Успешная автоматизация отдела кадров в 1С. Рекомендации

   В этой статье поделюсь рекомендациями, как держать процесс автоматизации отдела кадров под контролем. И получить работающую 1С Кадры в разумный срок.

   Для начальника отдела кадров успешная автоматизация кадрового учёта – это:      

• реальный результат применения управленческих компетенций (достижение);
• усиление своего влияния среди руководства организации;
• сокращение трудозатрат на ведение кадрового учёта (вплоть до уменьшения количества сотрудников в отделе);
• возможность бесконтактного контроля за работой подчинённых сотрудников;
• возможность автоматического учёта рабочего времени благодаря интеграции с пропускной системой.

   Ситуация.
   Организация приобрела программу 1С для кадрового учёта, штат работников – 1000 человек. В отделе кадров 4 сотрудника + начальник, учет разделён между сотрудниками по подразделениям, отчётность по кадрам – зона ответственности начальника отдела. Программа установлена, у каждого работника отдела кадров настроен доступ в программу.

   Решение.
   4 действия, которые помогут успешно запустить 1С.

   Действие 1. Совместно со специалистами 1С составить и подписать дорожную карту внедрения
   Дорожная карта (или план) – это документ, в котором отражаются основные этапы внедрения со сроками их реализации. Пример этапов внедрения:
      • заполнение справочников
      • создание штатного расписания
      • внесение остатков отпусков
      • обучение пользователей работе с документами: прием на работу, кадровое перемещение, продление договоров, увольнение
      • работа с трудовыми отпусками: график отпусков, предоставление отпусков, контроль графика, проверка остатков, формирование печатных форм кадровых документов  

     Вместо заполнения или создания документов может быть проверка заполненности. Если вам делали перенос данных, то вносить данные в программу (заполнять справочники, создавать документы) вручную не придётся. При этом необходимо проверить всё, что перенесли и подправить то, что перенеслось некорректно.

   Пример дорожной карты

   Действие 2. Запланировать даты для обучения и время для выполнения задач по внедрению подчиненными сотрудниками   

   Определите конкретные  дни и время, когда сотрудники отдела будут:

• обучаться работе в программе со специалистами 1С
• выполнять задания специалистов 1С (смотреть инструкции, вносить данные, настраивать свои отчеты и т.п.) 

Согласуйте ваш график со специалистом 1С, чтобы он также запланировал свою работу.

 

   Действие 3. Фиксировать задачи от специалиста 1С, которые он дает пользователям после каждого  обучения   

   Способы учёта таких задач

   Ваша задача – контролировать выполнение заданий по внедрению вашими сотрудниками в установленные сроки.  
 

    Действие 4. Изучить функционал 1С, который поможет контролировать работу пользователей в программе 

 

    Вариант отчёта Активность пользователя показывает, с какими документами работал выбранный пользователь. 

    Попасть внутрь каждого документа можно щелкнув по нему 2 раза левой клавишей мыши.

 

   Вариант отчёта Анализ активности пользователя показывает, сколько документов вносил/изменял пользователь, сколько часов работал пользователь в программе.

   Чем ещё полезна автоматизация кадрового учёта, я писала в этой статье.