Как планировать трудовые отпуска, чтобы успешно пройти проверку

Ежегодное составление графика трудовых отпусков является обязательным для всех организаций независимо от формы собственности и численности работников (ст. 168 ТК). Даже если в организации работает 5 человек – планировать отпуск необходимо.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января. Иной срок составления графика может быть установлен только коллективным договором (либо по согласованию с профсоюзом). Наниматель единолично не вправе принять решение об ином сроке для утверждения графика трудовых отпусков.
 
В этой публикации делюсь главными правилами по составлению графика отпусков. Но сначала покажу, как быстро составить такой график без ошибок с помощью программы ИС Кадры 8.

3 ВАЖНЫХ ПРАВИЛА 
при составлении графика отпусков 

ПРАВИЛО 1 

За отсутствие графика трудовых отпусков предусмотрена административная ответственность по п. 6 ст. 10.12 КоАП (штраф от  двух до двадцати базовых величин). Такое нарушение также влечет за собой трудовые споры с работниками, текучесть персонала, потеря репутации компании на рынке труда и, как следствие, - сложности с подбором персонала.
    

ПРАВИЛО 2

При составлении графика отпусков наниматель учитывает мнение всех работников по времени ухода их в отпуск (ч.1 ст. 168 ТК). Это означает, что при составлении графика отпусков следует собрать информацию со всех работников по их пожеланиям. Планировать отпуск, как хотят все работники, у нанимателя нет обязанности – обязательно учитываются только пожелания так называемой «льготной категории» из ч.4 ст. 168 ТК. Но собрать мнения следует.

Например, если работнику каждый год «ставят» отпуск на ноябрь, потому что рабочий год у него заканчивается 30 ноября, у работника может возникнуть вопрос, а почему так каждый год, и что за такая производственная необходимость не предоставить ему хотя бы в какой-то из годов отпуск летом? В случае возникновения спора у нанимателя затребуют информацию о том, каким образом он учитывает мнения работников согласно ч.1 ст. 168 ТК. 

В графике планируем все отпуска, на которые работник имеет право работник (которые работнику будете предоставлять) в том календарном году, на который составляете график.
Планировать отпуск право работника и обязанность нанимателя.

Цели планирования отпуска – соблюдать право работника на трудовой отпуск в течение его рабочего года и планировать работу в организации - чтобы не возникла ситуация, что работать некому, потому что в отпусках.
В статье 168 ТК нет указаний на то, какой именно отпуск и за какой рабочий год планировать в график,  поэтому в график следует запланировать все отпуска, которые вы будете предоставлять работнику в том календарном году, на который утверждаете график.

Пример. Рабочий год у работника с 01.06.2024 по 31.05.2025. Часть отпуска он использовал в 2024 году. Остаток отпуска 10 дней хочет взять в феврале 2025 года. Планируем этот отпуск в графике отпусков на  2025 год. С 01.06.2025 у такого работника начнется новый рабочий год, и он имеет право взять новый трудовой отпуск, например, в августе или сентябре 2025 года. Наниматель обязан запланировать также и этот трудовой отпуск, особенно если работник выразил мнение (пожелание) запланировать свой отпуск в график. 

Чек-лист по составлению графика отпусков в этой статье. 

Ася Анисимова, эксперт по кадрам