Ошибки в приказах по личному составу

ОШИБКА 1

Не ведется регистрация приказов по личному составу (журналы регистрации приказов)

Регистрацию приказов вести обязательно. Приказы по личному составу относятся к внутренним документам организации, а по Инструкции по делопроизводству внутренние документы подлежат регистрации.
Приказы с разными сроками хранения регистрируются отдельно (п.142.3 Инструкции по делопроизводству). Таким образом, по кадрам должны вестись минимум 2 журнала регистрации приказов – журнал регистрации приказов с литерой «к» и журнал регистрации приказов с литерой «л».

Вопрос
Обязательно ли вести бумажный журнал регистрации приказов по личному составу?

Ответ
Нет, такие журналы можно вести в электронном виде.

Журнал регистрации приказов со сроком хранения 3 года можно и вести, и хранить в электронном виде.
Журнал регистрации приказов со сроком хранения 55 лет можно вести в электронном виде, а хранить нужно в бумажном (п. 30.2 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству) 

Я записала подробный видеоурок о том, как вести журнал приказов по личному составу в 1С Кадры.

Ещё больше видеоуроков по настройке кадровых процессов и печатных форм в 1С Кадры - в нашем видеокурсе «Кадровый учёт в 1С Кадры».

Узнать, что ещё может вести специалист по кадрам в программе 1С Кадры – ЗДЕСЬ

ОШИБКА 2
Приказы не разделены по срокам хранения

Приказы по личному составу делятся на 2 вида (Инструкция по делопроизводству, п. 142.4):

• со сроком хранения 55 лет – регистрационный номер таких приказов дополнен литерой «к»
• со сроком хранения 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства) – регистрационный номер таких приказов дополнен литерой «л».

Регистрационные индексы приказов выглядят так - № 148-к, № 148-л.
 
Вопрос
А можно к приказам добавлять свои литеры?

Ответ
Можно, но только при одном из условий.
Условие 1.  Другие литеры для приказов предусмотрены отраслевыми министерствами (например, приказ Минкульта от 11.09.2017 № 195 предусматривает свои литеры для приказов о командировании – «кб», «кл»)
Условие 2. Другие литеры для приказов предусмотрены в ЛПА нанимателя (например, Инструкцией по делопроизводству, разработанная в конкретной организации (п. 4 Инструкции по делопроизводству).

Вопрос
Как определить срок хранения и литеру для приказа, которого нет в перечне № 140?

Ответ
Такие сроки определяет экспертная комиссия нанимателя.
Для определения срока используются критерии, по которым такой срок определен в Перечне № 140. Например, 55 лет хранятся приказы, сведения из которых могут быть использованы для выдачи документов, подтверждающих периоды работы, специальный стаж, работу во вредных условиях, размер выплаченной заработной платы.
По этому критерию срок 55 лет следует установить для приказов:
- о совмещении должностей;
- о введении суммированного учета рабочего времени;
- об установлении режима гибкого рабочего времени;
- о направлении на военные сборы.
  3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства):
- о возмещении материального ущерба;
- об освобождении от работы по ст. 101 ТК (вызов в военкомат, в суд и т.п);
- предоставление «дней донора», «дней матери».

ОШИБКА  3
В реквизите «Подпись» указана не фактическая должность, а  «и.о.», либо должности через косую черту

Ася Анисимова, эксперт по кадрам

Узнать, что полезного есть в моей 1С для кадрового учёта  – ЗДЕСЬ