Когда работа главного бухгалтера превращается в «день сурка»

Каждый главный бухгалтер хотя бы раз ловил себя на мысли: рабочий день ещё не начался, а список задач уже кажется бесконечным. Проверить документы, проконтролировать операции, сверить данные, разобраться с ошибками, закрыть период, подготовить отчётность, ответить на вопросы сотрудников и руководства, а завтра снова пройти тот же маршрут.

В такой ситуации легко подумать: «Я просто устал от этой работы». Следом появляется желание взять длительный отпуск (в один конец), сменить компанию или даже профессию. Но иногда проблема не в самой работе.

Разберёмся, как отличить профессиональное выгорание от обычной усталости и рутины, какие элементы рабочего процесса забирают силы и как современные инструменты и обучение могут изменить привычный сценарий работы.

Выгорание, усталость или просто надоела рутина

Слово «выгорание» сегодня используется очень часто. Но не каждая усталость от работы означает профессиональное выгорание.

В 2019 году Всемирная организация здравоохранения включила выгорание в 11-ю редакцию Международной классификации болезней как профессиональный феномен. ВОЗ связывает его с хроническим стрессом на рабочем месте, с которым человеку не удалось успешно справиться.

В классической модели Кристины Маслач выгорание включает три основных проявления:

• Истощение. Ощущение, что сил постоянно не хватает даже на привычные задачи.
• Цинизм и эмоциональное дистанцирование. Раздражение, отстранённость от коллег, клиентов и самой работы.
• Снижение ощущения профессиональной эффективности. Кажется, что работа перестала приносить результат, а собственные усилия не имеют значения.

Но усталость от работы не всегда означает выгорание. Иногда причина гораздо прозаичнее — ежедневная рутина.

При этом физически такая работа может казаться несложной. Но постоянное переключение внимания, необходимость контролировать каждый этап и ответственность за итоговый результат создают дополнительную нагрузку.

Чем больше ручных операций в учёте, тем больше контрольной работы возникает вокруг них: нужно не только выполнить действие, но и убедиться, что оно выполнено правильно.

Где в работе главного бухгалтера прячется рутина?

Посмотрите на ваш обычный рабочий день и найдите операции, которые:

• - повторяются каждый день или каждый месяц;
• - требуют ручного ввода или переноса информации;
• - выполняются сотрудниками по одному и тому же алгоритму;
• - заставляют несколько раз проверять один и тот же результат;
• - требуют переключения между несколькими документами, программами или файлами;
• - занимают много времени, но не требуют сложного профессионального решения;
• - создают дополнительную работу по контролю и исправлению ошибок;
• - можно было бы выполнить автоматически при правильной настройке рабочего процесса.

Особенно внимательно стоит посмотреть на операции, которые бухгалтерия выполняет регулярно: ввод первичных данных, формирование документов, расчёты, сверки, загрузку информации, подготовку типовых отчётов.

Именно здесь часто находится резерв для изменений.

А если для этого нужна новая программа?

Иногда неудобный рабочий процесс сохраняется просто потому, что бухгалтерия годами работает в устаревшей версии программы, например 1С 7.

При этом программные решения развиваются: появляются новые функции, автоматизируются отдельные операции, совершенствуются инструменты работы с документами и данными.

Получается парадокс: программа уже изменилась, а рабочий процесс — нет.

Поэтому покупка новой программы — это возможность проверить, какие новые сценарии работы стали доступны и какие привычные ручные операции теперь можно сократить.

Для главного бухгалтера это ещё и возможность пересмотреть процессы бухгалтерии: что по-прежнему выполняется вручную, где сотрудники тратят лишнее время и какие операции можно передать программе.

Для автоматизации рабочего процесса рекомендуем использовать программы 1С от компании «Интеллектуальные системы».

Что меняется для главного бухгалтера?

Когда часть рутинных операций автоматизирована, меняется не только количество действий. Меняется сама организация работы бухгалтерии.

