Ежегодное составление графика трудовых отпусков является обязательным для всех организаций независимо от формы собственности (ст. 168 ТК). В этой публикации я поделюсь чек-листом по составлению графика отпусков в соответствии с требованиями законодательства, а также покажу, как составить этот график в «ИС Кадры 8».

   Срок составления графика отпусков - не позднее 5 января. Иной срок может быть установлен коллективным договором, соглашением либо согласован нанимателем с профсоюзом. 
  Ответственность за несоблюдение должностным лицом нанимателя установленного порядка предоставления работникам отпусков предусмотрена частью 6 статьи 10.12 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.⠀

     ШАГ 1. Уточняем рабочие годы работников и количество дней отпуска каждому работнику
    
    В процессе уточнения проверяем – не нужно ли произвести сдвиг рабочего года в соответствии со ст.164-165 ТК. Сдвиг рабочего года обязателен и оформляется приказом по личному составу (с литерой «л»).

    ШАГ 2. Вносим информацию по работникам в форму графика (ФИО, рабочий год и количество дней отпуска по каждому рабочему году

      Вносим всех работников с рабочими годами и количеством дней по каждому рабочему году в форму графика. Законодательством обязательная форма графика трудовых отпусков не предусмотрена, поэтому наниматель вправе применять свою форму.

    Примечание. В графике отпусков можно запланировать отпуск как по одному рабочему году, так и по нескольким. Например, текущий рабочий год работника с 01.06.2021 по 31.05.2022, по этому рабочему году у работника есть ещё 14 календарных дней отпуска. Планируем эти дни в график. У этого же работника с 01.06.2022 начнётся новый рабочий год – следует запланировать также и этот отпуск (его часть) за рабочий год с 01.06.2022 по 31.06.2023.
    По каждому рабочему году – отдельная строка в графике отпусков.

    ШАГ 3. Собираем информацию у работников по планируемым отпускам

   Собираем пожелания работников по месяцам (датам) ухода в отпуска. Делать это желательно в письменной форме (либо в форме, которая в дальнейшем может подтвердить, что мнение работников было учтено при составлении графика трудовых отпусков). Согласно ч. 1 ст. 168 наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников.

    ВАЖНО! Наниматель обязан учесть пожелания отдельных категорий работников при составлении графика трудовых отпусков, в связи с чем также письменная форма учёта пожеланий будет наиболее приемлемой. Категории работников, пожелания которых должны быть учтены, перечислены в ч.4 ст. 168 Трудового кодекса. 

   Вносить в график отпусков можно как месяц ухода работника в отпуск с количеством планируемых дней, так и точные даты ухода в отпуска. Если в графике указаны точные даты отпуска, то в дальнейшем для предоставления такого отпуска работнику заявление не требуется - основанием для приказа будет график отпусков.  


   ШАГ 4. Оформляем график трудовых отпусков в установленном порядке – согласование, утверждение, ознакомление    

  Коллективным договором может быть предусмотрено обязательное согласование графика трудовых отпусков с профсоюзом. Согласование графика с должностными лицами нанимателя (заместителями, руководителями структурных подразделений) может быть предусмотрено в организации по решению нанимателя. Вариант утверждения (приказом или грифом «УТВЕРЖДАЮ») и форма ознакомления работников с утверждённым документом определяется нанимателем самостоятельно.  

    Примечание. Письменная форма ознакомления работников с графиком трудовых отпусков законодательством прямо не предусмотрена. Согласно ст. 168 Трудового кодекса график трудовых отпусков доводится до сведения всех работников, при этом обязательное письменное ознакомление не упоминается. В связи с чем возможны различные варианты – от размещения графика в общедоступном месте до рассылок по корпоративной электронной почте). 

    ВАЖНО! Размещение графика трудовых отпусков в общедоступном для работников месте не даёт гарантий и доказательств, что все работники ознакомятся с графиком. Кроме того, если в графике трудовых отпусков содержатся персональные данные сотрудников (например, ФИО и должность), размещать такой график в общедоступном месте допускается только с согласия работников.


     Формирование графика отпусков в «ИС Кадры 8»

    Шаг 1. Создаем новый документ 

 1.jpg

   

    Шаг 2. Заполняем документ

  При заполнении документа можно воспользоваться отбором по подразделению. При выборе подразделения документ заполнится только сотрудниками выбранного подразделения. Если подразделение не выбирать – будут добавлены все работники организации. 

2.jpg    

   

      Кнопка Заполнить - добавит всех работников.
    Кнопка Заполнить по остаткам отпусков – добавит только тех, у кого на указанную дату есть отпуска.
    Дата документа – остатки отпусков работников будут добавлены в форму графика по состоянию на указанную дату.

    РЕКОМЕНДАЦИЯ. До использования кнопки Заполнить по остаткам отпусков рекомендуется указать в документе дату на конец планируемого года, чтобы в форму добавились отпуска и за следующие рабочие годы работников. После того, как график будет составлен, дату документа меняем на дату утверждения графика.

     ШАГ 3. Вносим данные о планируемых отпусках    

    В форме графика, предлагаемой в программе, можно внести как месяц ухода в отпуск, так и точные даты отпусков.
   В форме действует проверка на правильность внесения по количеству дней, а также на  праздничные дни в период отпуска (8 марта, 3 июля и т.д.).


3.jpg 

    ШАГ 4. Распечатываем составленный график трудовых отпусков

4.jpg


    1) изменяем дату документа на дату утверждения;
    2) выбираем решение - Утверждён;
    3) проводим документ;
    4) заходим в печатную форму графика.

5.jpg

  Документ можно распечатать. При этом кадровик будет получать уведомления в программе о запланированных отпусках работников (чтобы также своевременно уведомить работников об отпуске по графику в соответствии со ст. 169 ТК) .    

     Почему кадровику стоит обратить на автоматизацию кадрового учёта в 1С, я писала в этой статье.
   До конца декабря в нашей компании действует акция, по которой вы получаете не только программу, но и специальный, кадровый, бонус. Подробнее об этой выгодной акции – здесь.  

  Эксперт по кадрам, Ася Анисимова. 

Узнать о спец предложении