Документы, включаемые в личное дело, делятся на 3 вида, каждый из них представлен в отдельной таблице – для удобства использования.
Таблица 1. Обязательно включать при оформлении личного дела
Документы из Таблицы 1 включаются в личное дело в том порядке, в котором они отражены в таблице.
| № | Наименование документа | Подробнее про документ |
|---|---|---|
| 1 | Внутренняя опись документов | По форме согласно Инструкции № 29 | 2 | Общие сведения о работнике | По форме согласно Инструкции № 29 | 3 | Личный листок по учёту кадров | По форме согласно Инструкции № 29 | 4 | Декларация о доходах и имуществе, заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации | При наличии | 5 | Справка-объективка | При наличии |
| 6 | Копии документов об образовании | Перечень таких документов в ст. 90 Кодекса об образовании | 7 | Копии сопроводительных писем (запросов), в гос. органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего | При наличии |
| 8 | Характеристики с предыдущих мест работы | При наличии |
| 9 | Сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях | При наличии |
| 10 | Заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего | При наличии |
| 11 | Письменное обязательство по ст. 16 Закона РБ «О борьбе с коррупцией» | При наличии |
| 12 | Заявление о приёме на работу | |
| 13 | Направление на работу (свидетельство о направлении на работу) | При наличии |
| 14 | Копия (выписка из) решения (протокола) по итогам проведения конкурса | При наличии |
| 15 | Копия (выписка из) документа о приёме на работу | Документ о приёме на работу – это не всегда приказ, может быть решение учредителя и т.п. |
| 16 | Документы о согласовании назначения на должность, утверждении в должности | При наличии |
Таблица 2. Обязательно включать в процессе трудовой деятельности
Документы из Таблицы 2 включаются в личное дело в хронологическом порядке, в котором они созданы (получены) нанимателем, кроме деклараций и заключений по ним (п.4 Таблицы № 2). Декларации и заключения по ним, созданные (полученные) в процессе трудовой деятельности, хранятся в отдельной папке, которая является неотъемлемой частью личного дела.
| № | Наименование документа | Подробнее про документ |
|---|---|---|
| 1 | Аттестационные листы и характеристики работника | Оригиналы или копии | 2 | Копии документов об образовании, обучении, ученых степенях, званиях |
Перечень документов:
- об образовании - в ст. 90 Кодекса об образовании - об обучении – в ст. 91 Кодекса об образовании | 3 | Копии (выписки из) документов: • о переводе • о продлении (заключении новых) трудовых договоров (контрактов) • об изменении условий трудового договора (контракта) • о награждении, поощрении • об установлении неполного рабочего времени • об изменении ФИО • о присвоении разрядов, классов, квалификационной категорий • об увольнении |
О награждении включаются также копии (выписки) документов из других организаций (например, награждает вышестоящая организация, или гос. награда) | 4 | Декларация о доходах и имуществе, заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации | При наличии | 5 | Другие документы из Таблицы 1, созданные (полученные) в период работы в организации |
Таблица 3. Можно включать в личное дело по решению нанимателя (не обязательные документы).
Решение нанимателя и список таких документов следует оформить приказом.
| № | Наименование документа | Подробнее про документ |
|---|---|---|
| 1 | Контракт (трудовой договор) с работником | 2 | Документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком | 3 | Копии (выписки из) документов о предоставлении социальных отпусков | 4 | Копии (выписки из) документов о дисциплинарном взыскании | Такие документы не включаются во внутреннюю опись личного дела и после снятия (погашения) дисциплинарного взыскания изымаются из личного дела |
Некоторые документы для оформления личных дел можно автоматически сформировать и распечатать из программы 1С Кадры , например, личный листок по учёту кадров. м
Что ещё можно вести кадровику в программе 1С Кадры
Материал подготовила Ася Анисимова , эксперт по кадрам.
Читайте также: