛы», «ИФ», «Номенклатура», «ОС», «сведения по ДМ».  Необходимо предоставить ведомости остатков по счетам ТМЦ, ведомости амортизации ОС, инвентаризационные описи по ДМ в формате приложения Microsoft Excel, и после некоторых преобразований, данные могут быть загружены. И после сверки остатков - можно также сразу приступать к работе.

Также есть уникальная возможность перенести данные по заработной плате и кадровому учету в модуль «ИС:Управление бюджетным учреждением 8» из отчетов, предоставленных в формате приложения Microsoft Excel.

Для переноса необходимы «Списки в банк на зачисление заработной платы» в формате «*.txt», пачки персонифицированного учета формата «ПУ3», ведомости «Штатное расписание» или «Тарификационный список», другие отчеты с необходимой информацией в формате приложения Microsoft Excel.

Данные по заработной плате, которые могут быть загружены на момент написания статьи с помощью обработок переноса: Подразделение, Должность, ФИО, Тарифный разряд, Количество ставок, Тарифный коэффициент, Стаж, Дата стажа, Образование, Квалификационная категория, Номер приказа и дата присвоения квалификационной категории, Дата рождения, Дата приема в организацию, Адрес, Телефон, Паспортные данные – номер, когда и кем выдан паспорт, срок его действия, Вид занятости, Дата начала и окончания договора, Вид договора, Категория ПУ3, Табельный номер, Страховой номер, Лицевой счет в формате IBAN, Банк-получатель зачислений заработной платы, Пол сотрудника, График работы, Семейное положение.

Кадровые данные, которые могут быть загружены на момент написания статьи с помощью обработок переноса: Образование – вид образования, форма обучения, учебное заведение, документ и дата выдачи документа, специальность, квалификация, признак «Молодой специалист», Ученая степень и дата присвоения, Ученое звание и дата присвоения, Медосмотры – даты и результаты, Воинский учет - группа учета, состав, звание, годность, военкомат, Награды.

Также, как и в описанных выше переносах, мы создаем документы «Прием на работу» с подбором должности и установкой всех налогов и отчислений, устанавливаем таблицу стажа и переносим размеры стажа сотрудника (если была предоставлена такая информация), переносим описанные выше данные, возможные для загрузки. Можно также подгрузить сведения о заработной плате для расчета отпусков и листов нетрудоспособности из «Пачек формата ПУ3». Для последующей работы – остается проверить документы «Прием на работу», создать документ «Штатное расписание», и, сделав подбор вакансий по документу «Штатное расписание», назначить ставку сотруднику и также можно преступить к работе.

А мы – продолжаем! «Дорожная карта» или «Схема» переноса данных.

Мы определили КАКОЙ это перенос: перенос КАКИХ участков, из КАКИХ модулей, из КАКОГО ПО, подобрали инструменты, с помощью которых этот перенос возможен. И сейчас нам необходимо ознакомить с документом «Регламент переноса данных» нашего клиента – что мы сможем перенести без дополнительной оплаты, а за перенос каких данных, вернее за время, потраченное сотрудником на перенос этих данных, клиенту придется заплатить. Оформить файлы «Заявка на перенос данных» и «Чек-лист к заявке на перенос данных», согласовать и подписать у клиента.

В «ИСБ» (наша CRM система) необходимо создать Вопрос. «Прикрепить» к вопросу «Заявку на перенос данных» и «Чек- лист к заявке на перенос данных». В теме желательно написать какой это перенос, каких участков и его дату, дата переноса – должна быть согласована с клиентом.

Затем необходимо забрать данные для переноса, базу (архив «УБУ»). Уточнить у клиента, точнее у ответственного за перенос со стороны клиента, с какими модулями уже работают в базе «УБУ».

Уточнить - как необходимо и как возможно сделать перенос: в «пустую базу» – организация только начинает работать, в «работающую базу» – организация уже работает с какими то модулями, «у нас» – забираем архив и в развернутый архив производим загрузку данных (т. е. клиент не работает, ему сообщается время "паузы в работе" (это может быть от 4-до16ч), «онлайн» – подключаемся удаленно (клиент предоставляет рабочее места в своей сети и все остальные пользователи НЕ работают, но опять же, зависит от переносимых данных и от квалификации сотрудника, делающего перенос). Я сейчас описываю так называемый заполненный «Чек- лист».