• ✓ Меньше ручной работы — сотрудники тратят меньше времени на повторяющиеся операции.
• ✓ Меньше контрольной нагрузки — не приходится постоянно возвращаться к одним и тем же операциям, чтобы проверить каждую механическую деталь.
• ✓ Меньше переключений — меньше необходимости постоянно переходить между документами, файлами и системами.
• ✓ Меньше механических ошибок — автоматические расчёты, заполнение и контроль снижают риск ошибок, связанных с ручным вводом.
• ✓ Быстрее получение информации — данные и отчёты можно получать без длительной ручной обработки.
• ✓ Больше времени на профессиональные задачи — вместо постоянного контроля технических операций можно заниматься анализом показателей, контролем учёта, планированием и решением нестандартных вопросов.

Как изменить привычный рабочий сценарий, если вы уже работаете в 1С 8

Необязательно менять всё сразу. Начните с одной задачи, которая особенно часто повторяется и больше всего раздражает вас или сотрудников бухгалтерии.

Шаг 1. Найдите повторяющуюся операцию

Выберите действие, которое приходится выполнять снова и снова: вводить данные, переносить информацию между документами, проводить расчёты, сверять данные или формировать типовой отчёт.

Шаг 2. Посчитайте, сколько времени она занимает

Например: 15 минут × 20 рабочих дней = 5 часов в месяц.
А если такую операцию выполняют несколько сотрудников, затраты времени становятся ещё заметнее.
Для главного бухгалтера важно учитывать не только время на саму операцию, но и время на её последующий контроль: проверку данных, поиск расхождений и исправление ошибок.

Шаг 3. Проверьте, можно ли её упростить

Прежде чем мириться с неудобным процессом, проверьте, что уже умеет ваша программа.
Возможно, нужная функция уже есть: она позволяет автоматически заполнить документ, выполнить расчёт, сформировать отчёт, загрузить данные или сократить количество ручных действий.
Если нужная возможность уже есть, остаётся разобраться, как использовать её в конкретном участке учёта.
Если функционала недостаточно, возможно, стоит рассмотреть настройку автоматизации, интеграцию или обновление программы.

Шаг 4. Освойте новый способ работы

Даже если нужный инструмент уже доступен, привычка работать по старой схеме может сохраняться годами.
Поэтому после изменения процесса важно не просто получить новую возможность, а научиться применять её на практике.
Так постепенно меняется привычный рабочий сценарий: часть механических операций берёт на себя программа, сотрудники выполняют меньше повторяющейся работы.

Читайте статью про Видеокурсы 1С от разработчика

Заключение

Если разобраться внимательнее, может оказаться, что причина усталости не в профессии, не в компании и даже не в самом учёте. Вы устали делать одну и ту же работу одним и тем же неудобным способом.

Если значительная часть времени уходит на ручные операции, постоянные сверки и контроль технических действий, стоит посмотреть не только на объём работы, но и на то, как именно организован рабочий процесс.

Возможно, одну операцию уже можно автоматизировать. Для другой появилась новая функция в программе. Где-то поможет обновление, а где-то достаточно разобраться с возможностями уже используемого решения.

Начните с одного участка учёта, который отнимает больше всего времени. Найдите операцию, которую сотрудники регулярно выполняют вручную. Проверьте, можно ли её упростить. Если нужная функция уже есть — внедрите её. Если возможностей недостаточно — посмотрите, что даёт актуальная версия программы.

В этом случае ничего принципиально не меняется вокруг вас. Вы остаетесь в знакомой компании, работаете с привычными коллегами и занимаетесь той же профессией. А меняется сама механика взаимодействия с задачами. А вместе с ней может измениться и ощущение от рабочего дня.

Вместо очередного «дня сурка» появляется время на то, ради чего вы когда-то выбрали эту профессию: думать, анализировать, принимать решения и видеть результат своей работы.