Ежегодное составление графика трудовых отпусков является обязательным для всех организаций независимо от формы собственности и численности работников (ст. 168 ТК). Даже если в организации работает 5 человек – планировать отпуск необходимо.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января. Иной срок составления графика может быть установлен только коллективным договором (либо по согласованию с профсоюзом). Наниматель единолично не вправе принять решение об ином сроке для утверждения графика трудовых отпусков.

В этой публикации делюсь своим чек-листом по составлению графика отпусков. Но сначала покажу, как быстро составить такой график без ошибок с помощью программы ИС Кадры 8.  



Как программа ИС КАДРЫ 8 помогает составить график трудовых отпусков

БЫСТРО И БЕЗ ОШИБОК


2.png


ШАГ 1
Уточняем рабочие годы работников и количество дней отпуска по каждому рабочему году – всё, что будем планировать в график.

В процессе уточнения проверяем – не нужно ли произвести сдвиг рабочего года в соответствии со ст.164-165 ТК. Сдвиг рабочего года обязателен, оформляем приказом по личному составу (с литерой «л»).
  

ШАГ 2
Вносим информацию по работникам в форму графика (ФИО, рабочий год и количество дней отпуска по каждому рабочему году)
 
Пример. В графике отпусков можно запланировать отпуск как по одному рабочему году, так и по нескольким. Например, текущий рабочий год работника с 01.06.2022 по 31.05.2023, по этому рабочему году у работника есть ещё 14 календарных дней отпуска. Планируем эти дни в график. У этого же работника с 01.06.2023 начнётся новый рабочий год – следует запланировать также и этот отпуск (его часть)  за рабочий год с 01.06.2023 по 31.06.2024

По каждому рабочему году – отдельная строка в графике отпусков.

ШАГ 3
Вносим данные работников в форму графика.
 
Внесите всех работников с рабочими годами и количеством дней по каждому рабочему году в форму графика. Законодательством обязательная форма графика трудовых отпусков не предусмотрена, поэтому наниматель вправе применять свою форму.

Для предварительной подготовки информации о планировании отпусков, а также в качестве формы графика отпусков используйте этот файл.

ШАГ 4
Собираем информацию у работников по планируемым отпускам.

Согласно ч. 1 ст. 168 наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников. Собирать информацию можно в отдельный файл (например, гугл документ), в который сами работники или их руководители внесут желаемые периоды отпусков.

Вносить в график отпусков можно как месяц ухода работника в отпуск с количеством планируемых дней, так и точные даты ухода в отпуска – в статье 168 ТК нет нормы о том, что отпуска нужно обязательно планировать с конкретной даты. Дата начала трудового отпуска определятся по договоренности между сторонами, поэтому запланировать точную дату отпуска в одностороннем порядке наниматель не вправе.
  

ШАГ 5
Оформляем график трудовых отпусков в установленном порядке – согласование, утверждение, ознакомление.

Порядок согласования графика трудовых отпусков, вариант утверждения (приказом или грифом «УТВЕРЖДАЮ») и форма ознакомления работников с утверждённым документом определяется нанимателем самостоятельно.

ВАЖНО! 
По коллективному договору может быть предусмотрено обязательное согласование графика отпусков с профсоюзом. 

3.png


Кое-что важное про график отпусков в этой статье. 


Ася Анисимова, эксперт по кадрам