С июня 2024 года действует новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. пост. Министерства юстиции от 23.05.2024 № 29.
Согласно Инструкции № 29 вести личные дела обязаны:
• государственные организации
• организации более 50 процентов акций (долей) в гос.собственности
Личные дела обязательно ведутся на руководителей и специалистов. На другие категории работников можно вести личные дела по решению нанимателя.
• ваш кадровый учёт автоматизирован
• вся необходимая по законодательству информация есть в программе учёта
• вы практически не используете личные дела для решения кадровых вопросов
Про автоматизацию кадрового учёта в 1С Кадры рассказываю здесь
Что ещё нового по ведению личных дел согласно Инструкции № 29
1. Журнал учета личных дел можно вести на электронном носителе – это может быть файл WORD или EXCEL с защитой от случайного удаления либо изменения.
2. Не нужно вести отдельное личное дело на работника – внутреннего совместителя.
3. Можно продолжить ведение личного дела при повторном приеме работника в эту же организацию, при условии, что его личное дело не передано в архив на дату повторного приема.
Изменения в документах, включаемых в личное дело:
1. Вместо дополнения к личному листку появилась новая форма – «Общие сведения о работнике».
В уже сформированных личных делах оставляем «Дополнение к личному листку», в личные дела, формируемые с июня 2024 года включаем «Общие сведения о работнике».
То же самое с другими документами, которые были включены в состав личных дел по утратившей силу Инструкции № 2 (кроме деклараций о доходах и имуществе) - например, договоры о материальной ответственности, и т.п.). Эти документы не нужно изымать из уже заведенных личных дел. А вот личные дела на принятых после 02.06.2024 следует оформлять по правилам новой Инструкции № 29.
2. Личный листок по учету кадров можно заполнить на компьютере.
По утратившей силу Инструкции №2 личный листок заполнялся работником вручную.
Личный листок по учёту кадров в 1С Кадры
Как настраивать и распечатывать печатные формы приказов по личному составу, справок и других кадровых документов обучаем на видеокурсе Кадровый учёт в 1С Кадры
3. Автобиография исключена как обязательный документ при формировании личного дела.
4.Декларации о доходах и имуществе и документы к ним
теперь следует хранить не в самом личном деле, а в отдельной папке, которая будет являться частью этого личного дела. При этом в опись документов личного дела декларации о доходах указываются в порядке их включения по Инструкции № 29 (например, при приеме на работу декларация идет после личного листка). Декларации, содержащиеся в личных делах работников, сейчас следует переложить в отдельную папку и хранить в ней. Папка с декларациями будет неотъемлемой частью личного дела работника.
Вопрос. Почему декларации следует изъять, а другие документы (договор о материальной ответственности и т.п.) изымать не нужно?
Про хранение деклараций в отдельном деле есть прямое указание в Инструкции № 29. При этом физическое изъятие деклараций не влияет на оформление самого личного дела - декларация остается документом личного дела, её реквизиты сохраняются во внутренней описи личного дела. Про изъятие документов, ранее включаемых в состав личного дела, как например, договоров о материальной ответственности, в Инструкции № 29 нет аналогичных указаний, поэтому такие документы из уже сформированных личных дел мы не изымаем.
Материал подготовила Ася Анисимова , эксперт по кадрам.
Посмотрите другие статьи нашего эксперта: