3 улучшения в кадровом учёте с помощью 1С
- Ася Анисимова
- 13.06.2023
- 393
На новой работе мне сказали: «Вся бухгалтерия в 1С работает. И наш прежний кадровик там тоже работал». На деле это означало: «Бухгалтерия работает в 1С. Нужно, чтобы кадровик вносил данные».
Уверена, многим кадровикам это знакомо. Вносим в программу приёмы-переводы-увольнения-отпуска. И чтоб своевременно и правильно, а то бухгалтер недоволен.
Расскажу, что полезного для кадрового учёта я настроила в своей 1С.
И вы у себя обязательно это настройте и пользуйтесь.
Я позвонила в техподдержку нашей 1С и попросила помощи в формировании отчетов: смотреть списочный состав работников, стаж, сроки контрактов. Специалист техподдержки показал, где находятся такие отчеты и как их формировать. Оказалось, что контракты не вносились в 1С, сроков нет. Также я увидела, что наименования должностей сотрудников не соответствуют законодательству. С помощью техподдержки я исправила наименования должностей, а также внесла актуальные сроки контрактов работников.
И у меня в 1С появились вот такие отчёты по кадрам из 1С:
Чаще всего в 1С я предоставляю трудовые отпуска – делить отпуск в организации можно на 3 части. Предоставляемые работникам отпуска вносились в личные карточки (письменно, вручную) и в файл Excel. Иногда внёс в карточку, а в Excel забыл. Поэтому перед предоставлением работнику отпуска нужно было лазить и по карточкам и в Excel.
В техподдержке нашей 1С мне рассказали, что программа сама может считать остатки отпусков. Для этого в программу по каждому работнику вносятся его отпуска (то, что ему положено за рабочий год и сколько ещё осталось использовать). Я решила, что лучше один раз потратить время и всё внести. А потом смотреть остатки отпусков в 1С, а не метаться по разным документам.
Итог моей работы:
Для бухгалтера я вношу в 1С документы – приём, перевод, увольнение, предоставление отпусков. Из этих документов 1С можно распечатывать приказы по личному составу. В моей 1С они уже были в программе и формировались по Инструкции по делопроизводству (не нужно было заказывать доработку).
Я снова обратилась в техподдержку нашей 1С, и мне показали:
Я распечатываю приказы по личному составу из 1С. Мои приказы соответствуют требованиям законодательства. Я веду журнал регистрации приказов в электронном виде (в 1С), а в конце года распечатываю его и оформляю для хранения.
Как изучить 1С без специальных курсов, я писала в этой статье.
Ася Анисимова, эксперт по кадрам.
Специально для ЗАО «Интеллектуальные системы».
Уверена, многим кадровикам это знакомо. Вносим в программу приёмы-переводы-увольнения-отпуска. И чтоб своевременно и правильно, а то бухгалтер недоволен.
Расскажу, что полезного для кадрового учёта я настроила в своей 1С.
И вы у себя обязательно это настройте и пользуйтесь.
Я позвонила в техподдержку нашей 1С и попросила помощи в формировании отчетов: смотреть списочный состав работников, стаж, сроки контрактов. Специалист техподдержки показал, где находятся такие отчеты и как их формировать. Оказалось, что контракты не вносились в 1С, сроков нет. Также я увидела, что наименования должностей сотрудников не соответствуют законодательству. С помощью техподдержки я исправила наименования должностей, а также внесла актуальные сроки контрактов работников.
И у меня в 1С появились вот такие отчёты по кадрам из 1С:
- сколько всего работает на дату по всей компании и по каждому подразделению
- какой стаж работы у сотрудников на дату (в компании была надбавка за стаж)
- когда заканчиваются контракты у работников (надо же своевременно уведомлять)
Чаще всего в 1С я предоставляю трудовые отпуска – делить отпуск в организации можно на 3 части. Предоставляемые работникам отпуска вносились в личные карточки (письменно, вручную) и в файл Excel. Иногда внёс в карточку, а в Excel забыл. Поэтому перед предоставлением работнику отпуска нужно было лазить и по карточкам и в Excel.
В техподдержке нашей 1С мне рассказали, что программа сама может считать остатки отпусков. Для этого в программу по каждому работнику вносятся его отпуска (то, что ему положено за рабочий год и сколько ещё осталось использовать). Я решила, что лучше один раз потратить время и всё внести. А потом смотреть остатки отпусков в 1С, а не метаться по разным документам.
Итог моей работы:
- при предоставлении трудового отпуска работнику программа автоматически списывает предоставленные дни трудового отпуска
- в 1С я вижу, сколько всего дней трудового отпуска (по видам) за рабочий год есть у работника и сколько ещё можно предоставить и за какой рабочий год
Для бухгалтера я вношу в 1С документы – приём, перевод, увольнение, предоставление отпусков. Из этих документов 1С можно распечатывать приказы по личному составу. В моей 1С они уже были в программе и формировались по Инструкции по делопроизводству (не нужно было заказывать доработку).
Я снова обратилась в техподдержку нашей 1С, и мне показали:
- как создать приказ по личному составу
- как работать с текстами приказов (менять, дополнять)
- как вести журнал регистрации приказов в 1С
Я распечатываю приказы по личному составу из 1С. Мои приказы соответствуют требованиям законодательства. Я веду журнал регистрации приказов в электронном виде (в 1С), а в конце года распечатываю его и оформляю для хранения.
Как изучить 1С без специальных курсов, я писала в этой статье.
Ася Анисимова, эксперт по кадрам.
Специально для ЗАО «Интеллектуальные системы».