Памятка. Как начать работать с электронными накладными

В памятке рассмотрим алгоритм запуска работы с электронными накладными в случае, если вы будете только получателем, а не отправителем — будете принимать электронные накладные. 

накладные главная.png

 Чтобы начать обмен электронными накладными, нужно пройти 5 этапов:

  1. Выбрать EDI-провайдера

  2. Получить ЭЦП и базовый атрибутный сертификат 

  3. Получить GLN-номер 

  4. Подключиться к системе электронного документооборота

  5. Купить модуль интеграции 1С с EDI-порталом

   

провайдер.png

Как выбрать EDI-провайдера

Если вы работаете в 1С и хотите в программе работать с электронными накладными, то при выборе провайдера нужно узнавать про интеграцию  EDI-портала с 1С.

У EDI-провайдера важно также узнать про виды ЭЦП, которые понадобятся для подписания электронных накладных. Каждый EDI-провайдер устанавливает свои требования к виду ЭЦП, которая используется для подписания электронных накладных на портале. 

Список EDI-провайдеров доступен по ссылке: https://clck.ru/Vy2Be

эцп.png


Где получить ключ ЭЦП

Получить ключ ЭЦП и атрибутный сертификат можно в двух организациях: 

РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» (РУП ИИЦ)

Республиканском удостоверяющем центре Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (РУЦ ГосСУОК)

Перед получением ключа ЭЦП вы должны решить, кто будет подписывать электронные накладные. Это может быть директор, главный бухгалтер, кладовщик — любой сотрудник, которому вы доверяете подписание накладных.

Для работы в мобильном приложении EDI-провайдера необходимо получить мобильную ЭЦП. Мобильное приложение может понадобиться для сканирования QR-кодов из реестра накладных, с которым водитель доставляет товар. После сканирования в приложении откроется накладная и можно будет сделать сверку и подписать накладную.


gln1.png

Для чего нужен GLN-номер и где его получить

GLN-номер нужен для обозначения отправителя и получателя электронных сообщений в электронном документообороте. Получить GLN-номер можно в Ассоциации автоматической идентификации ГС1 Бел.

GLN (Global Location Number) – единый международный идентификационный номер для обозначения организации, он уникальный. 

Для получения GLN-номера не нужно никуда ехать, все документы заполняются удалённо на сайте Ассоциации автоматической идентификации ГС1 Бел. Оригиналы документов приходят по почте.


эдік.png

Как подключится к системе электронного документооборота

Чтобы подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника, нужно заключить договор с провайдером. 

Перед заключением договора вам нужно определиться, как вы будете обмениваться электронными документами — через веб-сервис (сайт) или через 1С:

Если обмен электронными накладными будет происходить через веб-сервис(сайт), то при получении документов от контрагентов вы сможете их проверить и подписать. Но в 1С информацию придётся вносить вручную.

Если обмен электронными накладными будет происходить через 1С, то по данным из накладных можно будет сформировать документы поступления. 

модуль.png

Модуль интеграции 1С с EDI-порталом

Если в предыдущем пункте вы выбрали работу с электронными накладными через 1С, то вам нужно заключить договор с нами (ЗАО «Интеллектуальные системы») на покупку интеграционного модуля. Стоимость модуля 599,00 BYN.

После внедрения модуля вы будете принимать электронные накладные прямо в программе (по принципу работы с ЭСЧФ), будет доступна информация о статусе документов. После проверки электронных накладных можно будет их подписать прямо в 1С.


Полезные ссылки

  1. Закон № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28.12.2009: https://clck.ru/Vxwkh

  2. Издание ключа ЭЦП и атрибутного сертификата в РУП ИИЦ: https://clck.ru/VzZJ5

  3. Издание ключа ЭЦП и атрибутного сертификата в РУЦ ГосСУОК: https://clck.ru/VzeqM

  4. Оставить заявку на получение GLN-номера: https://clck.ru/Vy22u

  5. Обмен электронными накладными через провайдера ООО «Электронные документы и накладные»: https://clck.ru/VzfBL

  6. Обмен электронными накладными через провайдера ООО «Современные технологии торговли»: https://clck.ru/VzfFz

  7. Памятка по работе с электронными накладными в ПДФ: https://clck.ru/W5gsu


Чтобы купить модуль интеграции 1С с EDI-порталом, позвоните в отдел продаж: +375 (17) 305-15-15