Обязательно необходимо обновить базу до последнего релиза «УБУ». (Предварительно уточнить какой договор и как обновить: «обновляются сами» по договору, «обновляет сотрудник сопровождения» по «Договору АО», «обновляет любой сотрудник компании» по «Платному акту», разрешено «бесплатное» обновление в течении 6 месяцев с момента покупки).

СДЕЛАТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНО АРХИВ!!!!! И желательно также делать архивы после каждого важного этапа переноса, например вы загрузили данные одной из задач и вам предстоит загрузка данных следующей задачи.

ИТОГО:

Выполняем перенос, делаем архив и возвращаем данные клиенту, или разрешаем работать с базой, если были подключены удаленно. Дальше эстафету принимает на себя сотрудник, который делает внедрение. Также этим сотрудником можете быть и вы.

Инструкция на случай появления незапланированного задания.

Незапланированное задание – событие, о котором вы просто не знаете и не знаете, что делать в случае его наступления. Том ДеМарко "Вальсируя с медведями" - книга об отношении к рискам. Делюсь моментами, которые вы обязательно должны предусмотреть.

Необходимо обязательно предупреждать о планируемом переносе данных заранее (желательно за 3-5-7 дней) сотрудников в офисе, которые могут помочь, в случае возникновения нестандартных ситуаций или незнания с вашей стороны, какие действия необходимо предпринять в случае форс-мажора.

Для новых сотрудников, которые впервые делают перенос таких данных, необходимо сделать предварительный перенос данных для проверки корректности исходных данных переноса и для получения навыков.

При слиянии из нескольких баз – необходимо обязательно предупреждать клиента о сложности таких переносов, а всем сотрудникам – в обязательном порядке - сделать предварительный перенос, или в крайнем случае аналогичный перенос, для уверенности, что в базу клиента все данные перенесутся корректно.

ВСЕГДА НЕОБХОДИМ(ы) АРХИВ(ы) всех данных ДО ПЕРЕНОСА!

При оформлении «Заявки на перенос данных» для модуля «Заработная плата» необходимо указать номера и названия учреждений для переноса, а если несколько «серверных частей» (компьютеров), - обязательно указать это в «Заявке на перенос данных», на каких компьютерах (или в каких кабинетах) находится информация. Обязательно указать параграфы финансирования для каждого учреждения, если одно Подразделение имеет несколько учреждений для переноса - указать желаемые группировки (структуры справочника Подразделения) в базе переноса.

Если по какой-то причине действие обработки переноса прекратилось, т. е. - вызвало «Ошибку», это совершенно не означает, что перенос невозможен. Об ошибке необходимо сразу сообщить сотруднику в офисе, который отвечает за данный перенос и сможет помочь.

Перенос считается неудачным, если данные в двух базах различны.

Если какой-то из переносов завершился неудачей - ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо написать Вопрос в «ИСБ» (наша CRM система) и установить приоритет Вопроса «Перенос данных», ПРЕДОСТАВИТЬ АРХИВЫ ДВУХ БАЗ, кратко описать ГДЕ и при КАКИХ условиях возникли ошибки, неточности в соответствиях, нераспознанные данные.

И.. итог.

Наша компания на сегодня загружает данные как из своего ПО, так и из любых сторонних систем! Мы день за днем оптимизируем процессы переносов, стараясь сокращать время необходимое для переноса данных, дополняем наши обработки новыми возможностями, совершенствуя код, стараемся повышать профессионализм наших сотрудников, передавая для выполнения сложные переносы из группы Разработки в другие группы. Стремимся достигать единых целей вместе с клиентом, делая процессы внедрения минимальными по затратам, как со стороны клиента, так и со своей стороны.

При работе над любым процессом или проектом – важны прежде всего взаимоуважение, профессионализм, умение двигаться только вперед для достижения поставленных целей, развиваясь непрерывно профессионально. А данные для переноса, выгруженные в самом удобном для переноса виде, будут загружены в необходимые сроки, и организация после некоторых и незначительных действий, потраченных на проверку, сможет начать работать в новом программном обеспечении.

Благодарим вас за внимание!