КЭДО: 3 шага, чтобы перейти на кадровый электронный документооборот

С 1 января 2024 года Трудовой кодекс Республики Беларусь дополнен новой статьёй 29-1. Согласно ей появилась возможность электронного взаимодействия между нанимателем и сотрудниками.

КЭДО — кадровый электронный документооборот — подходит всем компаниям, но особенно актуален для вас, если:

1. сотрудники работают:
→ в филиалах компании, в разных регионах и городах
→ удалённо или комбинируют работу в офисе и дистанционно
→ вахтовым методом

2. компания стремится оптимизировать бюджет и сэкономить на печати, обработке и хранении бумажных документов

3. организация поддерживает принципы инновационности и хочет первой внедрить новые решения

Для руководителей и специалистов мы подготовили материал, что нужно для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Три шага:

1. Разработать и утвердить в организации локальные правовые акты по КЭДО

ЛПА должны закреплять порядок работы с КЭДО в организации:
→ какие сотрудники и отделы переводятся на КЭДО
→ какие документы предприятие переводит в электронный вид
→ с помощью каких средств подписываются кадровые документы
→ указана ли в договорах с сотрудниками возможность электронного обмена документами
→ кто и как будет обучать сотрудников работе с ЭДО
→ в каком виде и где хранить кадровые документы в электронном виде


2. Получить программно-технические средства для идентификации руководителя организации и сотрудников

Это решения, которые позволят точно определить, что конкретный сотрудник подписал конкретный документ.

К таким средствам относят электронную цифровую подпись (ЭЦП). Как правило, у руководителя предприятия ЭЦП уже есть, а получение ЭЦП для каждого сотрудника — длительный и дорогостоящий процесс.

Поэтому предусмотрены другие программно-технические средства, которые позволяют однозначно идентифицировать работника. Это может быть корпоративный домен, зарегистрированный через EDI-провайдера. Смотрите подробнее в нашем видео.

3. Автоматизировать кадровый учёт

При переходе на КЭДО автоматизация учёта позволит:

→ упростить документооборот: вместо бумажных документов или файлов Excel специалист работает непосредственно в программе
→ формировать документы по шаблонам за несколько кликов. Это ускорит рутинные кадровые процессы, сократит время и уменьшит ошибки в оформлении документов
→ организовать единую систему, где специалисты по кадрам формируют документы и затем передают их руководителям и сотрудникам, получают подписанные экземпляры и хранят их.

Для автоматизации кадрового учёта предлагаем программу «ИС:Кадры 8» на базе 1С, в которой успешно работают более 250 пользователей.

При переходе на КЭДО специалисты по кадрам в программе «ИС:Кадры 8»:

→ создают документы прямо в 1С: кадровые приказы, уведомления, справки о трудовой деятельности, трудовые договоры контракты и договоры, контракты, отчёты, списки работников.

При этом специалист заполняет только минимальные данные. Например, вносит ФИО работника в программу один раз при приёме на работу. Далее программа записывает данные и выводит в другие документы: приказы на этого сотрудника, контракт, отчеты и списки.

Специалисты по кадрам выбирают должность, наименование подразделения, вид трудового договора из заполненных справочников. Это исключает большое количество опечаток и ошибок, которые возникают при ручном наборе текста.

После этого в программе «ИС:Кадры 8» автоматически можно вывести документ в электронном виде.




Макеты шаблонов кадровых документов в программе «ИС:Кадры 8» соответствуют инструкции по делопроизводству. Также шаблоны можно легко настроить под требования конкретной организации: внести в макет корректировки, добавлять фирменную шапку предприятия.

→ выгружают документы прямо из программы

специалисты по кадрам загружают и выгружают документы в электронном виде в программу «ИС:Кадры 8». Могут корректировать документы и распечатывать, при необходимости

→ хранят электронные документы сотрудника в одном месте — в личной карточке сотрудника

В программе «ИС:Кадры 8» в личной карточке сотрудника отображаются все документы по нему — не нужно искать в распечатанном виде.



Личная карточка сотрудника (ранее форма Т-2) в нашей программе выглядит вот так:




В личную карточку сотрудника в программе «ИС:Кадры 8» автоматически попадают все внесённые документы: о его переводах, перемещениях, аттестации, повышении квалификации, наградах, поощрениях, отпусках и т.д.





Также из программы можно распечатать документы для воинского учёта: личную карточку военнообязанного по форме согласно постановлению Министерства обороны Республики Беларусь № 5 от 27.01.2020, уведомление для военкомата, отчет в военкомат:



В программе «ИС:Кадры 8» удобный поиск — как привычная строка в поисковиках. Так специалисты по кадрам легко и быстро найдут информацию по любому сотруднику.

→ работники кадровых служб работают в одной программе вместе с бухгалтерами и экономистами

Специалисты по кадрам ведут в программе кадровый учёт, а бухгалтерия и экономисты работают с уже внесенной информацией. Например, кадровик сделал в программе приём или увольнение, предоставил трудовой отпуск, бухгалтер уже видит эти кадровые действия в программе, и своевременно производит начисления или расчет.

Для конкретного примера внедрения электронного кадрового документооборота мы взяли процедуру предоставления трудового отпуска. Смотрите подробнее в нашем видео:



Предоставление трудового отпуска — это лишь небольшая часть кадровых процессов, которые можно автоматизировать с помощью нашей программы.

Программа «ИС:Кадры 8» значительно упрощает работу специалистов по кадрам, бухгалтерии и организации, в целом:

→ поможет быстро подготовить график отпусков и автоматически рассчитать количество дней отпуска

Специалистам по кадрам не нужно самостоятельно считать на калькуляторе или в excel, дополнительно записывать в своих заметках. Это важно, потому что бухгалтерия рассчитывает сумму в зависимости от количества дней отпуска.



→ контролирует предоставление единовременной выплаты на оздоровление

Вся информация: кому и когда были выплаты — хранится в программе, кадровикам дополнительно не нужно это запоминать и записывать.



→ позволяет вести учёт вакансий согласно штатному расписанию

В в программе специалисты по кадрам оформляют движения сотрудников с учетом количества штатных единиц.



→ автоматически составляет планы и отчёты по обучению сотрудников, в том числе и план повышения квалификации, отчёт о работниках, которые повысили квалификацию за любой период, отчёт о сотрудниках, подлежащих аттестации, а также прошедших аттестацию.

→ позволяет вести воинский учёт

Специалисты по кадрам при приёме на работу сотрудника вносят в программу сведения из военного билета, которые касаются воинского учёта. На основании этого дальше формируют личную карточку военнообязанного, уведомление в военкомат, отчёт по военнообязанным. При этом можно использовать любые отборы, например, по офицерам, призывникам, и по отдельным военкоматам.

→ формирует государственную отчетность, а также произвольные отчеты и списки по работникам

Руководители и специалисты в программе «ИС:Кадры 8» получают статистическую отчётность: например, 1-т, 6-т профессии, 12-т, отчет в ФСЗН ПУ-2, отчёт о вакансиях, форма №6 и другие



Переход на кадровый электронный документооборот — длительный процесс с большой подготовкой. А автоматизировать кадровый учёт вместе с 1С «ИС: Кадры 8» вы можете уже прямо сейчас

Чтобы посмотреть вживую все возможности программы «ИС:Кадры 8» на базе 1С, звоните нам:
+375 17 305-15-15,
+375 29 68-68-275

Оставьте заявку: